Einrichten von Insightly in 7 Schritten

Insightly ist eine intuitive CRM-Software (Customer Relationship Management), die sich ideal für kleine Unternehmen eignet, die sowohl Vertrieb als auch Projektmanagement kombinieren möchten. Zum Einrichten des CRM gehört das Verständnis seiner hierarchischen Struktur, der Aufbau einer soliden Grundlage mit Vertriebsfunktionen wie Leads, Opportunities und Pipelines, das Erstellen von Sicherheitsberechtigungen sowie das Erstellen benutzerdefinierter Berichte und Dashboards.

Insightly ist ein leistungsstarkes CRM mit einer intuitiven Benutzeroberfläche für die Abwicklung von Verkauf und Projektmanagement. Es ist auch anpassbar und in der Lage, basierend auf den zahlreichen Variationen von Daten, die Sie sammeln können, zu verfolgen und Berichte zu erstellen. Wenn Sie Insightly noch nicht verwenden, erstellen Sie ein kostenloses Konto, damit Sie die Schritte in diesem Lernprogramm ausführen und das CRM ordnungsgemäß einrichten können.

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1. Erfahren Sie, wie aufschlussreich die Organisation ist

Bevor Sie mit der CRM-Implementierung beginnen, sollten Sie sich mit den Begriffen von Insightly und deren Organisation vertraut machen. Dies ist die hierarchische Struktur oder Taxonomie des CRM. Es enthält die im CRM angezeigten Elementtypen, z. B. Objekte, Datensätze und Felder, die Ihnen helfen, die Beziehung zwischen diesen Elementen zu verstehen, bevor Sie mit dem Erstellen von Kontakten, Verkaufschancen und Projekten beginnen.

Nachfolgend sind die Elemente aufgeführt, aus denen sich die Organisationsstruktur von Insightly zusammensetzt:

Navigationsobjekte

Das Erlernen der Verwendung von Insightly wird einfacher, wenn Sie wissen, wie es organisiert ist. In der linken Navigationsleiste sehen Sie Objekte. Hierbei handelt es sich um Datensatztypen, die Sie in Insightly hinzufügen können und in denen alle wichtigen Informationen gespeichert sind. Sie haben Standardobjekte und die Möglichkeit, benutzerdefinierte Objekte zu erstellen, die für Ihr Unternehmen einzigartig sind.

Hier sind die Standardobjekte und wie sie in Insightly definiert sind:

Kontakte: Personen, die mit Ihrem Unternehmen verbunden sind und an die Sie verkaufen oder Dienstleistungen erbringen.
Führt: Potenzielle Kunden und Kontakte; Personen, mit denen Sie gesprochen haben und die sich noch nicht in Ihrer Vertriebspipeline befinden (d. h. nicht qualifiziert). Wenn sie zu einer Verkaufschance werden, werden sie zu einem Ansprechpartner.
Organisationen: Unternehmen, mit denen Sie Geschäfte tätigen, können mit Kontakten verknüpft werden, die mit diesem Unternehmen verbunden sind, und umgekehrt. Organisationen sind besonders hilfreich, wenn Sie mit mehreren Personen aus demselben Unternehmen sprechen.
Chancen: Datensätze, die in Ihrer Pipeline angezeigt werden und Informationen wie Name, Wert, Gewinnwahrscheinlichkeit, prognostiziertes Abschlussdatum und mehr enthalten. Gelegenheiten sind hilfreich, um den Erfolg Ihrer Produkte und einzelner Vertriebsmitarbeiter zu verfolgen und Ihre Pipeline zu verwalten.
Projekte: Ergebnisse oder Arbeiten, die nach dem Abschluss eines Verkaufs ausgeführt werden sollen, werden mit Pipelines oder Meilensteinen verwaltet.
Aufgaben: Eine Aufgabenliste mit Aufgaben für Vertrieb, Projekte und die tägliche Arbeit, die mit einem anderen Datensatz verknüpft werden kann, z. B. einem Projekt oder einer Opportunity. Verwenden Sie beispielsweise Aufgaben, um Folgeaufrufe und Besprechungen mit Leads oder Kunden zu planen.
Veranstaltungen: Dies sind wichtige Daten, die mit Ihrem Insightly-Kalender verbunden und mit Datensätzen verknüpft werden können. Sie befinden sich auf der Registerkarte Aktivität eines Kontakts und werden über die Dropdown-Liste Aktivität hinzufügen erstellt.
Emails: E-Mails können direkt von Ihrem E-Mail-Anbieter wie Google Mail oder Outlook für eingehende und ausgehende E-Mails gespeichert und an den Kontakt- oder Organisationsdatensatz angehängt werden. Sie befinden sich auf der Registerkarte Aktivität.
Anmerkungen: Nachrichten, die Sie einem Datensatz hinzufügen können. Sie finden sie auf der Registerkarte "Verwandte".

