Ein Gehaltsabzug ist ein Dokument, in dem der bezahlte Lohn eines Mitarbeiters unter Angabe der Vorsteuer- oder Nachsteuerabzüge festgehalten wird. Wir bieten über 50 kostenlose Pay-Stub-Optionen, um Sie bei der Einhaltung der staatlichen Gesetze in mehr als der Hälfte der US-Bundesstaaten zu unterstützen, die Arbeitgeber zur Bereitstellung von Pay-Stubs verpflichten - selbst wenn Sie Mitarbeiter mit Bargeld oder Direkteinzahlung bezahlen.
Herunterladbare Pay Stub Vorlage
Hier ist eine einfache herunterladbare Pay-Stub-Vorlage, die Sie öffnen, Ihre Daten eingeben, speichern und / oder drucken können. Es enthält alle grundlegenden Datenfelder, die Sie möglicherweise zur Dokumentation von Einnahmen und Abzügen verwenden möchten. Wörter oder Zeilen, die Sie nicht verwenden, können leer gelassen, angepasst oder aus der Vorlage gelöscht werden, damit dies für Ihr Unternehmen funktioniert.
- Pay Stub Template im DOC-Format
- Pay-Stub-Vorlage im PDF-Format
Verwenden Sie einen Gehaltsabrechnungsdienst wie ADP, um manuelle Gehaltsabrechnungen zu vermeiden. Sie können Ihren Mitarbeitern nicht nur Gehaltsabrechnungen anbieten, sondern sie können auch ihre Kontoinformationen online oder über eine mobile App verwalten und ihre eigenen Gehaltsabrechnungsberichte ausdrucken. Klicken Sie hier für ein kostenloses Angebot.
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Was eine Pay Stub Vorlage beinhalten sollte
Was auf einem Lohnzettel erscheinen soll, wird in der Regel vom staatlichen Gesetz bestimmt. In einigen Bundesstaaten wie Arkansas und South Dakota ist es beispielsweise nicht erforderlich, dass die Arbeitgeber den Arbeitnehmern überhaupt Gehaltsabrechnungen vorlegen. Das Bereitstellen eines Pay Stubs ähnelt jedoch dem Bereitstellen eines Zahlungsbelegs für einen Kunden. Dies zeigt, dass die Zahlung für den Fall, dass Sie geprüft wurden oder einen Mitarbeiterstreit haben, geleistet wurde.
Wie viele Details Sie für Ihre Gehaltsabrechnung benötigen, hängt von zwei Dingen ab:
- In welchem Zustand arbeiten Ihre Mitarbeiter?
- Welche Vorteile bietet Ihr Unternehmen?
26 Staaten verlangen von Arbeitgebern die Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen. In nur 11 Staaten muss der Lohnzettel ausgedruckt oder auf Papier zur Verfügung gestellt werden. In neun Bundesstaaten besteht keine Verpflichtung für Unternehmen, überhaupt Gehaltsabrechnungen vorzulegen. In den übrigen Bundesländern können Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam entscheiden, ob Gehaltsabrechnungen vorgesehen sind - die Arbeitnehmer können sich dafür entscheiden, ob sie diese erhalten möchten oder nicht.
Zum Beispiel müssen in Kalifornien Angaben wie geleistete Arbeitsstunden, Start- und Enddatum des Zahlungszeitraums und etwaige Stückarbeiten (Anzahl der Einheiten und Satz) auf der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters vermerkt sein. In Nebraska müssen Sie Angaben zu verbrauchter und verfügbarer bezahlter Freizeit oder Krankenstand machen. Aber in Florida müssen Sie, sofern Ihre Arbeitnehmer keiner Gewerkschaft angehören, überhaupt keine Gehaltsabrechnung vornehmen.
Beispiel einer Gehaltsabrechnung aus Nebraska, in der Urlaubsguthaben angegeben sind
Stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen Ihres Bundesstaates für die Aufnahme in die Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter bestätigen.
