Ein Organigramm (oder Organigramm) ist eine visuelle Hilfe, um zu verdeutlichen, wer wem Bericht erstattet und wer für was in Ihrer Organisation verantwortlich ist. In der Regel wird der Geschäftsinhaber oder Abteilungsleiter oben mit Untergebenen im Format einer Zeichnung, eines Diagramms, eines Flussdiagramms oder eines Bildes angezeigt.
Vielen Dank an Pingboard für das Sponsoring dieses Artikels. Pingboard bietet ein benutzerfreundliches Organigramm-Tool, auf das Sie kostenlos zugreifen können und mit dem Sie Ihr eigenes Organigramm erstellen und verwalten können. Sie können sich auch für eine kostenlose Testversion der erweiterten Funktionen für Organigramme anmelden.
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1. Wählen Sie die Art des Organigramms, das Sie benötigen
Für die Verwaltung Ihres Kleinunternehmens gibt es drei Arten von Organigrammen, die Sie wahrscheinlich erstellen möchten: hierarchisch / von oben nach unten, funktional nach Abteilungen und matrixartig oder funktionsübergreifend.
Hierarchisches / Top-Down-Organigramm
Ein hierarchisches Organigramm ist ein Diagramm, das die Berichtsstruktur einer Organisation von oben nach unten zeigt, beginnend mit dem Geschäftsinhaber oder Abteilungsleiter oben im Diagramm und den Mitarbeitern, die unter ihrem Namen Bericht erstatten. Alle Rollen werden in Feldern angezeigt, die durch eine Linie verbunden sind, um Berichtsbeziehungen zu veranschaulichen.
Beispiel eines hierarchischen / Top-Down-Organigramms
Beispiel für ein hierarchisches Organigramm, das mit Pingboard erstellt wurde
Die meisten kleinen Unternehmen verwenden ein Top-Down-Organigramm, da dies der einfachere der drei Typen ist. Wenn Ihr Unternehmen aus Ihnen und einigen Mitarbeitern besteht, die alle Ihnen Bericht erstatten, wird in Ihrem Organigramm oben Ihr Name und unten der Name Ihrer Mitarbeiter angezeigt.
Es ist etwas komplizierter, wenn Sie anfangen, Aufsichtspersonal und Abteilungsleiter hinzuzufügen oder offene, unbesetzte Positionen zu haben, aber die Grundidee ist dieselbe. Das oben gezeigte Beispiel-Organigramm wurde mit der Testversion von Pingboard in etwa drei Minuten erstellt.
Funktionsplan (nach Abteilung)
Sobald Ihre Organisation größer wird und Sie Ihr Team in Abteilungen wie Vertrieb, Finanzen, Betrieb und Kundendienst gegliedert haben, werden Sie wahrscheinlich ein funktionierendes Organigramm verwenden. Dies zeigt, wer für jede Abteilung verantwortlich ist, wie viele und welche Mitarbeiter den einzelnen Managern Bericht erstatten. Hier ist ein Beispiel:
In Pingboard erstelltes Funktionsorganigramm mit Mitarbeitern in jeder Abteilung
Wenn Sie Ihr Organigramm in einem Organigrammprogramm erstellen, sind die Bilder nicht statisch. In der Abbildung oben können Sie beispielsweise die Anzahl der direkten Mitarbeiter wie in Vertrieb und Marketing anzeigen, um die tatsächlichen Namen der einzelnen Mitarbeiter in dieser Abteilung anzuzeigen. Diese Funktion steht Ihnen nicht zur Verfügung, wenn Sie ein Organigramm auf Papier erstellen.
In diesem Video wird gezeigt, wie ein Benutzer ein in Pingboard erstelltes Organigramm genauer untersuchen kann.
