Mitarbeiterausgaben in Ihren Büchern sind Geschäftsausgaben, die ein Mitarbeiter aus eigenem Vermögen oder mit einer Unternehmenskarte bezahlt und die später vom Arbeitgeber erstattet werden. Die häufigsten Kostenerstattungen betreffen Flugkosten, Hotelkosten und Mahlzeiten. Eine schriftliche Spesenrichtlinie und eine standardisierte Spesenabrechnungsvorlage sparen Zeit und helfen, die Mitarbeiter bei Laune zu halten.
Mit QuickBooks Online können Sie häufig anfallende Geschäftsausgaben ganz einfach verwalten. Erfassen, übermitteln und direkt von der Plattform erstatten lassen, um die Kosten Ihres Unternehmens zu optimieren. Erhalten Sie noch heute bis zu 50% Rabatt auf QuickBooks.
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Vorlagen für Mitarbeiter-Spesenabrechnungen
Abhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens gibt es viele Arten von Spesenabrechnungsvorlagen, die verwendet werden können. Im Folgenden werden drei Arten von Vorlagen bereitgestellt: Eine Vorlage mit der Berechnung der Fahrzeugkilometerzahl, eine Vorlage ohne die Berechnung der Fahrzeugkilometerzahl und eine Vorlage mit einem Feld, in dem alle Beträge berücksichtigt werden, die den Mitarbeitern zur Deckung der Geschäftskosten zur Verfügung gestellt wurden. Alle diese Vorlagen können an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen angepasst werden.
So funktioniert das: Der Mitarbeiter muss die Excel-Vorlage ausfüllen, ausdrucken, signieren und Kopien aller Belege anhängen. Der Mitarbeiter übermittelt die Spesenabrechnung an die Person, die sie genehmigt, und der Genehmigende leitet sie an die Kreditorenabteilung weiter, damit sie zur Zahlung eingeplant werden kann. Wir werden später Schritt für Schritt erklären, wie Sie die Excel-Vorlage vervollständigen.
Hier sind sechs kostenlos herunterladbare Spesenabrechnungsvorlagen im Excel- und PDF-Format:
1. Laden Sie die Excel-Vorlage für eine Mitarbeiter-Spesenabrechnung ohne Fahrzeugkilometer herunter
Diese Vorlage eignet sich hervorragend für Unternehmen, deren Mitarbeiter keine Kilometererstattung benötigen, da sie ihre persönlichen Fahrzeuge niemals für geschäftliche Zwecke nutzen.
2. Laden Sie die PDF-Vorlage für die Mitarbeiter-Spesenabrechnung ohne Fahrzeugkilometer herunter
Diese Vorlage ist die PDF-Version der obigen Vorlage. Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Ihre Mitarbeiter keine Rückerstattung von mit ihren eigenen Fahrzeugen gefahrenen Kilometern benötigen.
3. Laden Sie die Excel-Vorlage für die Mitarbeiter-Spesenabrechnung mit dem Kilometerstand des Fahrzeugs herunter
Diese Vorlage ist ideal für Unternehmen, die Mitarbeiter für Kilometer erstatten müssen, die mit ihrem persönlichen Fahrzeug gefahren werden.
4. Laden Sie die PDF-Vorlage für die Mitarbeiter-Spesenabrechnung mit dem Kilometerstand herunter
Diese Vorlage ist die PDF-Version der obigen Excel-Vorlage. Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie Mitarbeiter für Meilen erstatten müssen, die mit ihrem persönlichen Fahrzeug gefahren wurden.
5. Laden Sie die Excel-Vorlage für die Mitarbeiterabrechnungsvorlage herunter, um Mitarbeiteranzahlungen zu berücksichtigen
Diese Vorlage ist ideal für ein Unternehmen, das Mittel an Mitarbeiter zur Deckung der Geschäftskosten weiterleitet.
6. Laden Sie die PDF-Vorlage für die Mitarbeiterabrechnungsvorlage herunter, um Mitarbeiter-Vorauszahlungen zu berücksichtigen
Diese Vorlage ist die PDF-Version der obigen Vorlage. Verwenden Sie diese Vorlage, um alle an einen Mitarbeiter geleisteten Vorauszahlungen zur Deckung der Geschäftskosten abzuziehen.
