HRIS steht für Human Resources Information System, das manchmal auch als Human Resources Management System (HRMS) bezeichnet wird. Ein HRIS / HRMS zentralisiert mitarbeiterbezogene Informationen und hilft Unternehmen dabei, Mitarbeiterdaten, Auftragsdaten und viele andere Aufzeichnungen zur Einhaltung von Beschäftigungs- und HR-Richtlinien zu verfolgen. Die Kosten für diese Systeme hängen stark von den angebotenen Funktionen und der Anzahl Ihrer Mitarbeiter ab.
Lohnbuchhaltungssoftware wie Gusto umfasst HR und Onboarding. Es kann auch Leistungen an Arbeitnehmer einrichten und verwalten. Aus diesem Grund empfehlen wir die Wahl einer HRIS-Software, die mehrere HR-Funktionen in einem System ausführt, wie Gusto. Dies spart Ihnen Zeit, da Sie alle Ihre HR-, Leistungs- und Gehaltsdaten in einem System haben.
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HRIS Übersicht
HRIS / HRMS ist so etwas wie ein Überbegriff. Jedes Softwaresystem, mit dem Personeninformationen verwaltet werden, einschließlich Antragstellerverfolgungssystemen, Leistungsverwaltungssystemen oder Gehaltsabrechnungssoftware, kann als HRMS- oder HRIS-System bezeichnet werden, da diese standardmäßig Basisdaten enthalten müssen, um Leistungen, Zahlungen oder Antragstellerdaten zu verfolgen Informationen zu Humanressourcen (Personen) - wie Name, Adresse usw. Die Software wird unter verschiedenen alternativen Namen angeboten, darunter HCM (Human Capital Management System), HR-System, HR-Software oder Personalverwaltungssoftware.
HR-Software ist häufig spezialisiert, und einige HRMS-Funktionen überschneiden sich. Beispielsweise protokolliert einige Planungssoftware die Zeit für die Gehaltsabrechnung, während andere, z. B. When I Work, die Zeit für die Abrechnung protokollieren.
Wie ein HRIS funktioniert
Ein HRIS funktioniert wie jede Datenbanksoftware, indem Sie Daten manuell eingeben (oder hochladen) und diese Daten für Sie nachverfolgen. Dabei werden Daten über den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter hinweg gespeichert - von der Einstellung bis zur Kündigung oder Pensionierung. Auf diese Weise können Sie leicht Informationen finden (die durchsucht werden können) und über diese Daten Bericht erstatten, z. B. über wie viele Vollzeitstellen Sie verfügen oder wie viel Sie für Leistungen ausgeben. Ein HRIS wird unter Verwendung einer Mitarbeiter-ID, einer Sozialversicherungsnummer für Mitarbeiter oder des Nachnamens eines Mitarbeiters als primäres Datenfeld eingerichtet. Viele HR-Systeme für kleine Unternehmen sind jedoch so eingerichtet, dass die Mitarbeiter selbst die Daten eingeben, wodurch Sie Zeit sparen.
Wie bei vielen HR-Systemen können Mitarbeiter bei Gusto ihre eigenen Daten mithilfe der Self-Service-Option eingeben.
Da es sich um eine Software handelt, können Sie mit einem HRIS relevante Personendaten wie die Zeit- und Anwesenheitsinformationen des Mitarbeiters importieren und exportieren. Einige HR-Systeme, wie Gusto, enthalten eine Lohn- und Gehaltsabrechnung mit direkter Einzahlung, während andere die Anbindung an ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem von Drittanbietern ermöglichen, wie beispielsweise die QuickBooks-Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Ein HRMS bietet in der Regel Software-Integrationen für Zeitnahme- und Abrechnungssysteme, damit Sie Ihre Personalinformationen plattformübergreifend teilen können. Andere wie Zoho People haben integrierte oder zusätzliche Tools, um diese Funktionen auszuführen. In beiden Fällen können Sie Ihre Daten synchronisieren, ohne doppelte Dateneingaben verwalten zu müssen, wodurch häufige Dateneingaben oder Eingabefehler reduziert werden.
Gusto lässt sich in kostenlose und kostengünstige Zeiterfassungssoftware wie Homebase und When I Work integrieren
Einige HR-Software-Programme protokollieren nicht nur Mitarbeiterdaten vom ersten Tag bis zu ihrer Pensionierung, sondern liefern auch Sicherheitsberichte, während Sie mit anderen Mitarbeitern zusammenarbeiten können, indem Sie einen Newsletter verschicken oder Social-Feeds austauschen. Neuere HR-Software wie Lob-Apps verbessern die Arbeitsmoral der Mitarbeiter. All dies kann unter das Dach eines HRMS fallen.