Ein Matrix- oder funktionsübergreifendes Organigramm zeigt mehrere Berichtsbeziehungen. Es wird verwendet, um komplexe Geschäftsorganisationsstrukturen mit Projektberichtsbeziehungen zusätzlich zu aufsichtsrechtlichen (Top-down-, hierarchischen) Beziehungen abzubilden. Es werden sowohl aufsichtsrechtliche Beziehungen wie „Wer ist mein Chef?“ Als auch Projekt- oder Teambeziehungen angezeigt.
In einer kleinen Marketingfirma, die Kundenprojekte verwaltet, berichten die Mitarbeiter beispielsweise sowohl an ihren Vorgesetzten als auch an die Projektmanager. Diese Art von Unternehmen würde von der Verwendung eines Matrix- oder Funktionsorganigramms profitieren.
2. Wählen Sie ein kostenloses oder kostenpflichtiges Organigramm-Tool
Sie können kostenlose Tools und Vorlagen online finden oder sogar verfügbare Funktionen in Ihren vorhandenen Office-Softwaresystemen wie MS Office oder Ihrer Personal- oder Gehaltsabrechnungssoftware finden. Oder Sie finden eine spezielle Organigramm-Software, mit der Sie Ihre eigenen erstellen können. Lassen Sie uns einige der gebräuchlichsten prüfen, beginnend mit denen, die kostenlos sind.
Kostenlose Organigramm-Software-Tools
- Pingboard verfügt über ein kostenloses Organigramm-Tool, wie in den obigen Abbildungen gezeigt.
- Viele kostenpflichtige Websites bieten eine kostenlose Version (Version mit eingeschränkter Funktionalität) an, die Sie unter Angabe einer E-Mail-Adresse verwenden können. Pingboard bietet eine kostenlose Testversion für sieben Tage für seine bezahlten Organigrammoptionen.
- MS Office - Sie können ein Organigramm in mehreren MS Office-Produkten erstellen, wenn Sie die MS Office Suite bereits in Ihrem Unternehmen verwenden.
- Wählen Sie in MS Word nach dem Öffnen eines Dokuments Einfügen> Smart Art> Organigramm. Eine Anleitung finden Sie hier.
MS Office SmartArt-Menüoptionen zum Erstellen eines Organigramms
- In MS PowerPoint können Sie Textfelder und Linien einfügen, um Ihr eigenes Organigramm zu zeichnen, oder nach kostenlosen Online-Vorlagen für Organigramme suchen.
- In Excel, PowerPoint und Word können Sie auch ein kostenloses Organigramm-Add-In herunterladen.
- Verwenden Sie ein einfaches Zeichen- oder Präsentationsprogramm, das bereits auf Ihrem Computer verfügbar ist, z. B. Google Slides.
- HR / Payroll-System - Wenn Sie derzeit ein HR- oder Payroll-System wie Justworks, SAP / Success Factors oder Zenefits verwenden, können einige ein Organigramm unter Verwendung der bereits in Ihrem System vorhandenen Mitarbeiterdaten bereitstellen.
- Wenn Sie nur etwas sehr Grundlegendes benötigen, zeichnen Sie Ihr Organigramm auf Papier oder auf ein Flipchart, das Sie in Ihrem Büro erhalten haben.
- Kostenlose Internetvorlagen - Suchen Sie nach „kostenlosen Organigrammvorlagen“ und Sie werden viele kostenlose Vorlagen zum Herunterladen finden.
Bezahlte Organigramm-Tools
Sie können damit rechnen, dass Sie für Software, mit der Sie Organigramme erstellen können, zwischen 5 und über 100 US-Dollar pro Monat zahlen. Diese Programme eignen sich hervorragend, wenn Sie ein schnell wachsendes Unternehmen haben, viele Organigramme erstellen oder neben Organigrammen (wie Flussdiagrammen und Prozessdiagrammen) weitere Diagramme erstellen müssen. Viele der kostenpflichtigen Organigramm-Websites bieten kostenlose Testversionen an. Möglicherweise müssen Sie jedoch Ihre E-Mail-Adresse angeben, um Zugriff zu erhalten.