Bilanzierung von Best Practices für Mitarbeiterausgaben
Bevor Sie mit der Nachverfolgung der Mitarbeiterausgaben beginnen, ist es wichtig, dass Sie die bewährten Methoden kennen, um zu vermeiden, dass Sie später auf größere Probleme stoßen. Wir haben Ihnen vier einfache Schritte zur Verfügung gestellt, mit denen Sie die Mitarbeiterausgaben in Ihrem Unternehmen erfolgreich nachverfolgen und ausweisen können.
Nachfolgend sind vier wichtige Best Practices für die Berücksichtigung von Mitarbeiterausgaben aufgeführt.
1. Richten Sie eine Ausgabenrichtlinie ein
Wenn Sie derzeit keine Spesenrichtlinie haben, müssen Sie eine erstellen. Eine dokumentierte Richtlinie bietet den Mitarbeitern eine Reihe von Richtlinien, die für alle Erstattungen von Mitarbeiterausgaben befolgt werden müssen. Darin sollten Informationen wie die erstattungsfähigen Ausgaben, etwaige Dollarbegrenzungen, die Vorgehensweise beim Einreichen eines Erstattungsantrags und die erforderlichen Genehmigungen enthalten sein.
Nachfolgend finden Sie eine Liste der wichtigsten Bereiche, die in eine Ausgabenrichtlinie für Erstattungen von Mitarbeitern aufgenommen werden sollten.
Genehmigte Ausgaben
Dies mag zwar offensichtlich erscheinen, den Mitarbeitern ist jedoch oft unklar, welche Kosten erstattet werden können. Es ist zwar nicht möglich, alle Arten von Ausgaben aufzulisten, Sie sollten jedoch eine Liste der häufigsten Arten erstattungsfähiger Ausgaben sowie etwaige Einschränkungen beifügen.
Hier ist eine Liste der Arbeitnehmerausgaben, die in der Regel von einem Arbeitgeber erstattet werden:
- Flugpreis (nur für Reisebusse):Machen Sie deutlich, dass Sie nur den Busflug und nicht die First Class oder Business Class erstatten
- Gepäckgebühren: Alle Gebühren, die von der Fluggesellschaft für aufgegebenes Gepäck erhoben werden, sind erstattungsfähig
- Taxidienste: Wenn Sie ein Taxi nehmen, Uber oder Lyft auf dem Weg zum oder vom Flughafen für Geschäftsreisen
- Mietwagen: Mietwagengebühren und Benzinkäufe
- Kilometerstand (persönliches Fahrzeug): Wenn Sie geschäftlich mit Ihrem Fahrzeug unterwegs sind, ist der Kilometerstand erstattungsfähig
- Hotel: Dies schließt normalerweise die Raum- und Steuergebühren ein
- Mahlzeiten (bis zu 75 USD pro Tag): Geben Sie gegebenenfalls das Tagegeld für Mahlzeiten an
- Konferenzgebühren: Anmeldegebühren für die Teilnahme an einer Konferenz oder Veranstaltung
- Tipps: Bargeld-Trinkgelder für Taxifahrer, Bellhops und Skycaps werden erstattet
Ausgaben, die nicht erstattet werden
Es ist sehr wichtig, die Mitarbeiter über die Art der Kosten zu informieren, die sie zu tragen haben nicht erstattet werden. Zum Beispiel erstatten einige Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht für alkoholische Getränke. Wenn der Mitarbeiter beschließt, ein Glas Wein zum Abendessen zu sich zu nehmen, sollte er planen, dies vom Gesamtbeleg abzuziehen oder es auf einen separaten Scheck zu legen.