- Rich Franklin, Gründer / Präsident von KBC Staffing
Für wen ist ein HRIS geeignet?
Ein HRIS (oder HRMS) ist für jedes Unternehmen geeignet und wird mit dem Wachstum Ihres Unternehmens immer wichtiger. Zum Beispiel benötigt ein Startup mit einem Mitarbeiter möglicherweise kein HRMS-System, da er die Personalabrechnung mit einer kostenlosen Personalabrechnungssoftware ausführen und die Mitarbeiterdateien in Personalordnern auf Papier aufbewahren kann.
Sobald Sie jedoch über mehr als eine Handvoll Mitarbeiter verfügen, ist es eine größere Aufgabe, die nach dem Arbeitsrecht erforderlichen Personaldaten im Auge zu behalten. Durch die Verwaltung dieser Daten durch ein HRIS wird die Einhaltung sichergestellt und Zeit gespart.
Hier sind die Arten von Unternehmen, die HR-Software benötigen und warum:
- Alles Geschäft - Jedes Unternehmen mit Mitarbeitern profitiert von der Verwendung eines HRIS, um die neuen Einstellungsunterlagen, Erholungsanfragen und Mitarbeiterinformationen wie Notfallkontakte zu erfassen. Ein HRMS spart Zeit.
- Unternehmen, für die eine Lizenzierung oder Zertifizierung erforderlich ist - Diese Arbeitgeber müssen möglicherweise nachweisen, dass die Arbeitnehmer über die richtigen Unterlagen verfügen. ein HRIS macht das.
- Geschäft mit 10 oder mehr Mitarbeitern - Diese Arbeitgeber müssen ein OSHA-Protokoll führen. Dies ist viel einfacher, wenn Sie über ein HRMS-System verfügen, mit dem diese Daten nachverfolgt werden können.
- Unternehmen mit 50 oder mehr Vollzeitstellen - Diese Arbeitgeber müssen Leistungen an Arbeitnehmer anbieten. Die meisten HRMS-Systeme können dies entweder direkt im System oder über eine Schnittstelle für Leistungsversicherungen tun.
- Geschäft mit 100 oder mehr Mitarbeitern - Weitere arbeitsrechtliche Aspekte wie die Berichterstattung über das EEOC spielen eine Rolle. Ein HRIS erleichtert die Compliance-Berichterstattung.
- Unternehmen, die stündliche Mitarbeiter verwalten - Diese Arbeitgeber müssen häufig Zeitpläne verwalten und die Zeit eines Arbeitnehmers nachverfolgen. Ein HRMS-System stellt häufig die Schnittstelle zur Verfügung, sodass Mitarbeiterdaten an einem Ort verwaltet und dann mit der Zeitschaltuhr geteilt werden.
- Unternehmen, die als großartiger Arbeitsplatz gesehen werden möchten - Ein HRIS mit Self-Service-Optionen verbessert die Mitarbeitererfahrung, indem Funktionen wie die Möglichkeit geboten werden, die Gehaltsabrechnungen für direkte Einzahlungen anzuzeigen, Abhängige hinzuzufügen und den 401 (k) -Saldo zu überprüfen.
Während Sie möglicherweise kein HRIS benötigen, wenn es nur Sie und Ihr Partner sind, die das Unternehmen leiten, wird es im Zuge Ihres Wachstums immer wichtiger, dass Sie alle relevanten Mitarbeiterdaten nachverfolgen. Ein HRMS spart Ihnen von Anfang an Zeit, und diese Zeitersparnis erhöht sich, wenn Sie sich für ein HR-Softwaresystem entscheiden, mit dem Ihre Mitarbeiter ihre eigenen HR-Daten verwalten und selbst nach Informationen suchen können.
Die einzige HRMS -Funktion, die ich für am wertvollsten halte, ist der bequeme Zugriff auf alle Tools, die ich für die Ausführung des gesamten Unternehmens auf einem Dashboard benötige, sowie ein zusätzlicher Bonus, um Punkte für das Lernen durch die Community-Option für Bildung und Konversation zu sammeln direkter Zugang zu Fachleuten.
