Rückvergütung oder Retro Pay ist eine Zahlung an einen Mitarbeiter, die den Unterschied zwischen dem, was er bezahlt hat, und dem, was er hätte bezahlen sollen, ausmacht. Dies tritt in der Regel auf, wenn bei der Berechnung des Gehalts ein Fehler aufgetreten ist, wenn die Gehaltserhöhung eines Mitarbeiters in der Mitte eines Gehaltszyklus eingeplant wurde oder wenn ein Bonus ausgezahlt wird, der während einer früheren Gehaltsperiode verdient wurde.
Wenn die Leute über eine rückwirkende Bezahlung sprechen, beziehen sie sich möglicherweise auf ein paar verschiedene Dinge. Schauen wir uns beide unten an.
Haftungsausschluss: Fit Small Business bietet keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Rückvergütungsberechnungen bei Ihrem Personal- / Gehaltsabrechnungsdienstleister oder Steuerberater bestätigen.
Regular Pay vs Retro Pay
Regelmäßige Bezahlung ist die Zahlung, die während eines Zahlungszeitraums erfolgt. Es ist eine einfache Berechnung der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit dem Lohnsatz. Bei der Rückvergütung handelt es sich jedoch um die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, multipliziert mit der Differenz zwischen dem, was gezahlt wurde, und dem, was hätte gezahlt werden müssen. Die rückwirkende Vergütung bezieht sich auf die vorherige Vergütungsperiode, um festzustellen, welche Vergütung fehlt. Hier ist ein einfaches Beispiel:
- 40 Stunden reguläres Entgelt bei 10 USD pro Stunde = 400 USD direktes Entgelt
- 40 Stunden, die 11 US-Dollar pro Stunde betragen sollten, aber 10 US-Dollar pro Stunde gezahlt wurden = 40 US-Dollar geschuldete Nachzahlung
Wenn die Berechnung des Retro-Gehalts wertvolle Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie die Verwendung einer Mitarbeiterplanungs- und Zeiterfassungssoftware in Betracht ziehen. Homebase lässt Mitarbeiter von einem GPS-fähigen Telefon aus einchecken und benachrichtigt sie und ihre Vorgesetzten, wenn sie vergessen haben, auszureisen. Sie können auch einen Wochenzeitplan in Minuten erstellen und sofort Zeitplanaktualisierungen an Ihr Team senden. Das Beste ist, dass Homebase mit beliebten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogrammen wie Gusto integriert ist, die wir im Folgenden empfehlen. Melde dich heute kostenlos an.
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Payroll Rules einschließlich Retro Pay sind durch Bundesgesetz vorgeschrieben
Die Abteilung für Löhne und Gehälter des Arbeitsministeriums (Department of Labour, DOL) gibt an, dass die Bezüge für jeden Lohnzeitraum und spätestens 12 Tage nach dem Ende des Lohnzeitraums gezahlt werden müssen. Die Staaten variieren in Bezug auf die Arbeitsrichtlinien wie Mindestlohn, Häufigkeit und Länge der Gehaltsperioden, Aufbewahrung von Unterlagen und ob ein Gehaltsscheck sofort nach Beendigung vorgelegt werden muss oder nicht.
Ähnlich wie bei der regulären Vergütung muss die rückwirkende Vergütung so bald wie möglich gezahlt werden, um die Einhaltung des Bundes- und Landesarbeitsrechts sicherzustellen. In den meisten Bundesstaaten bedeutet dies, dass der Arbeitnehmer einen separaten Scheck erhält oder den fälligen Lohn für die nächste Gehaltsperiode zahlt.
Landesgesetze, die negative Nachzahlungen oder verspätete Zahlungen untersagen
In einigen Bundesstaaten wie Kalifornien, New Jersey, Texas, Illinois und Washington kann ein Arbeitgeber für bereits geleistete und zu Unrecht bezahlte Arbeit kein höheres Entgelt zurücknehmen. In einigen Bundesstaaten wie Texas ist eine Voranmeldung erforderlich, bevor die Bezahlung gesenkt werden kann. Darüber hinaus werden in Illinois die Arbeitgeberstrafen für verspätete Lohnzahlungen, das Versäumnis, einen endgültigen Scheck rechtzeitig vorzulegen, oder das Versäumnis, den verdienten Urlaub auszuzahlen, festgesetzt.