Hier ist eine Liste der Ausgaben, die normalerweise nicht vom Arbeitgeber erstattet werden:
- Alkoholische Getränke: Alkohol jeglicher Art wird nicht erstattet, auch wenn ein Kunde unterhalten wird
- Upgrades auf Business Class oder First Class Flug: Der Flugpreis wird nur für Sitzplätze im Reisebus erstattet. Wenn ein Mitarbeiter Business Class oder First Class reisen möchte, zahlt er den Unterschied im Flugpreis dafür
- Mitgliedsbeiträge und Gebühren für Reisekarten: Jährliche Gebühren für Reise-Kreditkarten werden nicht erstattet
- Hotelausstattung: Massagen, Einkäufe in der Minibar und andere Annehmlichkeiten des Hotels sind nicht erstattungsfähig
Zu übermittelnde Dokumentation
Da diese Ausgaben als Steuerabzüge abgeschrieben werden, ist es sehr wichtig, dass die entsprechenden Unterlagen vorgelegt werden, um alle Ausgaben zu belegen. Während der IRS normalerweise keine Quittung für Artikel mit einem Wert von 75 USD oder weniger verlangt, empfehle ich, dass Mitarbeiter Quittungen für alle Ausgaben mit Ausnahme von Trinkgeldern einreichen. Die für die Erstattung der Mitarbeiterausgaben eingereichten Belege sollten mindestens die folgenden Informationen enthalten:
- Kaufdatum
- Kaufbetrag
- Name des Händlers
- Art des Einkaufs wie Mittagessen mit ABC-Client
Einer der Gründe, warum Spesenabrechnungen so zeitaufwändig sind, ist, dass das Auffinden und Verfolgen von Papierbelegen ein Albtraum sein kann. Vor diesem Hintergrund empfehle ich, eine digitale App zu verwenden, mit der Mitarbeiter ein Foto ihrer Belege aufnehmen können, damit sie nicht den Überblick über das Papier behalten müssen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Digitale Erfassung von Belegen.
Wenn Sie eine Komplettlösung bevorzugen, sollten Sie in Betracht ziehen, Prepaid-Karten an Mitarbeiter auszustellen. Sie können vorab genehmigte Ausgabenlimits und Ausgabenkategorien festlegen und Ausgabenberichte insgesamt entfernen. Das Beste ist, dass Sie ein Bento-Konto mit QuickBooks verbinden und alle Ihre Transaktionen herunterladen können, ohne dass manuelle Dateneingaben erforderlich sind.
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Art der Genehmigung erforderlich
Stellen Sie fest, ob Mitarbeiter vor dem Kauf eine Genehmigung einholen müssen. Beispielsweise sollte eine Vorabgenehmigung für Big-Ticket-Artikel wie eine Übernachtungskonferenz erforderlich sein, es ist jedoch möglicherweise nicht erforderlich, eine Genehmigung einzuholen, um eine Schachtel Bagels für das Büro abzuholen.
Zeitrahmen für die Erstattung
Unmittelbar nach Beendigung einer Konferenz oder Reise sind die Kosten zu erstatten. Für einen reisenden Verkäufer kann dies wöchentlich sein. Obwohl es zunächst etwas schmerzhaft sein kann, ist es umso einfacher, je früher diese Anfragen gestellt werden, da die Details der Reise aktuell sind, die Finanzaufzeichnungen des Geschäfts mit den letzten Geschäftsausgaben und dem Mitarbeiter aktualisiert werden wird früher erstattet.
Wenn es nicht ideal ist, wöchentliche Anfragen umzusetzen, empfehle ich, dass Sie die Erstattung von Ausgaben innerhalb von 30 Tagen nach dem Datum verlangen, an dem sie angefallen sind. Wenn Sie zusätzliche Unterstützung benötigen, was in Ihre Spesenabrechnungsrichtlinie aufgenommen und wie diese implementiert werden soll, lesen Sie unseren Leitfaden zu Spesenabrechnungen.
2. Belege digital erfassen
Mit der heutigen Technologie gibt es keinen Grund, warum jemand ein Handschuhfach (oder Schuhfach) mit Quittungen haben sollte. Es gibt eine Reihe von Apps wie Expensify und Concur, mit denen Sie nicht nur eine Quittung fotografieren können, sondern die Mitarbeiter auch direkt von ihrem Handy aus die gesamte Spesenabrechnung durchführen können.
Wenn Sie Buchhaltungssoftware wie QuickBooks verwenden, können Mitarbeiter die App herunterladen und ein Bild aufnehmen, um es sofort in QuickBooks hochzuladen.
3. Dokumentieren Sie den Prozess der Einreichung von Spesenabrechnungen
Nachdem Sie Ihre Spesenrichtlinie dokumentiert und eine App eingeführt haben, mit der Mitarbeiter Belege digital erfassen können, ist es an der Zeit, den Prozess zu skizzieren, den Mitarbeiter befolgen müssen, um ihre Spesenerstattungsanträge einzureichen. Der Prozess hängt davon ab, ob Sie eine manuelle Excel-Tabelle oder eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks verwenden, um diese Anforderungen zu verarbeiten.