Dieser optimierte Ansatz verkürzt die Zeit, die wir benötigen würden, wenn jedes Tool getrennt wäre, und hilft bei der täglichen Informationsanforderung und Datenverfolgung für Business Intelligence auf der Grundlage des Engagements. Wenn Sie nicht organisiert, teilweise organisiert oder super organisiert sind, hilft Ihnen ein HRMS dabei, Ihre Geschäftsabläufe in der Personalabteilung zu gestalten und nachzubilden und wie Ihr Team auf die benötigten Informationen zugreifen kann, und hilft Ihnen dabei, Geld zu sparen.
- Khalilah Olokunola, Vizepräsident der Personalabteilung von Tru Colors Brewing
HRIS & HRMS Kosten
Die HRIS-Kosten können von 1 USD pro Monat und Mitarbeiter bis zu Tausenden von USD pro Jahr variieren. Die Implementierung großer HRMS-Unternehmenssysteme wie PeopleSoft, SAP, Sage und Workday kann größere Unternehmen Tausende oder sogar Millionen Dollar kosten. Glücklicherweise füllt eine neuere cloudbasierte HR-Software die Lücke für kleine Unternehmen, indem sie Online-HRMS-Systeme anbietet, mit denen Sie ohne Einrichtungsgebühr per Mitarbeiter oder Auftragnehmer (auch bekannt als Benutzer) in einer Preisspanne von etwa 1 bis 15 USD pro Monat und Mitarbeiter bezahlen können .
Nachfolgend sind die Kosten aufgeführt, die Sie bei der Auswahl eines HRIS berücksichtigen müssen.
- Software - HR-Software für kleine Unternehmen kostet zwischen 1 und 15 US-Dollar pro Monat und Mitarbeiter. Einige Firmen berechnen monatliche Gebühren, während andere nur die Grundlagen liefern.
- Einrichtungsgebühren - Setup-Gebühren werden verwendet, um die Zeit für die Konfiguration der Software für Ihr Unternehmen zu bezahlen. Der Preis liegt je nach Anbieter zwischen 0 und Tausend US-Dollar pro Jahr.
- Beratungskosten - Die Beratungsgebühren variieren zwischen 0 USD (falls im Software-Abonnement enthalten) und ca. 150 USD pro Stunde, wenn Sie einen externen Personalberater hinzuziehen.
- Supportgebühren - Einige HRMS-Software-Unternehmen erheben zusätzliche Software-Support-Gebühren, die einige hundert Dollar pro Jahr betragen können.
Wir empfehlen kleinen Unternehmen, sich für eine cloudbasierte HR-Software zu entscheiden, die so einfach ist, dass kein Berater für die Einrichtung erforderlich ist. Diese berechnen auch selten Einrichtungs- oder Supportgebühren. Einige HRIS-Anbieter bieten jedoch zusätzliche HR-Beratungsdienste an, um Fragen zu beantworten, die Sie möglicherweise zu Themen wie Einstellung, Einstieg oder der Frage haben, ob ein Mitarbeiter als befreit oder nicht befreit eingerichtet werden soll.
HR-Softwareanbieter
Sie können HRIS-Anbieter finden, indem Sie online nach HRIS, HRMS oder HR-Software suchen und Rezensionen lesen. Je nachdem, was Sie benötigen, passen einige Anbieter möglicherweise besser zu Ihrem Unternehmen als andere. Wenn Sie zum Beispiel nur Personal, Lohn und Sozialleistungen benötigen, ist Gusto eine großartige Option. Sobald Sie jedoch über 100 Mitarbeiter erreicht haben oder die Schulung und Zertifizierung Ihrer Mitarbeiter nachverfolgen möchten, sollten Sie stattdessen Paycor oder ADP wählen.
Hier sind einige erschwingliche HR-Softwareanbieter mit den Funktionen, die die meisten kleinen Unternehmen benötigen:
Gusto
Gusto eignet sich am besten für kleine Unternehmen, die alle Personal- und Gehaltsdaten an einem Ort verwalten möchten. Als HRMS-System bietet es auch Mitarbeitern Self-Service, Mitarbeiterkommunikation, Mitarbeiterfeedback, Onboarding, elektronische Signatur und eine breite Palette von Leistungsangeboten, selbst für die Kleinsten von Kleinunternehmen.
Gusto kostet nur 39 US-Dollar pro Monat plus 6 US-Dollar pro Mitarbeiter oder Auftragnehmer und lässt sich in die kostenlose Zeitnehmungssoftware Homebase integrieren, was es zu einer sehr erschwinglichen All-in-One-HR-Plattform macht. Darüber hinaus können Sie Ihre Mitarbeiterdaten in QuickBooks oder andere Buchhaltungssysteme exportieren, sodass Sie die Angaben zu Lohn- und Steuerkonten nicht erneut eingeben müssen.
