P-Karten, auch Einkaufskarten genannt, sind Abbuchungskarten und Sie zahlen keine Zinsen, da der Restbetrag monatlich in voller Höhe fällig wird. Unternehmen können Waren und Dienstleistungen mit der Karte kaufen, anstatt Schecks oder ACH-Transaktionen (Automated Clearing House) zu verwenden. Unternehmen profitieren von der Zahlung von Zinsen und können von Skonti auf Forderungen profitieren.
Wenn Sie nach einer P-Card-Alternative suchen und dennoch die Ausgaben Ihres Unternehmens kontrollieren möchten, ziehen Sie eine Prepaid-Karte eines Anbieters wie Bento for Business in Betracht. Bento bietet kostengünstiges Business Prepaid, mit dessen Hilfe Sie Einkäufe von Unternehmen und Mitarbeitern über ein benutzerfreundliches Kontoportal verwalten können.
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Was ist eine P-Karte?
Eine Einkaufskarte ist eine Art Geschäftskarte, die Unternehmen ähnlich wie eine Unternehmenskarte verwenden können, um den B2B-Einkauf von Waren und Dienstleistungen zu erleichtern. Wie bei anderen kommerziellen Karten ist eine P-Karte eine Abbuchungskarte und Sie müssen den Restbetrag jeden Monat vollständig bezahlen. Dies bedeutet, dass es keinen jährlichen Prozentsatz (APR) gibt und Sie keine Zinsen für Ihre Einkäufe zahlen.
Für wen ist eine P-Karte geeignet?
Eine Einkaufskarte ist am besten für Geschäftsinhaber geeignet, die Mitarbeiterausweise ausstellen möchten, um Waren und Dienstleistungen zu kaufen, anstatt andere Zahlungsmethoden wie Schecks oder ACH-Transaktionen zu verwenden. Diese Art von Unternehmenskarte ist eine hervorragende Option, wenn Ihr kleines oder wachsendes Unternehmen den Einkaufsprozess vereinfachen und die Spesenabrechnung optimieren möchte.
Karten kaufen ist richtig für:
- Unternehmen, die ihren Zahlungsprozess rationalisieren möchten: Unternehmen, die ihre B2B-Einkäufe vereinfachen und verwalten möchten, können von einer P-Karte profitieren. Zu diesen Arten von Einkäufen gehören Büroausstattung, Verbrauchsmaterial und jegliche technologische Hardware oder Software
- Wachsende Unternehmen: Eine Einkaufskarte wird Unternehmen mit traditionellen Einkaufsprozessen empfohlen, die einen Jahresumsatz von mindestens 4 Mio. USD und einen zusätzlichen wachsenden Geschäftsbedarf aufweisen. Es ist speziell für wachsende Unternehmen geeignet, die Kosten senken und effiziente B2B-Transaktionen durchführen möchten
- Unternehmen wollen Frühbucherrabatte verdienen: Wenn Ihre Lieferanten oder Dienstleister Kreditkarten akzeptieren, können Sie Ihre Forderungen möglicherweise frühzeitig mit Ihrer Einkaufskarte bezahlen und von eventuellen Nachlässen profitieren
Wir haben mit Terri Brustad, CPCP, NAPCPs Manager für Content Services, einem 1999 gegründeten Berufsverband, befragt, der sich für die weltweite Weiterentwicklung von Kreditkarten- und Zahlungsmethoden einsetzt.
Was sind die Vorteile einer P-Karte?
Es gibt eine Handvoll Vorteile, die Unternehmen und Organisationen aus der Verwendung von Einkaufskarten ziehen können. Die drei häufigsten Vorteile sind Rabatte und Nachlässe, potenzielle Umsatzbeteiligung und Software zur Unterstützung der Kostenerstattung. Diese Vorteile können Unternehmen dabei helfen, ihren Einkaufsprozess zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.