Wenn Sie Excel-Vorlagen verwenden, füllen die Mitarbeiter die Vorlage aus, hängen Belege an und senden diese Informationen zur Genehmigung an den Geschäftsinhaber oder dessen Vorgesetzten. Wenn Sie QuickBooks verwenden, sendet der Mitarbeiter mit der QuickBooks-App alle Belege und der Genehmigende - häufig der Geschäftsinhaber - erstellt einen Bericht, in dem alle offenen Ausgaben überprüft und eine Zahlungsanforderung gesendet werden. Auf die Mechanik der einzelnen Systeme werden wir im Abschnitt "Allgemeine Methoden" näher eingehen.
4. Priorisieren Sie die Rückerstattungszahlungen für Mitarbeiterausgaben
Es ist nicht nur wichtig, dass Mitarbeiter ihre Anfragen rechtzeitig einreichen, sondern auch, dass Sie rechtzeitig Zahlungen an Ihre Mitarbeiter leisten. Legen Sie einen Zeitrahmen fest, in dem der Mitarbeiter mit einer Zahlung rechnen kann, z. B. zwei Wochen ab dem Datum, an dem die Spesenabrechnung eingereicht wird, und teilen Sie dies dem Mitarbeiter mit.
Abhängig von der Größe Ihrer Buchhaltungsabteilung müssen Sie möglicherweise eine Person bestimmen, die für die Verarbeitung aller Spesenabrechnungen verantwortlich ist, um die Einhaltung der Zahlungsfrist sicherzustellen.
Dieser Prozess ist kompliziert und fehleranfällig und frustrierend. Viele Unternehmen verwenden stattdessen Prepaid-Debitkarten. Sie können Ausgabenlimits festlegen, Ausgabenkategorien genehmigen und die Karte mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren. Probieren Sie es 60 Tage lang kostenlos aus.
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Gängige Methoden zur Erfassung von Mitarbeiterausgaben
Die meisten kleinen Unternehmen verwenden ihre Buchhaltungssoftware oder ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel, um die Ausgaben ihrer Mitarbeiter zu verfolgen. Die Verwendung von Buchhaltungssoftware wie QuickBooks über eine Kalkulationstabelle bietet eine Reihe von Vorteilen. Das größte Problem ist, dass die Verwendung einer Excel-Tabelle zeitaufwändig und manuell ist, während die Verwendung von Buchhaltungssoftware einen Großteil der manuellen Arbeit überflüssig macht.
Nachfolgend sind die Vor- und Nachteile der Verwendung von Buchhaltungssoftware im Vergleich zur Verwendung einer Excel-Tabelle zur Erfassung der Mitarbeiterausgaben aufgeführt:
Buchhaltungssoftware - Profis
- Ideal für eine unbegrenzte Anzahl von Mitarbeitern
- Verwenden Sie eine App, um ein Foto von Belegen aufzunehmen und mit der Software zu synchronisieren
- Jahresabschluss automatisch aktualisiert
Buchhaltungssoftware - Cons
- Teurer als Excel
- Beschränkt auf Vorlagen im Programm und ist nicht anpassbar
- Möglicherweise sind umfangreiche Schulungen für Mitarbeiter erforderlich
Excel-Tabelle - Profis
- Nicht ideal für mehr als 10 bis 15 Mitarbeiter
- Zugriff auf anpassbare Vorlagen in der Microsoft-Bibliothek
- Billiger als Buchhaltungssoftware
Excel-Tabelle - Nachteile
- Mühsamer und manueller Vorgang
- Wenn Sie Formeln nicht verstehen, kann dies zu Fehlern bei der Berechnung führen
- Manuelle Aktualisierung des Jahresabschlusses
So verarbeiten Sie Mitarbeiterausgaben in 3 Schritten mit Excel
Wenn Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel oder Google Sheets verwenden, dauert die Rückerstattung von Mitarbeitern länger als bei der Verwendung von Buchhaltungssoftware wie QuickBooks. Wir haben diesen Prozess in drei Schritte unterteilt.
Im Allgemeinen kann die Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben mit Excel in drei einfachen Schritten durchgeführt werden.