Die Preise für Organigramm-Software sind im Allgemeinen in verschiedene Funktionsstufen unterteilt. Zum Beispiel bietet der Starterplan von Pingboard drei Mitarbeitern Zugriff auf die Software, einschließlich Zugriff auf mobile Apps und E-Mail-Support zusätzlich zu den Funktionen im kostenlosen Plan. Ein Upgrade auf die Standard- oder Pro-Pläne von Pingboard bietet erweiterte Funktionen wie die Integration in Ihre HR- oder IT-Software und den Zugriff für Ihr gesamtes Personal.
Die besten Organigramme bieten Tools wie die Möglichkeit, detaillierte Mitarbeiterinformationen (Profile) anzuzeigen, die Diagramme farblich zu kennzeichnen, die Diagramme nach Name oder Jobtitel zu durchsuchen und sogar Mitarbeiterfotos hinzuzufügen.
Einige der nützlicheren Funktionen von Pingboard sind unten aufgeführt. Die ersten zehn Funktionen sind in der kostenlosen Version von Pingboard verfügbar, während für die vier unten gezeigten Funktionen ein Upgrade erforderlich ist:
Beispiel für kostenlose und kostenpflichtige Organigramm-Tools, die auf Pingboard verfügbar sind
3. Füllen Sie Ihr Organigramm aus
Je nachdem, aus welchem Grund Sie Ihr Organigramm erstellen, kann jeder Platzhalter nur einen Namen und einen Titel oder so viele Informationen enthalten, wie Sie in die einzelnen Felder passen. Wir empfehlen für die meisten Organigramme, in jedes Positionsfeld Folgendes aufzunehmen:
- Name (Name leer lassen, wenn Position offen ist)
- Abteilung (z. B. Verkauf / Marketing, Rechnungswesen, Betrieb)
- Rolle oder Berufsbezeichnung (z. B. Vertriebsmitarbeiter, Vorgesetzter, Sachbearbeiter, Kundenbetreuer)
- Wahlweise:
- Ort (wird verwendet, wenn die Mitarbeiter geografisch unterschiedlich sind, d. H. NY, TX, CA, oder wenn Sie mehrere Gebäude haben)
- Kontaktinformation
- Telefon (Nebenstelle oder Mobiltelefon)
- E-Mail (geschäftliche oder private E-Mail-Adresse für geschäftliche Kontakte)
- Foto / Kopfschuss
In einigen Organigrammprogrammen können Sie zusätzliche Informationen hinzufügen, damit sie eher wie ein Mitarbeiterverzeichnis funktionieren. Hier ist ein Beispiel von Pingboard, das vertrauliche Informationen zeigt, die nur der Pingboard-Administrator und der Mitarbeiter sehen können, einschließlich der Hemdgröße des Mitarbeiters und der Diät-Einschränkungen.
Vertrauliche Mitarbeiterinformationen auf Pingboard verfügbar, nur für Administratoren und Mitarbeiter sichtbar
Warum Ihr kleines Unternehmen ein Organigramm benötigt
Das tust du nicht müssen, zu … haben Sie haben ein Organigramm, aber als HR-Best Practice empfehlen wir Ihnen dies. Dafür gibt es mehrere Gründe:
- Verbesserung der Kommunikation zwischen Abteilungen und Teams
- Um Zeit zu sparen, indem geklärt wird, wer was tut
- Um Geschäftspartnern (Banken, Finanzpartnern) zu zeigen, dass Ihr Unternehmen für den Erfolg strukturiert ist und dass Sie Mitarbeiter haben, die entscheidende Rollen ausfüllen
- Um Ihnen bei der Planung von Wachstum und Übergang zu helfen
Ein Organigramm ist wie eine Telefonliste ein Werkzeug zur Verbesserung der Kommunikation durch Klärung Ihrer Berichtsstruktur. Dies spart Zeit, sodass Mitarbeiter, insbesondere neue, nicht fragen müssen: "Wer ist unsere IT-Person?", "Wem kann ich eine Frage zu den Leistungen an Arbeitnehmer stellen?" Oder "Wem berichtet mein Vorgesetzter?"