Objekte in der Navigationsleiste
Mit freundlicher Genehmigung von Insightly

Der Weg eines Führers

Aufzeichnungen

Datensätze befinden sich in den Objekten (z. B. Kontakten, Organisationen, Aufgaben) und enthalten Felder. Sie organisieren die gesammelten Daten und können mit anderen Datensätzen verknüpft werden. Zeichnet die Funktion basierend auf der Einrichtung des Objekts auf. Ein Unternehmen, das Motorräder herstellt, kann beispielsweise einen Opportunity-Datensatz mit einem Feld für eine Dropdown-Liste verschiedener Motorradmodelle erstellen, die von einem Vertriebsmitarbeiter ausgewählt werden können.

Felder

Felder befinden sich in einem Datensatz und sind die Orte, an denen Sie als Benutzer Informationen eingeben. Diese Daten sind wichtig, damit Ihr Unternehmen sie anhand von Standardfeldern wie Name, Telefon, E-Mail-Adresse und Adresse nachverfolgen kann. Benutzerdefinierte Felder, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind, können hinzugefügt werden, z. B. Rechnungs-ID-Nummern, Überweisungsinformationen, Vertragsverlängerungsdatum und Projekttypen.

2. Konfigurieren Sie Insightly für Ihre spezifischen Anforderungen

Wenn Sie ein starkes Fundament für Ihr CRM aufbauen, können Sie und Ihr Team schnell und ohne Unterbrechung mit der Arbeit beginnen. Als Administrator möchten Sie einige Zeit für das Erstellen benutzerdefinierter Felder, das Verbinden von E-Mails und für die Integration von Drittanbietern aufwenden. Wenn Sie ein wenig technikfähig sind, sollten diese Schritte nicht lange dauern. Wir beginnen mit dem Verkaufsprozess, der zum Erstellen Ihrer Pipeline verwendet wird.

Definieren Sie Ihren Verkaufsprozess

Ein Verkaufsprozess stellt die Aktionen dar, die ein Verkäufer ausführt, um einen Interessenten zu einem geschlossenen Kunden zu verschieben. Sie werden Ihre Vertriebspipeline. Jedes Unternehmen verfügt über Aktionen, die spezifisch dem entsprechen, was es verkauft und an wen es verkauft. Es gibt jedoch grundlegende Schritte, die in den meisten Verkaufsprozessen auftreten. Am wichtigsten ist der Aufbau eines Prozesses, der sowohl wiederholbar als auch skalierbar ist. Denken Sie daran, dass sich Ihr Prozess möglicherweise weiterentwickelt, insbesondere wenn Ihr Unternehmen neu ist.

Hier sind die allgemeinen Phasen des Verkaufsprozesses:

Aussicht
Erstkontakt
Qualifikation (Forschung und Entdeckung)
Vorhanden
Auswertung
Schließen

Bestimmen Sie Ihre benutzerdefinierten Felder

Stellen Sie vor dem Importieren Ihrer Kontakte sicher, dass Ihre Daten in die Standardobjekte, -datensätze und -felder von Insightly passen. Standardfelder (Standardfelder) sind beispielsweise Name, Adresse, Telefon und E-Mail. Hier ist ein Link zu Insightlys Standardfeldern.

Wenn Ihre Daten jedoch nicht in diese Standardfelder passen, können Sie benutzerdefinierte Felder erstellen. Benutzerdefinierte Felder sind diejenigen, die für das Geschäft spezifisch sind, das Sie in Ihrem vorherigen CRM (oder in einer Tabelle) erstellt haben und in Insightly importieren möchten. Sie können benutzerdefinierte Felder für Kontakte, Organisationen, Opportunities und Projekte erstellen.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie benutzerdefinierte Felder erstellen müssen, um Ihre Datensätze aufzunehmen:

Klicken Sie oben rechts auf die Systemeinstellungen.
Klicken Sie in der Liste links auf Objekte und Felder.
Wählen Sie Ihr Objekt (wahrscheinlicher Kontakt) und klicken Sie dann auf Objektfelder.
Klicken Sie auf Neues Feld und wählen Sie einen Feldtyp. Von hier aus werden Sie durch die Felder geführt, die Sie ausgewählt haben.

Angepasste Felder erstellen
Mit freundlicher Genehmigung von Insightly

Verbinden Sie Ihre E-Mail

Durch Verbinden Ihres E-Mail-Kontos können Sie Nachrichten aus Insightly heraus senden, E-Mail-Vorlagen verwenden und Ihre E-Mails automatisch auf der Registerkarte E-Mails in der Navigationsleiste speichern. Es funktioniert mit Google Mail, Office 365 Outlook, Outlook.com (einschließlich Hotmail) und SMTP-Servern wie Microsoft Exchange. Es gibt auch ein E-Mail-Add-On (Google Mail und Outlook) namens Sidebar, mit dem Sie Kontakte und Leads erstellen, Datensätze anzeigen und Ihr CRM über Ihren Posteingang durchsuchen können.