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Zoho Leute
Zoho People ist nur eine von vielen Softwarelösungen von Zoho. Das HR-Tool ist für kleine Unternehmen mit weniger als fünf Mitarbeitern kostenlos. Danach beträgt der Preis zwischen 1 und 5 US-Dollar pro Monat und Benutzer. Die kostenlosen Pakete für 1 USD pro Monat bieten jedoch nur die grundlegendsten HR-Funktionen - Mitarbeiterdaten, Mitarbeiterformulare und Urlaubsverfolgung. Wenn Sie beispielsweise Performance-Management, Zeiterfassung oder Zeitplanung wünschen, kostet dies 1 bis 3 US-Dollar pro Monat und zusätzlichem Mitarbeiter.
Neben dem niedrigen Preis ist zu berücksichtigen, dass die Zoho-Suite eine Vielzahl weiterer Geschäftstools bietet, mit denen Sie sie integrieren können, z. B. CRM-, Finanz-, Vertriebs-, Collaboration- und benutzerdefinierte Geschäftssoftware. Lesen Sie unseren Zoho People Test, um mehr zu erfahren.
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Zenefits
Zenefits ist eine HR-Software, die Leistungen und Gehaltsabrechnungen umfasst, ähnlich wie Gusto. Die HR-Funktionen sind jedoch robuster in Bezug auf Workflow, Planung, Arbeitszeitnachweise, Organigramme, Mitarbeiterformulare und die Integration mit Tools wie Slack, SalesForce und Expensify. Es beginnt bei 5 USD pro Mitarbeiter und Monat für die HR-Plattform und kann mit Ihnen mitwachsen, wenn Ihr Unternehmen wächst.
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BambooHR
BambooHR ist eine beliebte HR-Option, die zwischen 6 und 8 US-Dollar pro Monat und Mitarbeiter liegt und Bewerber-Tracking, Onboarding, Timekeeping und Leistungsmanagement umfasst. Es ist jedoch keine Gehaltsabrechnung integriert, sodass Sie ein separates Gehaltsabrechnungssystem und ggf. eine Planungssoftware erwerben müssen. Weitere Informationen finden Sie in unseren Testberichten und in den Benutzer-Feedbacks zu BambooHR.
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Als HR-Experte habe ich in den letzten 20 Jahren mit etlichen HRMS-Lösungen experimentiert. Wir haben festgestellt, dass BambooHR eine großartige Lösung für unser kleines, entferntes Team ist. Die Preise sind für unser kleines Team großartig, da wir nur pro Benutzer zahlen und daher nicht zu einem überteuerten Paket gezwungen werden. Obwohl wir alle Funktionen der Plattform lieben, ist das Bewerber-Tracking-System wirklich herausragend. Dies hat uns sehr dabei geholfen, unsere Erfahrung bei der Einstellung von Kandidaten zu verbessern. Vor der Implementierung von BambooHR hatten wir einen Google Drive-Ordner mit Vorlagen und einen Tracker, der nicht immer aktualisiert wurde. BambooHR ist so einfach und es macht Spaß, damit zu arbeiten. Wir hatten also keine Probleme, unsere Mitarbeiter davon zu überzeugen, es zu verwenden. Mit den anpassbaren Vorlagen können wir Nachrichten an Kandidaten personalisieren und jeder im Team kann den Fortschritt verfolgen, sodass keine Überschneidungen auftreten und die Kommunikation klar bleibt. Wir sind ein viel effizienteres Team geworden.
- Matt Dodgson, Director, Market Recruitment
Nämlich
Ein weiterer Favorit unter den HR-Mitarbeitern ist nämlich die Individualisierung. Es ist jedoch etwas teurer und kostet zwischen 15 und 30 US-Dollar pro Monat und Mitarbeiter. Das ist mehr als das Doppelte des Preises von Gusto oder BambooHR. Dafür erhalten Sie Tools für Onboarding, Leistungen, Leistungsmanagement und Mitarbeiterkommunikation. Lesen Sie für weitere Informationen, was Benutzer zu Namely zu sagen haben.
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Freshteam
Freshteam fällt unter die Kategorie der HR-Software, die sich stärker auf die Seite der Rekrutierung und Bewerberverfolgung im Lebenszyklus der Mitarbeiter konzentriert. Es überwacht und bindet Ihre Kandidaten ein, sodass Sie während des gesamten Einstellungsprozesses kommunizieren und sie nachverfolgen können, sobald sie Mitarbeiter werden. Freshteam beginnt mit 75 US-Dollar pro Monat.