Organigramme sind häufig auch wichtig, wenn Sie einen Finanzierungsantrag stellen, da Investoren, Banken, Kreditgeber oder die SBA prüfen möchten, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist, um sicherzustellen, dass es wahrscheinlich erfolgreich ist und Ihr Unternehmen einen Kredit zurückzahlen kann.
In der Tat empfehlen wir eine Best Practice für HR, bei der zwei Versionen Ihres Organigramms vorhanden sind - eine, in der die aktuellen Mitarbeiterberichtsbeziehungen (zur Weitergabe an Ihre Mitarbeiter) und eine, die die Struktur Ihres Unternehmens bei Wachstum / Erweiterung oder wenn a Mitarbeiter verlässt.
In der zweiten Version Ihres Organigramms sind wahrscheinlich Positionen nicht besetzt - Platzhalter für Positionen, die Sie in Zukunft einstellen möchten. Hier ist ein Beispiel mit zwei offenen Positionen:
Beispiel-Organigramm mit offenen Positionen, die mit der kostenlosen Version von Pingboard erstellt wurden
Vorteile der Verwendung eines Online-Organigramms
Einer der Vorteile der Verwendung eines Cloud-basierten Organigramms wie Pingboard besteht darin, dass Sie es häufig mit vorhandenen Anwendungen synchronisieren können, sodass Daten, die sich in einem System ändern, z. B. G-Suite, Okta, Azure Active Directory oder ADP von Google, Das Organigramm wird automatisch aktualisiert, wodurch Sie Zeit sparen und doppelte Dateneingaben und Fehler vermeiden.
Beispiele für Tools zur Datensynchronisierung und zum Importieren, die auf Pingboard verfügbar sind
Ein weiterer Vorteil, den die meisten Online-Organigramme bieten, ist die Möglichkeit, Ihre Daten aus einer Tabelle oder Ihrer HR-Software zu importieren, obwohl dies normalerweise ein Upgrade auf eine kostenpflichtige Version erfordert. Mit Pingboard können Sie beispielsweise Daten aus einer Tabellenkalkulation oder von Google sowie Personal-, Sozial- und Gehaltsabrechnungssoftware wie ADP, Gusto, Justworks, Zenefits und andere importieren.
Die Quintessenz
Fragen Sie sich, bevor Sie wertvolle Bürozeit mit der Erstellung eines Organigramms verbringen - brauchen Sie wirklich ein Organigramm? Wenn Sie zwei Mitarbeiter haben und beide Ihnen Bericht erstatten, tun Sie dies wahrscheinlich nicht. Sobald Sie jedoch mehr Mitarbeiter einstellen, ist ein Organigramm ein wichtiges Instrument.
Wir empfehlen Ihnen, Ihr Organigramm zunächst einfach zu halten. Beispielsweise können Sie mit Pingboard ein kostenloses Organigramm auf einer Seite erstellen und es anschließend aktualisieren, indem Sie Felder, Linien oder Text hinzufügen oder löschen.
Was auch immer Sie tun, vergessen Sie nicht, Ihr Organigramm auf dem neuesten Stand zu halten, wenn Ihr Unternehmen wächst - Jobs, Mitarbeiter und Verantwortlichkeiten ändern sich. Die Komplexität Ihres Organigramms wird wahrscheinlich zunehmen, wenn Sie von drei Mitarbeitern auf 15 bis 50 wechseln. Speichern Sie also das erste, das Sie auf den Rücken einer Serviette gekritzelt haben - vielleicht blicken Sie eines Tages mit Nostalgie darauf zurück.
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