1. Mitarbeiter schließt genehmigten Kostenerstattungsantrag ab
Wir haben Ihnen verschiedene Vorlagen zur Verfügung gestellt, je nachdem, welche Anforderungen Sie haben. Im Folgenden finden Sie einen Screenshot der Vorlage für Mitarbeitererstattungsanträge, in dem die zum Ausfüllen des Formulars erforderlichen Informationen dargestellt werden.
Unten finden Sie ein Beispiel für ein ausgefülltes Formular zur Erstattung von Mitarbeiterausgaben, das wir in Excel erstellt haben:
Beispielvorlage für eine tägliche Spesenabrechnung für Mitarbeiter zur Berücksichtigung von Mitarbeiteranzahlungen.
- Zweck: Kurze Erläuterung des Zwecks oder der Art der Geschäftsausgaben
- Datum der Anfrage: Datum, an dem die Spesenabrechnung erstellt wurde
- Mitarbeiterinformation: Geben Sie grundlegende Mitarbeiterinformationen wie Name, Abteilung, Sozialversicherungsnummer und ggf. Mitarbeiteridentifikation ein
- Datum: Geben Sie eine Ausgabe pro Zeile ein und das Datum auf dem Beleg des Händlers
- Händler: Geben Sie den Händler (Zahlungsempfänger) in dieses Feld ein
- Beschreibung: Beschreiben Sie kurz, was Sie gekauft haben
- Hotel: Wenn es sich bei der Ausgabe um ein Hotel handelt, geben Sie den Betrag des Hotelzimmers und die Steuern in dieses Feld ein
- Transport:Geben Sie Flugkosten, Taxis, Lyft oder Uber und Mietwagengebühren in dieses Feld ein
- Treibstoff: Beziehen Sie den Kauf von Benzin für einen Mietwagen oder ein persönliches Auto in diesem Bereich ein
- Mahlzeiten: Schließen Sie alle Mahlzeiten in diesem Bereich ein, einschließlich etwaiger Gebühren für den Zimmerservice von der Hotelrechnung
- Telefon: Geben Sie die in diesem Feld anfallenden Telefongebühren ein
- Unterhaltung: Geben Sie Unterhaltungskosten wie Filme im Zimmer oder andere erstattungsfähige Unterhaltungskosten pro Ausgabenrichtlinie des Unternehmens ein
- Sonstiges: Verwenden Sie dieses Feld, um Tipps für Hotelpagen oder andere Artikel zu erhalten, die nicht in die Kategorien Hotel, Transport, Kraftstoff, Essen, Telefon oder Unterhaltung passen
- Gesamt: Diese Summen werden automatisch basierend auf der Formel in der Vorlage berechnet
- Zwischensummen: Dies ist der Betrag, der dem Mitarbeiter vor Abzug der Vorauszahlungen zusteht
- Vorschüsse: Geben Sie etwaige Vorauszahlungen an den Mitarbeiter ein, die zuvor für diesen Aufwand geleistet wurden
- Total fälliger Mitarbeiter:Dies ist der Gesamtbetrag, der dem Mitarbeiter geschuldet wird
- Mitarbeiterfreigabe: Die Unterschrift des Mitarbeiters hier, dass er damit einverstanden ist, dass alle darin enthaltenen Geschäftsausgaben korrekt sind
- Genehmigung durch den Manager: Die Unterschrift des Managers zeigt an, dass er die Ausgaben und die beigefügten Belege überprüft hat und mit den Unternehmensrichtlinien im Einklang steht
- Anmerkungen: In diesem Abschnitt können Sie zusätzliche Informationen wie Projektinformationen oder die Kosten des Kunden angeben, die gegebenenfalls in Rechnung gestellt werden sollen
2. Der Mitarbeiter reicht den Erstattungsantrag beim Vorgesetzten (Eigentümer) zur Überprüfung und Genehmigung ein
Sobald der Mitarbeiter das Erstattungsformular ausgefüllt hat, muss er das Formular zusammen mit allen Belegen an die Person senden, die für die Überprüfung und Genehmigung der Spesenabrechnungen verantwortlich ist. Alle Genehmigenden sollten sicherstellen, dass der Mitarbeiter nicht gegen die Kostenrichtlinie verstößt, z. B. dass keine Belege Alkoholkäufe enthalten.
3. Kreditorenbuchhaltung Zahlung an Mitarbeiter
Sobald der Genehmigende davon überzeugt ist, dass der Erstattungsantrag mit der Spesenrichtlinie übereinstimmt, sollte ein Scheck ausgestellt oder eine elektronische Kaution zur Erstattung des Arbeitnehmers hinterlegt werden.