Retro Pay vs Back Pay
Retro Pay ist nicht das gleiche wie rückvergüten. Retro Pay ist der Unterschied zwischen dem, was eigentlich gezahlt werden sollte und dem, was gezahlt wurde. Rückvergütung zahlt jemandem die Zeit, die er in der Vergangenheit gearbeitet hat und die er überhaupt nicht bezahlt hat. Im alltäglichen Dialog werden die Begriffe oft synonym verwendet - wenn auch falsch.
Nachzahlungen werden in der Regel gerichtlich angeordnet und unterliegen Schadensersatzansprüchen (die den Betrag der geschuldeten Nachzahlung verdoppeln). Dies ist weniger häufig. Es wird geprüft, ob ein Mitarbeiter nicht für alle geleisteten Arbeitsstunden bezahlt wurde, ob er als befreit eingestuft wurde oder ob er keine Überstunden bezahlt hat, wenn dies hätte sein müssen.
Das Fair Pay Act ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Gehaltsnachweise einzusehen und eine Rückvergütung für bis zu zwei Jahre anzufordern. Unsere empfohlene Lohnbuchhaltungssoftware Gusto speichert Lohnbuchhaltungsdokumente, einschließlich Stundenzettel, Gehaltsabrechnungen und Informationen zu Gehaltserhöhungen, in einem sicheren Dokumentenverwaltungssystem für Mitarbeiter. Klicken Sie hier, um Gusto 30 Tage lang kostenlos zu testen.
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Wie Retro Pay berechnen
Bei der Berechnung des Retro-Gehalts müssen Sie sich zuerst einige Fragen stellen. Sie müssen beispielsweise wissen, wie lange der Mitarbeiter falsch bezahlt wurde, wie hoch sein Lohn für den fraglichen Zeitraum tatsächlich war und welchen Lohn er für diese Arbeit hätte erhalten sollen. Andere Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind:
- Ist der Mitarbeiter stündlich oder angestellt, so wissen Sie, welchen Lohnsatz Sie verwenden müssen
- Ist der Mitarbeiter von Überstunden befreit oder müssen Überstunden berücksichtigt werden?
- Betrifft die rückwirkende Vergütung nur eine oder mehrere Vergütungsperioden?
- Wurde die rückwirkende Vergütung durch versäumte Arbeitsstunden verursacht (was sich auf Überstundenberechnungen auswirken kann und zu Überstundensätzen gezahlt werden muss) oder bestand nur eine Diskrepanz bei der Vergütung selbst?
In den meisten Fällen muss auch bei einem Gehaltsabrechnungsdienstleister die Nachzahlung außerhalb des regulären Zeitnehmungssystems ermittelt und manuell als sonstige Einkünfte in das Gehaltsabrechnungssystem eingegeben werden.
Hier sind zwei einfache Methoden zur Berechnung des Retro-Gehalts:
Berechnung des Retro-Stundenlohns
Für die stündliche Retro-Bezahlung müssen Sie wissen, wie viele Stunden zum falschen Satz bezahlt wurden. Dann müssen Sie wissen, wie hoch die Differenz zwischen dem bezahlten und dem zu bezahlenden Satz ist. Sie multiplizieren die Stunden mit der Differenz des Gehalts, um den Bruttobetrag des Retro-Gehalts zu erhalten. Von diesem Bruttobetrag sind Steuern zu erheben.
Beispiel: Sam wurden in der letzten Zahlungsperiode 80 Stunden gezahlt, wobei der falsche Tarif von 10 US-Dollar pro Stunde zugrunde gelegt wurde. Die korrekte Vergütung sollte 12 US-Dollar pro Stunde betragen. Hier ist die Mathematik:
$ 12 - $ 10 = $ 2 pro Stunde Unterschied
2 US-Dollar x 80 Stunden = 160 US-Dollar
160 US-Dollar sind der Bruttobetrag des Sam geschuldeten Retro-Gehalts
Berechnung des Retro Gehalts
Etwas schwieriger ist die Berechnung des Retro-Gehalts für Angestellte. Sie müssen zunächst den Unterschied zwischen dem Jahresgehalt und dem Gehalt kennen, das gezahlt werden sollte. Sobald Sie über diesen Betrag verfügen, müssen Sie die Anzahl der Abrechnungstage im Jahr kennen.