Um jedoch andere Funktionen wie Helpdesk-, E-Mail- oder CRM-Softwareintegrationen zu erhalten, müssen Sie sich für diese Pakete gegen eine zusätzliche Gebühr anmelden. (Es ist ein Modell ähnlich dem von Zoho People, bei dem Sie Geschäftsmodule nach Bedarf hinzufügen können.) Wenn Sie Freshworks bereits für Ihren Helpdesk oder Ihr Callcenter verwenden, ist das Hinzufügen von Freshteam sinnvoll.
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Andere Lohnbuchhalter
Da die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine große und wichtige HR-Funktion ist, sollten Sie Ihren derzeitigen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister fragen, ob er zusätzliche HR-Funktionen wie Personalbeschaffung oder Leistungsmanagement bietet. Zum Beispiel bieten Lohnbuchhalter wie Paycor und ADP eine ganze Reihe von HR-Funktionen an, die im Wesentlichen Ihren Bedarf an HR-Software erfüllen. So bietet Paycor beispielsweise eine vollständige Performance-Management-Suite sowie Add-Ons für das Bewerber-Tracking-System (ATS) und das Learning-Management-System (LMS) an und kostet etwa die Hälfte des ADP-Preises.
Zeitnahme- und Planungssoftware
Diese Arten von Software enthalten Mitarbeiterinformationen, um Zeitpläne und geleistete Arbeitszeit zu verfolgen. Sie können daher als grundlegendes HR-System dienen, während Ihr Unternehmen klein bleibt. Einige wie Homebase bieten auch Rekrutierungsfunktionen, während andere wie When I Work es Ihnen ermöglichen, diese Daten in Ihre Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungssysteme zu exportieren.
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HRIS-Funktionen
Im Folgenden sind einige der Funktionen aufgeführt, die Sie bei der Suche nach einem HRMS möglicherweise finden. Beachten Sie, dass ein allumfassendes HRIS möglicherweise einige oder alle dieser Funktionen in einer Anwendung umfasst oder nur einen Teil der Funktionen bereitstellt, die für die Verwaltung eines Mitarbeiters während seines gesamten Beschäftigungslebenszyklus erforderlich sind - von der Bewerbung bis zur Pensionierung. Mit anderen Worten, ein HRMS kann viele Arten von Softwarefunktionen enthalten. Eines haben sie jedoch alle gemeinsam: Sie sind mit dem menschlichen Arbeiter verwandt, egal ob Angestellter oder Auftragnehmer.
Arten von HRIS / HRMS-Systemen
| Rekrutierungssoftware | Verfolgt Bewerber in Ihrer Einstellungs-Pipeline und veröffentlicht Stellenanzeigen, um Ihnen die Suche nach Mitarbeitern zu erleichtern |
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| Bewerber-Tracking-Software (ATS) | Ähnlich wie bei der Rekrutierung von Software und kann das Parsing und Onboarding von Lebensläufen ergänzen |
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| Job Börsen | Posten Sie Jobs und verfolgen Sie Bewerber; Einige, wie zum Beispiel Indeed, verfügen über ATS-Funktionen |
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| Gehaltsabrechnungssoftware | Verarbeitet Lohn- und Gehaltsabrechnungen und verwaltet Abzüge und Steuerzahlungen |
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| Vorteile Software | Verwaltet Kranken- und Altersleistungen, jährliche Einschreibungen, Ansprüche und Gebühren |
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| Leistungsmanagement-Software | Plant und verfolgt Mitarbeiterbewertungen wie Einzelgespräche und 360-Grad-Feedback |
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| Lernmanagementsystem (LMS) | Plant und protokolliert die Schulung und Zertifizierung der Mitarbeiter |
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| Zeiterfassungssoftware | Verfolgt die Zeitpläne und die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiter, um die Einhaltung des Arbeitsrechts sicherzustellen und Daten für die Gehaltsabrechnung bereitzustellen |
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| Planungssoftware | Ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter für Jobs oder Schichten zu planen und möglicherweise die Anwesenheit zu verfolgen oder Kunden abzurechnen |
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| Workforce-Management-Software | Ähnlich wie Zeit- und Planungstools, jedoch häufig mit Kommunikationsoptionen, Überwachung der Belegschaft und Messwerten |
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Diese Tabelle mit HRIS-Softwaretypen ist nicht vollständig, da es beispielsweise HR-Software zum Testen der Mitarbeiterfähigkeiten, Tools für Hintergrundprüfungen, Software zum Erstellen von Organigrammen und Apps zur Durchführung von Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen gibt. Sogar Bankensoftware, die Rentenkonten wie 401 (k) verwaltet oder Ihnen beim Einrichten alternativer Zahlungsmethoden wie Paycards hilft, kann in die Kategorie der HR-Software fallen.