Die gebräuchlichsten Datenfelder, die in Ihre Pay-Stub-Vorlage aufgenommen werden sollen, sind:
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Der Name und die ID des Mitarbeiters
- Die dargestellte Zahlungsperiode
- Das Datum, an dem der Mitarbeiter bezahlt wurde
- Die Bruttolöhne, einschließlich regulärer und Überstundenbezüge
- Trinkgelder, Provisionen oder andere Einnahmen
- Die Abzüge vor und nach Steuern, die vom Einkommen des Mitarbeiters abgezogen werden
- Nettolohn des Mitarbeiters
ADP ist ein Anbieter von Gehaltsabrechnungen, der sicherstellen kann, dass Ihre Gehaltsabrechnungen korrekt berechnet werden und die erforderlichen Informationen für Ihren Standort enthalten. Klicken Sie hier, um ein kostenloses Angebot zu erhalten.
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Viele Pay-Stub-Vorlagen enthalten nützliche Informationen wie die Anzahl der Arbeitsstunden während des Bezahlungszeitraums, den aktuellen Saldo und die bezahlte Freizeit. Sie können auch spezifische Beschreibungen zum Zweck von Lohnabzügen vor und nach Steuern enthalten, z. B. für Krankenversicherungen, Lebensversicherungen, Pendlerleistungen oder einheitliche Gebühren.
Was jedes Feld auf einem Pay Stub bedeutet
Obwohl die Gehaltsabrechnungen nicht vom Fair Labour Standards Act (FLSA) vorgeschrieben sind, schreibt das Department of Labour (DOL) den Arbeitgebern vor, bestimmte Gehaltsdaten zu verfolgen, sodass die meisten Gehaltsabrechnungsvorlagen Platz für grundlegende Einkommens- und Abzugsinformationen enthalten, z wie:
- Zahlungszeitraum - Abhängig von den staatlichen Anforderungen kann dies das Start- und Enddatum oder nur das Enddatum des Zahlungszeitraums sein, wie im Beispiel der ADP-Vorlage unten gezeigt
- Arbeitsstunden - Nicht in allen Bundesstaaten müssen die Stunden auf der Gehaltsliste aufgeführt sein. Dies ist jedoch eine bewährte Methode, da Sie die Informationen nachverfolgen müssen, um sicherzustellen, dass Überstunden korrekt bezahlt werden. Beispiel: 40 reguläre Stunden plus 6 Überstunden entsprechen einer Gesamtzahl von 46 Stunden in der Gehaltsperiode
- Brutto Einkommen - Dazu gehören Stundenlöhne, Provisionslöhne, Trinkgelder und alle auf Akkordarbeit basierenden Löhne. - Jede Art von Löhnen wird in der Regel als separate Position in der Lohnliste angezeigt
- Erforderliche Steuern - Fügen Sie eine Zeile ein, in der die vom Arbeitnehmereinkommen abgezogenen Bundessteuern, staatlichen Steuern, Arbeitslosensteuern, örtlichen Steuern (falls vorhanden) sowie Sozialversicherungssteuern angegeben sind
- Steuerpflichtige Abzüge - für steuerpflichtige Abzüge wie Lohnpfändungen oder einheitliche Gebühren einen separaten Posten angeben
- Steuerfreie Abzüge - Fügen Sie einen separaten Posten für alle Vorsteuervergünstigungen oder Pensionsplanbeiträge wie Krankenversicherungen, Lebensversicherungen, FSA-, HSA- oder 401k-Beiträge hinzu
- Freizeitguthaben - Diese Informationen sind für den Mitarbeiter hilfreich, werden aber auch in Staaten wie Kalifornien und New York benötigt, in denen das Gesetz über bezahlte Krankenstunden vorgeschrieben ist
Beispiel für eine Pay-Stub-Vorlage der Marke ADP von PDFFiller, die den Informationsfluss anzeigt
Wo man mehr als 50 kostenlose Stub-Vorlagen findet
Die Verwendung einer Vorlage für Gehaltsabrechnungen ist ein einfaches Ausfüllen von Lücken, um sicherzustellen, dass Sie die Bruttoverdienste, Abzüge und das Nettolohn Ihrer Mitarbeiter korrekt dokumentieren. Wenn Sie nach einer größeren Auswahl an Optionen suchen, die Ihren Anforderungen entsprechen, bieten diese Websites über 50 verschiedene kostenlose Pay-Stub-Vorlagen, die Sie verwenden können.