Beispiel: Das Jahresgehalt von Sue wurde basierend auf ihrer Leistungsbeurteilung von 57.500 USD auf 60.000 USD pro Jahr angehoben und sollte zu Beginn des Monats in Kraft treten. Der Monat begann jedoch einige Tage nach Beginn des Zahlungszeitraums, sodass ihr letzter Gehaltsscheck zum alten Satz von 57.500 USD ausgezahlt wurde, obwohl in diesem Zeitraum tatsächlich 12 Tage zum neuen Satz hätten ausgezahlt werden müssen. Hier ist die Mathematik:
60.000 US-Dollar - 57.500 US-Dollar = 2.500 US-Dollar Unterschied pro Jahr
Sie müssen die Gehaltsunterschiede durch die Anzahl der Abrechnungstage im Kalenderjahr dividieren. Glücklicherweise können Sie dies mit einem kostenlosen Kalender-Tool von workingdays.us herausfinden.
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Das gibt Ihnen die Diskrepanz bei der Bezahlung pro Tag. In unserem Beispiel haben wir angenommen, dass das Kalenderjahr 251 Arbeitstage hat. Hier ist die Mathematik, um zu berechnen, wie viel Sue am Tag unterbezahlt war:
2.500 USD ÷ 251 Arbeitstage / Zahltage im Kalenderjahr = 9,96 USD
(9,96 US-Dollar ist die Lohnunterschiede pro Tag)
Das Letzte, was Sie wissen müssen, ist, wie viele Arbeitstage falsch bezahlt wurden. Multiplizieren Sie den Tagessatz mit der Anzahl der Tage, und Sie haben Ihren Brutto-Nachzahlungsbetrag fällig.
9,96 USD x 12 Tage = 119,52 USD
119,52 USD ist der Bruttobetrag der Retro-Bezahlung, die Sue schuldet
Retro Lohnrechner
Wie Sie sehen, müssen Sie ein wenig rechnen, um das Retro-Gehalt zu berechnen. Wir haben einen einfachen Retro-Gehaltsrechner mit einer Optionsschaltfläche zur Verfügung gestellt, mit der Sie nachträgliche Gehaltsbeträge für einen Stunden- oder einen Angestellten berechnen können. Unser einfacher Retro-Lohnkalender kann jedoch die Auswirkung von Überstunden in früheren Lohnperioden nicht berechnen.
Einfacher Retro Lohnrechner
Verarbeitung von Retro Pay
Die beste Vorgehensweise zum Verwalten von Abrechnungsfehlern wie Retro Pay besteht darin, eine separate Abrechnung durchzuführen oder den Betrag manuell mit einem kostenlosen Online-Gehaltsrechner zu berechnen, wie im Folgenden dargestellt. Auf diese Weise können Sie den Mitarbeiter bezahlen, sobald Sie den Fehler bemerken.
Retro Pay ist steuerpflichtig, unabhängig davon, ob es sich um eine Pauschalvergütung handelt oder ob es in Ihrer vorhandenen Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware zur nächsten Abrechnung hinzugefügt wird. Unabhängig davon müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Steuerabzüge für die rückwirkende Zahlung vornehmen.
Kostenloser Gehaltsrechner mit Steuern und Abzügen von www.paycheckmanager.com
Bei einigen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleistern, die für jeden Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess eine Gebühr erheben, kostet eine spezielle Lohn- und Gehaltsabrechnung jedoch zusätzlich. In den meisten Staaten ist es akzeptabel, zu warten und den zusätzlichen Betrag dem Scheck des Mitarbeiters während des nächsten Gehaltszyklus hinzuzufügen. Beachten Sie jedoch, dass Sie, wenn Überstunden in der Zahlungsperiode anfallen, in der der Fehler begangen wurde, Überstunden berücksichtigen und / oder bei der Berechnung des Retro-Gehalts einen Überstunden-Gehaltssatz verwenden müssen.
Situationen, in denen Retro Pay erforderlich sein könnte
Es gibt häufige Situationen, in denen in einem kleinen Unternehmen eine Nachzahlung erfolgen kann. Dies ist normalerweise ein Unfall, der typischerweise als Dateneingabe oder Kommunikationsfehler auftritt. Beispielsweise werden falsche Informationen von der Zeitkarte eingegeben oder eine Gehaltserhöhung oder ein Bonus wurde gegeben, aber der Person, die die Gehaltsabrechnung durchführt, nicht mitgeteilt.