Die Hauptvorteile einer Einkaufskarte sind:
- Frühbucherrabatte sind möglich: Manchmal können Sie Rabatte verdienen, indem Sie Karten für Debitoren verwenden und vorzeitige Zahlungen leisten. Sie können beispielsweise einen Skonto für vorzeitige Zahlung aushandeln, z. B. 2/10, netto 30, was bedeutet, dass Ihr Lieferant Ihre Rechnung um 2% rabattiert, wenn Sie die Zahlung innerhalb von 10 Tagen anstelle von 30 Tagen ausführen
- Einnahmenbeteiligung kann Kosten ausgleichen: Häufig bieten P-Card-Programme Unternehmen und Organisationen die Möglichkeit, Einnahmen zu teilen. Dies bedeutet, dass der P-Card-Anbieter Ihnen einen festgelegten Prozentsatz der Einnahmen aus Kreditkarten-Umtauschgebühren als Rabatt gewährt. Dies kann die mit der Karte verbundenen Kosten mehr als ausgleichen und die Einnahmen Ihres Unternehmens steigern
- Ausgabenerstattungssoftware ist häufig enthalten: Einige Anbieter bieten Software zur Kostenerstattung an. Diese Softwareprogramme vereinfachen die Spesenabrechnung und sparen Ihnen viel Zeit. Sie werden häufig Ihrer Kontosoftware zugeordnet, sodass Ihr Kreditorenteam keine manuellen Eingaben vornehmen muss
- Zusätzliche Ausgabenkontrollen: Mit Einkaufskarten können Geschäftsinhaber zusätzliche Ausgabenkontrollen durchführen, z. B. das Verwalten von Einkäufen von Mitarbeitern und Unternehmen über ein Portal und das Festlegen von Grenzwerten für Ausgabebeträge und Ausgabekategorien. Sie können auch Mitarbeiterkarten ausstellen und ihre einzelnen Karten sperren oder entsperren
Um von einer Einkaufskarte zu profitieren, müssen Unternehmen und Organisationen wissen, was zur Implementierung eines Einkaufskartenprogramms erforderlich ist. Mit fünf verschiedenen Schwerpunkten können Sie ein erfolgreiches Einkaufskartenprogramm für Ihr Unternehmen auf den Markt bringen.
Was es braucht, um ein P-Card-Programm zu implementieren
Um ein erfolgreiches Einkaufskartenprogramm zu implementieren, ist es eine gute Idee, alle Beteiligten in den Prozess einzubeziehen. Dies kann dazu beitragen, dass Sie es von Anfang an richtig einrichten. Einige Personen, die involviert sein sollten, sind beispielsweise Ihre Kreditorenmitarbeiter, Mitarbeiter, die eine Karte verwenden, und alle Manager, die Ausgaben genehmigen werden.
Ähnlich wie bei einer Kreditkartenrichtlinie eines Unternehmens ist es wichtig, die Erwartungen festzulegen und eine Einigung darüber zu erzielen, wie die Mitarbeiter ihre Karten verwenden sollen. Zu den allgemeinen Erwartungen zählen Ausgabenbeschränkungen, Anbieter, bei denen die Karten verwendet werden können, und die Art und Weise, wie sie gekauft werden können.
Was es braucht, um ein großes P-Card-Programm zu implementieren
Die Implementierung eines kleinen P-Card-Programms ist relativ einfach. Es gibt jedoch zusätzliche Schritte, die Sie unternehmen können, um ein umfangreiches Einkaufskartenprogramm für Ihr Unternehmen zu implementieren. Dies umfasst das Erstellen eines Business Case, das Entwickeln des Modells Ihres Einkaufskartenprogramms, das Steuern des P-Card-Programms in Ihrem Unternehmen und das Senden einer Angebotsanfrage (RFP) an potenzielle P-Card-Anbieter.
Die vier wichtigsten Schritte zur Implementierung eines umfangreichen Einkaufskartenprogramms sind:
- Erstellen Sie einen Business Case: Dies sollte die Roadmap für das Einkaufskartenprogramm gestalten. Der Business Case sollte erwartete Einsparungen und Vorteile, potenzielle Hindernisse, die Minderung von Risiken, die Ermittlung der Geschäftsanforderungen und die Abgabe einer Empfehlung umfassen.
- Entwickeln Sie das P-Card-Programmmodell: Dies ist ein übergeordneter Schritt, der alle Ziele und Zieltransaktionen identifizieren, verschiedene Rollen und Verantwortlichkeiten definieren, die Programmanforderungen festlegen und die Steuerungsumgebung entwerfen sollte.
- Testen Sie das P-Card-Programm: Es ist wichtig, das Programm zu testen, das Ihr Business-Team ausgearbeitet hat, um sicherzustellen, dass es auch in Zukunft erfolgreich ist. Dieser Pilot kann dabei helfen, Lücken oder Probleme aufzudecken, die vor der Einführung Ihres Programms behoben werden müssen
- Senden Sie eine Angebotsanfrage (RFP) an potenzielle P-Card-Anbieter: Unternehmen können mithilfe eines RFP den P-Karten-Aussteller auswählen. Dies kann potenziellen neuen Kontoinhabern helfen, eine Karte zu finden, die für die Anforderungen ihres Unternehmens oder ihrer Organisation geeignet ist.
Um ein starkes und vorteilhaftes Einkaufskartenprogramm durchzuführen, ist es wichtig, all diese verschiedenen Schritte und Faktoren zu berücksichtigen. Wenn Sie diese Schritte ausführen, können Sie die erfolgreiche Implementierung Ihres neuen P-Card-Programms sicherstellen.