So verarbeiten Sie Mitarbeiterausgaben mit Buchhaltungssoftware
Die Verwendung von Buchhaltungssoftware wird zehnmal einfacher sein als die Verwendung einer Excel-Tabelle zum Organisieren, Nachverfolgen und Bezahlen von Mitarbeiterausgaben. In unserem Beispiel haben wir QuickBooks Online verwendet, um zu demonstrieren, wie einfach es ist, Mitarbeiterausgaben zu erfassen. Obwohl hier weitere Schritte aufgeführt sind, sparen Sie durch diese Vorgehensweise viel Zeit.
Im Allgemeinen kann die Abrechnung von Mitarbeiterausgaben mit QuickBooks Online in sechs einfachen Schritten erfolgen.
1. Laden Sie die QuickBooks Mobile App herunter
Sie können die mobile QuickBooks Online-App auf jedes Android- oder iOS-Gerät herunterladen.
- QuickBooks Android Mobile App
- QuickBooks iOS Mobile App
2. Belege scannen
Wählen Sie nach dem Herunterladen der mobilen App in der linken Menüleiste die Option "Kosten" aus und klicken Sie auf das Pluszeichen (siehe unten):
So scannen Sie eine Quittung mit der mobilen QuickBooks Online-App.
3. Geben Sie Einzelheiten zu den Ausgaben an
Füllen Sie die folgenden Felder aus:
Informationen zu den Ausgaben für Belege, die mit der QuickBooks Mobile-App gescannt wurden.
Quittung: In diesem Bereich sehen Sie eine Momentaufnahme der Quittung.
- Gesamtmenge: Geben Sie den Betrag der Ausgabe in dieses Feld ein. QuickBooks enthält automatisch das Dollarzeichen
- Zahlungsmethode: Die Mitarbeiter wählen immer Gutschrift aus. Geschäftsinhaber, die keine Erstattung wünschen, können zwischen Kredit, Scheck oder Bargeld wählen
- Konto: Die Mitarbeiter würden das Konto für erstattungsfähige Mitarbeiterausgaben auswählen. Wenn Sie dieses Konto jedoch nicht eingerichtet haben, können Sie es in diesem Bildschirm erstellen. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Konten zu QuickBooks finden Sie in unserem Video-Tutorial zum Einrichten des Kontenplans in QuickBooks Online
- Datum: Geben Sie das Datum aus der Quittung ein
- Zahlungsempfänger: Wählen Sie den Zahlungsempfänger aus der Dropdown-Liste aus. Wenn der Zahlungsempfänger nicht eingerichtet ist, können Sie in diesem Feld einen neuen Zahlungsempfänger hinzufügen
- Aufwandskonto:Wählen Sie das entsprechende Spesenkonto aus, z. B. Parkgebühren oder Büromaterial
- Memo: Geben Sie zusätzliche Informationen wie den Namen des Kunden oder die Konferenzinformationen ein
- Gesamt: Dieses Feld wird automatisch mit den in das Betragsfeld eingegebenen Daten gefüllt
- Ref #: Der Name des Mitarbeiters sollte in dieses Feld eingegeben werden, da Sie ohne diese Informationen nicht wissen, welchen Mitarbeiter Sie erstatten müssen, es sei denn, Sie haben nur einen
- Memo2: Geben Sie zusätzliche Informationen, die Sie nicht erfassen konnten, in das erste Notizfeld ein, z. B. die Art der Ausgaben oder Projektinformationen
4. Führen Sie einen Bericht aus, um ausstehende Mitarbeitererstattungen zu überprüfen
Um ausstehende Mitarbeiterausgaben zu überprüfen, können Sie einen Bericht ausführen, um die nicht bezahlten Posten zu überprüfen. Wechseln Sie zum Kontenplan, blättern Sie zu den Konten für erstattungsfähige Mitarbeiterausgaben, klicken Sie auf die Dropdown-Liste und wählen Sie Bericht ausführen. Der folgende Bericht wird angezeigt:
Transaktionsdetailbericht für erstattungsfähige Ausgaben, die in QuickBooks Online erstellt wurden.