Vor- und Nachteile eines HRIS oder HRMS
Angesichts der überzeugenden Empfehlung, dass auch die kleinsten Unternehmen ein HR-System einsetzen sollten, gibt es einige Nachteile. Hier geben wir einen Überblick über die Vor- und Nachteile.
Vorteile eines HRIS
Ein HRMS bietet Vorteile auch für die kleinsten Unternehmen, darunter:
- One-Stop-Shop - Bietet alle relevanten persönlichen und beruflichen Informationen der Mitarbeiter an einem Ort, auf die wichtige Abteilungen zugreifen können, z. B. HR und Finanzen sowie Self-Service.
- Spart Zeit - Anstatt Papierdateien zu durchsuchen oder Daten in einer Tabelle manuell zu verfolgen, können Mitarbeiterdaten durchsucht, gemeldet und exportiert werden.
- Bietet Datengenauigkeit - Dateneingabefehler sind häufig. Je weniger Systeme Sie eingeben müssen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Daten korrekt sind.
- Verbessert die Compliance - Sobald Sie 10, 50 oder 100 Mitarbeiter erreicht haben, können Sie Compliance-Berichte mit allen relevanten Mitarbeiterdaten in einem System einfacher erstellen.
- Bietet Datenanalyse - Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Kennzahlen wie Arbeitskosten und Einstellungszeit immer wichtiger. HR-Systeme bieten das.
- Arbeitsablauf - Mit HR-Software können Sie häufig Arbeitsabläufe einrichten, um sicherzustellen, dass in wichtigen Prozessen keine Schritte übersehen werden, z. B. bei der Einstellung (unterschriebene W-4s) oder bei der Kündigung (Auszahlung bei Krankheit).
- Verbessert rechtliche Ergebnisse - Wenn Ihr HR-System Stellenbeschreibungen, unterschriebene Mitarbeiterbewertungen, Daten zur Disziplin und Gründe für Beförderungen und Kündigungen enthält, können Sie Anklagen von Mitarbeitern besser abwehren oder verhindern.
Ein HRMS erleichtert neu eingestellten Mitarbeitern den Einstieg in den Onboarding-Prozess, indem sie den gesamten Papierkram - das „neue Einstellungspaket“ - automatisieren, den sie unterschreiben müssen. Wenn neue Mitarbeiter alle wichtigen Formulare und Informationen darüber erhalten, wo sie hingehen müssen, wer in ihrem Team ist und mit wem sie sich vor ihrem ersten Tag treffen werden, kann ich viel Zeit sparen, wenn ich Fragen beantworte und Unterschriften jage. Darüber hinaus wird die Erfahrung am ersten Tag des neuen Mietwagens angenehmer - wer möchte am ersten Tag hereinkommen und einen Berg von Formularen unterschreiben müssen?
- Mikaila Turman, Direktorin von People, GoodHire
Nachteile eines HRIS
Ein HRIS ist Software, und daher gibt es einige Nachteile:
- Kostet Geld - HRIS-Systeme kosten nur 1 US-Dollar pro Monat und Mitarbeiter bis zu mehreren tausend US-Dollar pro Jahr. Wenn Sie ein Buchhalter mit HR-Hintergrund sind oder nur wenige Mitarbeiter haben, möchten Sie möglicherweise stattdessen alle diese Daten in einer Tabelle nachverfolgen.
- Muss korrekt installiert und eingerichtet sein - Nichts ist schlimmer, als wenn Mitarbeiter nicht auf ihre Gehaltsabrechnung zugreifen können oder der falsche Manager eingestellt ist, um die geleistete Arbeitszeit zu genehmigen. Sie müssen Ihr HRMS ordnungsgemäß einrichten, damit Funktionen und Schnittstellen funktionieren.
- Datengenauigkeit - Daten im System sind nur so gut wie die Dateneingabe. Wenn Sie den falschen Lohnsatz eingeben oder die falsche Leistungsoption auswählen, müssen Sie Zeit aufwenden, um diese Fehler zu beheben. Daher muss jeder, der Ihre Daten eingibt, auf Details achten.