Vor- und Nachteile einer P-Karte
Der Kauf von Karten bietet Unternehmen und Organisationen die Möglichkeit, Waren und Dienstleistungen ohne die üblichen Zahlungsmethoden wie Schecks oder ACH-Transaktionen zu beschaffen. Sie eignen sich besonders gut zur Kontrolle der Unternehmensausgaben, zum Verdienen von Einkaufsrabatten und zur Optimierung des Prozesses. Ohne solide Richtlinien kann eine Einkaufskarte jedoch manchmal missbraucht werden.
Vorteile einer P-Karte
Die positiven Aspekte einer P-Karte sind:
- Kontrollieren Sie die Ausgaben des Unternehmens: Kontoinhaber können Beschränkungen für jeden Karteninhaber festlegen, einschließlich Einzeltransaktionslimits oder Monatslimits. Sie können auch Anbieter festlegen, bei denen der Karteninhaber seine Karte verwenden kann
- Verdienen Sie Kaufrabatte: Sie können Kosten ausgleichen oder Ihre Einnahmen steigern, indem Sie Frühzahlungsrabatte nutzen und möglicherweise Rabatte verdienen. Wenn einer Ihrer Dienstleister und Lieferanten dies nicht tut, können Sie sich an ihn wenden und ihn bitten, einen Frühbucherrabatt auszuhandeln
- Komfort für Mitarbeiter: Die Mitarbeiter müssen keine Erstattung erhalten, wenn sie ihr persönliches Geld ausgeben. Mit der von einigen Kartenherstellern bereitgestellten Software können Quittungen auch sofort hochgeladen werden, um die Ausgaben zu verfolgen
Nachteile einer P-Karte
Die Negative einer P-Karte sind:
- Der Restbetrag muss vollständig bezahlt werden: Ähnlich wie bei einer Abbuchungskarte wird erwartet, dass ein ausstehender Saldo einer Einkaufskarte jeden Monat vollständig bezahlt wird. Dies bedeutet, dass Sie keinen Saldo in den nächsten Abrechnungszeitraum mitnehmen können. Wenn Sie dies tun, werden Sie mit einer späten Gebühr belegt. Wenn Sie einen Kontostand benötigen, ist eine 0% -Kreditkarte für kleine Unternehmen die bessere Wahl
- Möglicher Kartenbetrug und Missbrauch: Der Kauf von Karten ist für geschäftliche Zwecke genauso einfach zu handhaben wie für persönliche Ausgaben. Dies kann zu Missbrauch durch Karteninhaber führen, wenn diese nicht verstehen, wie ihre Karten verwendet werden sollen
- Erfordert eine erfolgreiche Richtlinienentwicklung: Ein gutes Karteneinkaufsprogramm muss sich durch eine noch bessere Policenstruktur auszeichnen. Der Nachteil dabei ist, dass es einige Zeit dauert, bis sie sich entwickelt haben und Straßensperren bestehen, die behoben werden müssen
Das Für und Wider beim Kauf von Karten muss für Ihr Programm keine Herausforderung sein. Durch eine hervorragende Überwachung und Kommunikation der Programmrichtlinien kann Ihr Unternehmen diese in Zukunft vermeiden.
Alternativen zu einer P-Karte
Der Kauf von Karten hilft Geschäftsinhabern, den traditionellen B2B-Kaufprozess zu vereinfachen und zu rationalisieren. Wenn Ihr Unternehmen jedoch eine revolvierende Kreditkarte oder eine Karte mit weniger Kaufbeschränkungen benötigt, ist es möglicherweise am besten, eine Alternative in Betracht zu ziehen. Einige gängige Alternativen sind eine Small Business-Kreditkarte, eine Prepaid-Visitenkarte, eine Firmenkreditkarte und eine gesicherte Geschäftskreditkarte.
Small Business Kreditkarte
Eine Kreditkarte für kleine Unternehmen ist eine hervorragende Finanzierungsmethode für Unternehmen, die möglicherweise nicht viel Umsatz haben, aber Zugang zu Kapital benötigen. Einige Kreditkarten auf dem Markt wie der Chase Ink Business Cash℠, bieten Cashback-Prämien, keine jährlichen Gebühren und niedrige Einführungs- und laufende APRs. Um sich für eine Kreditkarte zu qualifizieren, empfehlen wir einen persönlichen Kredit-Score von 670 oder höher.
Prepaid-Visitenkarte
Prepaid-Visitenkarten sind eine großartige Alternative zum Kauf von Karten und Kleingeld, da sie ähnliche Funktionen für die Kontrolle der Unternehmensausgaben bieten. Prepaid-Karten wie Bento for Business bieten Kontoinhabern die Möglichkeit, Guthaben auf Mitarbeiterkarten vorzuladen und ihre Ausgabenlimits festzulegen. Prepaid-Visitenkarten sind in der Regel auch weitaus weniger qualifiziert als eine normale Kreditkarte.