5. Mitarbeiterausgaben bezahlen
Zu diesem Zeitpunkt können Sie den Bericht im vorherigen Schritt verwenden, um Schecks an Ihre Mitarbeiter zu schreiben. Um einen Scheck in QuickBooks Online zu schreiben, klicken Sie auf die Schaltfläche Schnellerstellung und wählen Sie Prüfen wie unten angegeben:
QuickBooks Online Quick Create-Menü.
6. Vervollständigen Sie die Zahlungsdetails
Vervollständigen Sie die Zahlungsinformationen wie folgt:
So schreiben Sie einen Scheck in QuickBooks Online.
- Mitarbeiter: Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste aus
- Bankkonto: Wählen Sie das Bankkonto aus, das Sie verwenden möchten
- Postanschrift:Diese Informationen werden automatisch ausgefüllt, sobald Sie in Schritt 1 den Namen des Mitarbeiters ausgewählt haben
- Zahlungsdatum: Wählen Sie das Überprüfungsdatum aus der Dropdown-Liste
- Konto: Wählen Sie das erstattungsfähige Mitarbeiterkonto aus
- Beschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung der Ausgabe ein, z. B. Kundendaten oder Verwendungszweck
- Menge: Geben Sie den Gesamtbetrag ein, für den Sie den Mitarbeiter erstatten möchten
Sie können diese Zahlungsinformationen speichern und den Scheck später ausdrucken oder den Scheck sofort ausdrucken. In unserer Anleitung zum Drucken von Schecks in QuickBooks finden Sie schrittweise Anleitungen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben in QuickBooks nachverfolgen können, besuchen Sie unseren kostenlosen QuickBooks-Kurs.
Vorteile der Verwendung von Business-Kreditkarten
Wenn Sie die Erstattung von Ausgaben für Mitarbeiter überflüssig machen möchten, sollten Sie die Verwendung von Prepaid-Spesenabrechnungen wie Bento in Betracht ziehen. Mit Bento können Sie Ausgabenlimits festlegen und festlegen, wo Mitarbeiter die Karte verwenden können. Sie können sogar jede Karte jederzeit ein- oder ausschalten. Mitarbeiter können auch Belegfotos hochladen und Notizen und Tags über ihr Mobilgerät hinzufügen.
Das Beste daran ist, dass Ihre Mitarbeiter ihr persönliches Geld nicht für geschäftliche Zwecke verwenden müssen und auf die Rückerstattung warten müssen. die Notwendigkeit der Bearbeitung von Spesenabrechnungen entfällt. Buchhalter können Transaktionen einfach nach Excel oder einem von mehreren Buchhaltungsprogrammen filtern und exportieren, die Bento in Produkte wie QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, FreshBooks, Zoho und Sage 50 integriert.
Bento kann dazu beitragen, die Verwaltung der Mitarbeiterausgaben zu vereinfachen, indem Excel-Tabellen und ein Schuhkarton mit Papierbelegen durch eine Prepaid-Spesenabrechnungskarte ersetzt werden. Melde dich bei Bento an und hol dir kostenlos deine ersten beiden Karten.
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Die Auswirkungen von nicht erstatteten Mitarbeiterausgaben
Wenn Mitarbeiter beschließen, keine Spesenabrechnungsansprüche einzureichen, weil dies zu zeitaufwendig ist oder weil sie ihre Belege falsch platziert haben, kann dies nicht nur die Arbeitsmoral der Mitarbeiter beeinträchtigen, sondern Sie könnten auch eine höhere Steuerrechnung erhalten. Wenn der Prozess der Rückerstattung so frustrierend ist, dass sich die Mitarbeiter einfach nicht darum kümmern, sind sie möglicherweise nicht bereit, ihre persönlichen Mittel in Zukunft für Geschäftsausgaben zu verwenden, was bedeutet, dass Sie gezwungen wären, den Prozess zu verbessern oder Prepaid-Ausgabenkarten wie auszugeben Bento bietet.
Der andere Nachteil von nicht erstatteten Ausgaben ist, dass Sie am Ende des Jahres möglicherweise eine größere Steuerrechnung haben. Wenn Mitarbeiter keine Spesenabrechnungen einreichen, gibt es legitime Geschäftsausgaben, die Sie nicht in Ihren Büchern erfasst haben. Da Ausgaben Ihren Gesamtgewinn im Geschäft verringern, könnten Sie am Ende mehr als Ihren gerechten Anteil an Steuern zahlen.