- Möglicherweise nicht mit Ihrer Gehaltsabrechnung oder anderen Softwaresystemen synchronisiert - Stellen Sie vor der Auswahl Ihres HRMS sicher, dass es problemlos in andere von Ihnen verwendete Geschäftsanwendungen integriert werden kann. Andernfalls müssen Sie eine Verbindung mit einer API herstellen oder einige Programmier- und Testvorgänge durchführen, um sicherzustellen, dass die Daten (z. B. geleistete Arbeitsstunden oder Gebühren) problemlos von einem System zum nächsten übertragen werden können.
- Schurken-Kommentare - In einigen HR-Systemen können Benutzer Dokumente hochladen oder Kommentare hinzufügen. Wenn beispielsweise ein Vorgesetzter eine vernichtende Mitarbeiterbewertung mit vollständig diskriminierenden Kommentaren verfasst, kann dieses Dokument als Beweismittel in einem Rechtsstreit schaden, wenn es in Ihrem HRIS gespeichert wird.
Alternativen zu einem HRIS oder HRMS
Einige kleinere Arbeitgeber speichern Mitarbeiterdaten gern in Papierform oder in Online-Ordnern mit G Suite oder Microsoft Office.Möglicherweise stellt die für andere Zwecke entwickelte Software auch genügend Personaldaten bereit, damit Ihr Büro reibungslos funktioniert. Unter Umständen gibt es unten Optionen, die Sie nicht in Betracht gezogen haben.
Hier sind Alternativen, die wir Arbeitgebern empfehlen:
Zeiterfassungssoftware
Sogar Freizeit- und Anwesenheitssoftware wie Homebase sowie Planungssoftware wie When I Work enthalten häufig grundlegende Personaldaten wie den Namen des Mitarbeiters, die Kontaktinformationen, die Berufsbezeichnung, das Foto, die Abteilung und die Namen der Manager. In den meisten Fällen können Sie auch die Urlaubsverfolgung einrichten, damit die Mitarbeiter die PTO über das System anfordern können. Wenn Sie noch keine 50 Vollzeitstellen erreicht haben und dies die einzigen HR-Funktionen sind, die Sie benötigen, kann die Zeiterfassungssoftware ausreichen, bis Ihr Unternehmen größer wird. Informieren Sie sich in unserem Einkaufsführer für Zeiterfassungssoftware.
Gehaltsabrechnungssoftware
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware ist eine Unterkategorie von HR-Software, die für ihre robusten HR-Funktionen häufig nicht erkannt wird. Viele Lohnbuchhaltungssoftwareanbieter wie Gusto haben erkannt, dass kleine Unternehmen mehr als nur Lohnbuchhaltung benötigen. Viele bieten Zusatzfunktionen wie Dokumentenspeicherung, Onboarding und sogar Organigramme. Der Vorteil ist, dass Ihre Personal- und Gehaltsdaten in einem System verwaltet werden. Sie können häufig rollenbasierte Sicherheit einrichten, um zu begrenzen, wer welche Daten sehen kann. Schauen Sie sich unseren Einkaufsführer für Lohnbuchhaltungssoftware für Vergleiche an.
Professionelle Arbeitgeberorganisation
Hier ist eine Alternative zum Kauf eines HR-Systems, das viele kleine Unternehmen nicht in Betracht gezogen haben - die Zusammenarbeit mit einer professionellen Arbeitgeberorganisation (PEO). Ein PEO stellt Ihre Mitarbeiter für Ihr Unternehmen ein und verleast sie dann zu einem monatlichen Preis von nur 79 USD pro Monat und Mitarbeiter an Sie zurück. Sie erhalten nicht nur ein HRMS-System, sondern müssen sich auch nicht mehr um die meisten HR-Unterlagen im Backoffice kümmern. Darüber hinaus können Sie mit einem PEO die Vergütungskosten und Leistungsversicherungssätze der Arbeitnehmer senken, da diese Ihre Mitarbeiter mit denen anderer Unternehmen bündeln. Lesen Sie unseren ultimativen Leitfaden, um mehr über PEOs zu erfahren.
Wenn Sie nach einem PEO suchen, das Ihren Mitarbeitern die Berufserfahrung eines größeren Unternehmens bietet - mit direkten Einzahlungen und Vorteilen -, sind Sie bei Justworks genau richtig. Die Justworks-Preise beginnen bereits bei 79 USD pro Monat und Mitarbeiter und ersparen Ihnen die Implementierung eines HRMS oder die Einstellung von HR-Mitarbeitern.