- Smartsheet - Dieser Softwareanbieter für Online-Zusammenarbeit bietet 10 Pay-Stub-Vorlagen im PDF- und XLS-Format
- PDFFiller - Auf dieser Online-Website zum Ausfüllen von Lücken können Sie aus drei Pay-Stub-Vorlagen auswählen
- MS Office - Wenn Ihr Unternehmen bereits die MS Office-Suite verwendet, können Sie sich freuen, dass diese eine Pay-Stub-Vorlage im XLS-Format zur Berechnung grundlegender Zahlungsdetails anbietet
- Kostenlose Vorlagendownloads - Diese Website bietet 29 verschiedene Vorlagen in verschiedenen Formaten
- Template Lab - Diese Website bietet 10 Pay-Stub-Vorlagen in den Formaten DOC, PDF und XLS
Einfache Blanko-Pay-Stub-Vorlage, die kostenlos von Template Lab heruntergeladen werden kann
Online-Pay-Stub-Generatoren
Neben Pay-Stub-Vorlagen gibt es webbasierte Pay-Stub-Generatoren, mit denen Sie Ihre Pay-Stub-Daten manuell eingeben können. Einige wie FormSwift bieten eine kostenlose Testversion an, andere wie ThePayStubs ermöglichen es Ihnen, Ihre eigenen professionell aussehenden Vorlagen auszuwählen, deren Verwendung ein paar Dollar kostet.
Hier sind drei Online-Pay-Stub-Generatoren, die Sie möglicherweise hilfreich finden:
- Pay Stub Generator - Mit diesem kostenlosen Tool von Shopify können Sie Ihre Abrechnungsdaten manuell eingeben und einen Pay Stub für Sie generieren. Anschließend wird Ihre E-Mail-Adresse abgefragt und der ausgefüllte Lohnzettel zum Herunterladen oder Drucken an Sie gesendet.
- ThePayStubs - Diese Site bietet 10 Pay-Stub-Vorlagen und ein Tool, mit dem Sie die Lücken online ausfüllen können. Für jeden von Ihnen erstellten Pay Stub müssen Sie ungefähr 9 US-Dollar bezahlen. Neben Pay-Stubs können Sie auch W-2- und 1099-MISC-Dokumente erstellen und drucken.
- FormSwift - Mit diesem kostenlosen Tool können Sie Gehaltsdaten eingeben und einen Gehaltsstub im DOC- oder PDF-Format erstellen. Sie können sich für ein Abonnement anmelden, das bei 7,95 US-Dollar pro Monat beginnt und eine kostenlose Testversion für sieben Tage bietet.
Füllen Sie die leere Pay Stub-Vorlage von FormSwift aus
Pay Stub Retention
Das DOL hat keine obligatorischen Aufbewahrungspflichten für ein bestimmtes Dokument wie einen Gehaltsstub, erfordert jedoch diese Gehaltsabrechnung Information drei Jahre aufbewahrt werden. Der IRS verlangt, dass die Steuerdokumentation vier Jahre lang aufbewahrt wird. In einigen Bundesstaaten wie Kalifornien muss die Lohn- und Gehaltsdokumentation sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
Lesen Sie unseren Artikel, in dem die Aufbewahrungspflichten für Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Bund und Ländern behandelt werden, um mehr darüber zu erfahren, wie lange Sie Lohn- und Steuerabrechnungen in Ihrem Land aufbewahren müssen.
Die Quintessenz
Wenn Ihr Geschäft anfängt, können Sie Arbeiter aus Ihrem Scheckbuch bezahlen oder ihnen Bargeld aushändigen. Wenn Sie keinen Gehaltsabrechnungsdienst in Anspruch nehmen, ist es wichtig, dass Sie diese Zahlung sowie alle Steuern und Abzüge wie einen Gehaltsabrechnungsdienst aufzeichnen. Darüber hinaus können Sie mithilfe von Gehaltsabrechnungen die DOL-Anforderung zur Aufbewahrung von Gehaltsdokumenten erfüllen, auch wenn die Gehaltsabrechnungen nicht in allen US-Bundesstaaten an Mitarbeiter vergeben werden müssen.
Wenn in Ihrem Bundesstaat die Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter erforderlich ist, ziehen Sie die Verwendung eines Gehaltsabrechnungsdienstes in Betracht. ADP ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware für kleine Unternehmen, die Lohn- und Gehaltssteuern berechnet und archiviert, Mitarbeiter durch direkte Einzahlung oder ausgedruckte Schecks bezahlt und es Mitarbeitern ermöglicht, ihre eigenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsberichte auszudrucken.
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