So berücksichtigen Sie häufig gestellte Fragen (FAQs) zu Mitarbeiterausgaben
Nachfolgend haben wir Ihnen einige der am häufigsten gestellten Fragen unserer Leser bereitgestellt. Wenn Sie die Antwort auf Ihre Frage unten nicht finden, besuchen Sie einfach das FitSmallBusiness-Forum und posten Sie Ihre Frage dort. Einer meiner Kollegen oder ich werden sie gerne beantworten.
Wie lange muss ich die Steuerbelege aufbewahren?
Wenn Sie Unternehmer oder Arbeitgeber sind, müssen Sie gemäß IRS Ihre Unterlagen nur drei Jahre lang aufbewahren, wenn Sie Ihre Steuererklärungen korrekt eingereicht haben. Es ist jedoch am besten, Ihre Aufzeichnungen bis zu sieben Jahre lang aufzubewahren, falls ein Problem auftritt, das Sie nicht kennen. Tipps zur Aufbewahrung und zum optimalen Organisieren von elektronischen oder gedruckten Dateien finden Sie in unserem SMB Accounting, Bookkeeping & Tax Guide.
Kann ich meine Bank- oder Kreditkartenabrechnung akzeptieren, wenn ich keine Belege habe?
Wenn Sie ein Unternehmer oder Arbeitgeber sind, verlangt die IRS eine Quittung für Ausgaben, die 75 US-Dollar überschreiten. Wenn die Kosten weniger als 75 US-Dollar betragen, sollte Ihre Bank- oder Kreditkartenabrechnung daher ausreichen, wenn Sie die gekauften Artikel leicht identifizieren können. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie kaufen ein paar Bürobedarfsartikel von Target für etwa 50 US-Dollar. Beachten Sie, dass auf Ihrer Bank- oder Kreditkartenabrechnung nur das Kaufdatum, der Name des Händlers und der Betrag angegeben sind, wenn diese Abbuchung angezeigt wird. Sie müssen darauf hinweisen, dass Sie Büromaterial und kein Make-up oder andere nicht geschäftsbezogene Ausgaben gekauft haben.)
Was ist der beste Weg, um die Anzahl der Mitarbeiter im Auge zu behalten?
Ähnlich wie bei Ausgaben kann es eine Herausforderung sein, den Überblick zu behalten, es sei denn, Sie verwenden eine Meilenverfolgungs-App. Wir empfehlen die Apps MileIQ oder QuickBooks Self-Employed. Mit beiden Apps können Sie nicht nur den Kilometerstand verfolgen, sondern auch die Ausgaben verfolgen. In unserem Leitfaden zu den Top Mileage Tracker-Apps finden Sie die Preise, Funktionen und Vorteile der einzelnen Apps.
Muss ich Lohnsteuern auf Mitarbeitererstattungen zahlen?
Erstattungen von Mitarbeiterausgaben sind Geschäftsausgaben, die der Mitarbeiter im Namen des Unternehmens gezahlt hat. Sie unterliegen daher nicht der Lohnsteuer, da es sich nicht um ein Einkommen des Arbeitnehmers handelt, sondern um die Rückerstattung von persönlichen Geldern, die sie für geschäftliche Zwecke verwendet haben. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, Rückerstattungszahlungen in Gehaltsschecks aufzunehmen. Es gibt eine Möglichkeit, diese Posten als Erstattungen zu kennzeichnen, sodass sie in keiner der Lohnsteuerberechnungen berücksichtigt werden.
Die Quintessenz
Eine der besten Möglichkeiten, die Kostenerstattung für Mitarbeiter zu optimieren, ist die Verwendung von Buchhaltungssoftware. Mit QuickBooks können Mitarbeiter Ausgaben einfach mit der mobilen App erfassen, die automatisch mit QuickBooks synchronisiert wird. Auf diese Weise müssen die Mitarbeiter keine Papiereingänge mehr aufbewahren, und die Finanzdaten bleiben stets auf dem neuesten Stand.
Zum Erstellen eines QuickBooks-Kontos sind lediglich einige Kontaktdaten zu Ihrem Unternehmen erforderlich. Sie können sich für bis zu 50 Prozent Ihres bezahlten QuickBooks-Abonnements anmelden und die App herunterladen, um diese Ausgaben sofort zu verfolgen.
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