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Papierdateien
Eine überraschende Anzahl sehr kleiner Unternehmen verwaltet die Personalabteilung mithilfe von Papierdokumenten. Dies ist der Fall, wenn sie während eines Audits das I-9-Formular einer anderen Person nicht finden oder wegen einer falschen Kündigung angeklagt werden und die Leistungsdokumentation nicht finden können. Wenn Sie sich für die Verwaltung der Personalabteilung mit Papierdokumenten entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie ein sicheres Ablagesystem eingerichtet haben, wissen, welche Dokumente zu sammeln und aufzubewahren sind, und Ihre Ablage aufrechterhalten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zu Personalakten.
Elektronische Dateien
Elektronische Dateien, die in sicheren Ablagestrukturen gespeichert sind, sind eine weitere Option, die für kleinere Arbeitgeber geeignet ist. In diesem Fall möchten Sie Ihre Dateien regelmäßig prüfen, damit Sie nichts verpassen und Dokumente nicht länger als nötig aufbewahren. Online-HR-Dateien werden in der Regel nach Mitarbeiternamen gespeichert und enthalten alle relevanten HR-Informationen. Die Verwaltung Ihrer Mitarbeiterdaten auf diese Weise erfordert jedoch eine erhebliche Aufrechterhaltung, wenn Ihr Unternehmen wächst oder wenn Sie viel Umsatz haben.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Ein HRIS-System wie ein CRM-System oder eine Buchhaltungssoftware kann viel bewirken. Hier sind einige häufig gestellte Fragen, die Sie möglicherweise haben, wenn Sie über ein HRIS nachdenken.
Sind Mitarbeiterdaten in Ihrem HRMS im Falle einer Klage auffindbar?
Ja. Alle Mitarbeiterdokumente, die Sie elektronisch in Ihrem HRMS oder in Papierform aufbewahren - von Angebotsschreiben bis hin zu Ihrem Mitarbeiterhandbuch, Leistungsüberprüfungen und disziplinarischen Hinweisen - unterliegen der Entdeckung. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die in Ihrem System gespeicherten Daten zu überwachen und Dokumente nach Ablauf des Vernichtungsdatums zu entfernen.
Dürfen Mitarbeiter Ihre HR-Daten in Ihrem HRMS einsehen?
Die Antwort auf diese Frage hängt vom Bundesstaat ab, in dem sich Ihr Unternehmen befindet. In einigen Bundesstaaten können Mitarbeiter ihre Personalakten einsehen (einschließlich der Personaldaten, die Sie über den Mitarbeiter haben). In anderen Bundesstaaten können Mitarbeiter nur bestimmte Informationen anfordern und anzeigen, z. B. Gehaltsdaten. In einigen Staaten können Sie dem Mitarbeiter eine Gebühr für das Drucken der Dateien in Rechnung stellen. Wieder andere gestatten es einem Mitarbeiter, seine Akte nur auf gerichtliche Anordnung, die von einem Richter unterzeichnet wurde, einzusehen. Informationen zu den Optionen für die einzelnen Bundesstaaten finden Sie in unserem Artikel zu Personalakten.
Wenn ich später beschließe, mein HRMS zu ändern, ist das möglich?
In den meisten Fällen können Sie die Basisdaten (Name, Adresse, Arbeitsort, Berufsbezeichnung, Entgelt) in eine CSV-Datei exportieren und anschließend in ein anderes System importieren. Abhängig davon, wie jeder Anbieter seine Datenfelder formatiert (z. B. Datum oder Telefonnummer), müssen Sie möglicherweise ein wenig arbeiten, um die Daten in das Format zu bringen, das Ihr neues HRMS benötigt.
Endeffekt
HRIS ist eine HR-Software, die Ihnen das Leben als Arbeitgeber erleichtert. Sie können sich für ein HR-System mit genau den gewünschten Funktionen anmelden oder ein solches kaufen. Die meisten Funktionen sind mit den anderen von Ihnen verwendeten Geschäftstools kompatibel. Durch die Verwendung eines HRIS sparen Sie Zeit, können Mitarbeiterfragen schneller beantworten und können sogar (wenn Self-Service angeboten wird) die Personalabteilung entlasten, indem die Mitarbeiter ihre eigenen Informationen online suchen und aktualisieren.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware von Gusto ist eine großartige HRIS-Option für Unternehmen, die Mitarbeiter in einen einladenden Einstiegsprozess einbeziehen, die direkte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Self-Service-Optionen ausstatten und schließlich Vorteile bieten möchten, um ihr Beschäftigungspaket zu verbessern.
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