Nehmen wir zum Beispiel an, der Manager verspricht dem Mitarbeiter: „Ich erhöhe Ihr Gehalt um 2 US-Dollar pro Stunde, sobald Sie Ihre Lizenz erhalten.“ Der Mitarbeiter erhält seine Lizenz am 5. Mai und bemerkt dann, dass die Gehaltserhöhung um 2 US-Dollar nicht hinzugefügt wurde zu ihrem Gehaltsscheck 15. Mai. Der Mitarbeiter geht dann zu dem Manager, der die Stundendifferenz als Nachzahlung verarbeiten muss. Hier sind noch einige Beispiele:
Eine Gehaltserhöhung: Ein Mitarbeiter erhielt vom Eigentümer eine Gehaltserhöhung von 1,15 USD pro Stunde, der Eigentümer vergaß jedoch, die Gehaltsabrechnung mitzuteilen. Die Gehaltsabrechnung führte den letzten Gehaltsscheck des Mitarbeiters anhand des alten Gehaltssatzes aus, um dessen Einkommen zu berechnen. Der Arbeitnehmer muss die Differenz für alle Stunden in der Vorperiode bis zu dem Datum, an dem die Erhöhung wirksam werden sollte, als Nachzahlung zahlen.
1,15 USD pro Stunde x # falsch bezahlte Stunden = fällige Bruttorückvergütung in USD
Ein Schaltdifferential: Ein Mitarbeiter arbeitet normalerweise als Server, arbeitet jedoch eine Schicht pro Woche als Vorgesetzter mit einem Schichtunterschied von 0,50 USD pro Stunde. Der Mitarbeiter wurde für alle Stunden bezahlt, aber acht dieser Stunden wurden mit dem regulären Lohnsatz und nicht mit dem Lohnsatz des Vorgesetzten bezahlt. Daher muss der nächste Scheck mit 4 US-Dollar zusätzlichem Einkommen als Retro-Lohn angepasst werden:
8 Stunden x $ .50 = $ 4 Bruttorückvergütung fällig
Im Laufe der Zeit: Ein Angestellter hat letzte Woche 43 Stunden gearbeitet, aber seine Zeit wurde als 40 Stunden auf die Gehaltsliste gesetzt, was normalerweise der Fall ist. Ihre übliche Vergütung beträgt 18 US-Dollar pro Stunde. Die zusätzlichen drei Stunden Retro-Gehalt müssen nicht nur bezahlt werden, sondern auch zu anderthalb Zeitpunkten, da sie als Überstunden in der vorherigen Vergütungsperiode berechnet werden.
$ 18 x 1,5 = $ 27
27 US-Dollar x 3 Stunden = 81 US-Dollar Brutto-Retro-Gehalt fällig
Ein Bonus: Der Mitarbeiter erhielt einen Bonus von 300 US-Dollar für die von ihm verkauften Dienstleistungen, erhielt den Bonus jedoch nicht für den Zahlungszeitraum. Der Bonus kann mit einem separaten Scheck als Nachzahlung ausgezahlt werden.
Die Quintessenz
Retro-Bezahlsituationen passieren. Für Sie als Arbeitgeber ist es am wichtigsten zu wissen, dass Sie das Problem angehen müssen, sobald Sie davon erfahren. Eine bewährte Methode besteht darin, das Retro-Gehalt zu berechnen und den Mitarbeiter mit einer separaten Zahlung zu bezahlen, z. B. einem Scheck oder einer direkten Einzahlung, sobald Sie feststellen, dass er nicht ordnungsgemäß bezahlt wurde. In den meisten Bundesstaaten dürfen Sie jedoch warten und den Nachzahlungsbetrag auf die Einnahmen der nächsten Auszahlungsperiode aufaddieren.
Der beste Weg, um Probleme mit der Retro-Bezahlung zu vermeiden, ist die Verwendung eines Gehaltsabrechnungssystems wie Gusto, das in die Zeitnehmungssoftware Homebase integriert ist. Auf diese Weise kommt es nicht zu Fehlern bei der Dateneingabe, wenn Sie die geleisteten Arbeitsstunden von Ihrer Zeitschaltuhr in Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem verschieben. Gusto bietet auch Personal- und Gehaltsabrechnungsunterstützung, um sicherzustellen, dass Ihre Gehaltsabrechnungsfragen korrekt beantwortet werden.
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