Unternehmenskreditkarte
Eine Unternehmenskreditkarte eignet sich am besten für schnell wachsende Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 4 Mio. USD, einem guten Geschäftskredit, mindestens 15 Karteninhabern und erwarteten jährlichen Kreditkartenausgaben von 250.000 USD oder mehr. Es ist üblich, dass eine Unternehmenskarte niedrigere Gebühren, Bargeldrabatte und manchmal keine persönlichen Haftpflichtanforderungen hat.
Gesicherte Geschäftskreditkarte
Gesicherte Geschäftskreditkarten sind am besten für Geschäftsinhaber geeignet, die die Qualifikationen einer normalen Geschäfts- oder Einkaufskarte nicht erfüllen. Einige Anbieter von gesicherten Visitenkarten bieten Geschäftsinhabern Finanzierungen mit einem persönlichen Kredit von weniger als 640 Punkten an.
P Card vs Small Business Credit Card: Wie sie sich unterscheiden
Beim Vergleich einer Kreditkarte für Einkäufe und für kleine Unternehmen gibt es eine Handvoll Unterschiede. Diese Unterschiede variieren normalerweise für jede bestimmte Karte. Am häufigsten sind jedoch der Jahreszins, die Rückzahlungsbedingungen, verschiedene Rabatte oder Prämien und Ausgabenbeschränkungen.
Die Hauptmerkmale einer Einkaufskarte und einer Geschäftskreditkarte sind:
Hauptmerkmale einer Einkaufskarte Hauptmerkmale einer Business-Kreditkarte Kein regulärer APR Jahreszins zwischen 14% -25% Der Restbetrag muss in voller Höhe monatlich bezahlt werden Unbezahlte Salden werden verzinst Möglicherweise zahlen Sie frühzeitig Rabatte Einige Karten haben bis zu 5% Cashback Der Kontoinhaber kann Ausgabenbeschränkungen festlegen Kann an jedem Ort verwendet werden, an dem Karten akzeptiert werden Häufig gestellte Fragen zu einer P-Karte
Wir haben viele Informationen zum Kauf und zur Funktionsweise von Karten zusammengestellt. Es gibt einige Fragen, die häufiger gestellt werden als andere, und diese werden hier angesprochen. Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie diese gerne unten kommentieren oder das Fit Small Business Forum besuchen. Wir werden Ihnen dann eine Antwort geben.
Die am häufigsten gestellten Fragen zum Kauf von Karten sind:
Was ist der Unterschied zwischen einer Einkaufskarte und einer Unternehmenskarte?
Der Kauf von Karten ist für B2B-Einkäufe gedacht, während Firmenkarten für alle anderen Arten von Geschäftskäufen wie Reisen, Mahlzeiten und Unterhaltung bestimmt sind. Beide fallen unter den Dach einer kommerziellen Karte und sind Arten von Abbuchungskarten. Wenn Sie eine Unternehmenskarte erwerben, ist es wichtig, eine Kreditkartenrichtlinie für das Unternehmen festzulegen.
Wie funktionieren P-Karten?
Mit P-Cards können Unternehmen im Namen des Unternehmens Mitarbeiterkarten für Einkäufe zwischen Unternehmen ausstellen. Mit dem Kauf von Karten können Waren und Dienstleistungen mit einer Karte bezahlt werden, anstatt mit herkömmlichen Methoden wie Schecks oder ACH-Transaktionen. Das Unternehmen ist verpflichtet, den gesamten Restbetrag monatlich zu begleichen.
Akzeptiert Square P-Karten?
P-Karten sind mit einem gängigen Kreditkartenetikett wie Visa, Mastercard und American Express versehen. Square akzeptiert diese Kreditkartenmarken ausdrücklich. Obwohl Einkaufskarten im Allgemeinen für B2B-Einkäufe verwendet werden, funktionieren sie wie normale Kreditkarten und können bei allen Dienstleistern und Lieferanten verwendet werden, die Karten akzeptieren.
Die Quintessenz
Wenn Sie beim herkömmlichen Kauf von Waren und Dienstleistungen Geld sparen möchten, ist eine Einkaufskarte eine hervorragende Option für Ihr Unternehmen. Dank der Tools zur Kostenverwaltung und der Möglichkeit, Einkaufsbeschränkungen festzulegen, sparen Sie Zeit und Geld bei Ihren Bestellungen.
Wenn Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter kontrollieren möchten, anstatt ein Einkaufskartenprogramm einzurichten, ziehen Sie eine Prepaid-Karte wie Bento for Business in Betracht. Bento ist eine erschwingliche Option für Kleinunternehmer, die Ihre ersten beiden Karten kostenlos anbietet.
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