E-Mail wird verbunden.
Mit freundlicher Genehmigung von Insightly

Installieren Sie Integrationen von Drittanbietern

Dies ist hier eher als Erinnerung als als „nächster Schritt“ aufgeführt. Vermutlich kennen Sie die Integrationsoptionen von Insightly, wenn nicht, sehen Sie sich diese Liste an. Neben Outlook und G Suite können Sie auch Daten für andere Drittanbieteranwendungen wie Mailchimp, Slack und QuickBooks anzeigen und freigeben, ohne das CRM zu verlassen. Wenn es sinnvoll ist, jetzt eine Verbindung herzustellen, gehen Sie zu Systemeinstellungen, Integrationen und klicken Sie auf die Schaltfläche Installieren, um Ihre Anwendung hinzuzufügen. Insightly wird Sie durch den Prozess führen.

Mit Insightly ist es einfach, eine solide Grundlage zu schaffen. Das Importieren von Daten, das Verbinden von E-Mails und das Hinzufügen von Integrationen von Drittanbietern ist im CRM problemlos möglich. Die Anpassungsoptionen liefern die Daten, die zur Verwaltung und Messung der Leistung Ihres Teams erforderlich sind. Klicken Sie hier, um kostenlos anzufangen.

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3. Richten Sie Sales Management ein

Die wichtigsten Elemente, die Sie einrichten müssen, um mit dem Verwalten von Verkäufen zu beginnen, sind Ihre Leads, Pipelines, Opportunities und Aktivitätssätze - eine Reihe von Anweisungen zum Erstellen von Aufgaben oder Ereignissen. Wenn Sie diese Komponenten eingerichtet haben, schließen Sie den in Schritt 2 definierten Verkaufsprozess an Ihre Pipeline an.

Erstellen Sie eine Verkaufspipeline

Eine Pipeline ist Ihr Verkaufsprozess in einer linearen Abfolge von Schritten. Es wird angezeigt, wo sich die einzelnen Opportunities zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden und welche Schritte erforderlich sind, um sie zu schließen. Um eine Pipeline einzurichten, gehen Sie zu Systemeinstellungen und dann zu Pipelines, fügen Sie einen Pipeline-Namen hinzu (z. B. Service Sales) und klicken Sie auf Add Pipeline. Wenn Sie Ihren Verkaufsprozess definiert haben, fügen Sie die Namen in die Phasen Ihrer Insightly-Pipeline ein. Wenn Sie über mehrere Prozesse verfügen, können Sie weitere Pipelines erstellen, die den jeweiligen Prozessen entsprechen.

Es gibt auch eine Kategorie, um die Wahrscheinlichkeit des Abschlusses der Opportunity für einen Kunden hinzuzufügen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, lassen Sie das Feld leer oder geben Sie Ihre besten Tipps ein, bis Sie es erhalten. Mit der Option Aktivitätssatz können Sie für jede Phase einen automatisierten Satz von Aufgaben und Ereignissen hinzufügen, wie im vorherigen Abschnitt erläutert.

Um eine Aktivität hinzuzufügen, wechseln Sie zur Registerkarte Pipelines unter Systemeinstellungen, klicken Sie auf den Link Edit Stages (Phasen bearbeiten) neben der zu bearbeitenden Pipeline und bearbeiten Sie die Phase, indem Sie den Aktivitätssatz aus dem Dropdown-Menü auswählen. Klicken Sie auf Speichern.

Einrichten einer Pipeline
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Pipeline in einem Opportunity-Datensatz
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Aktivitätsgruppen definieren und hinzufügen

Ein Aktivitätssatz besteht aus einer Reihe von Anweisungen zum Erstellen von Ereignissen und Aufgaben für einen bestimmten Geschäftsprozess. Sie können verwendet werden, um Aktivitäten für Leads, Kontakte, Organisationen, Opportunities und Projekte zu erstellen. Wenn das Marketing beispielsweise neue Messeleads akquiriert, die drei erste Schritte für die Nachverfolgung durch den Vertrieb erfordern, können diese mithilfe eines Aktivitätsschritts automatisch eingerichtet werden. Dies erleichtert das manuelle Zuweisen von Aufgaben.

Hier ist ein Beispiel für das Definieren und Verwenden von automatisierten Aktivitätssätzen in einer Vertriebspipeline:

Beispiele für Sales-Pipeline-Aktivitätssätze


Pipeline-Phase	Aktivitätsset
Neuer Blei kommt herein	Rufen Sie Blei, E-Mail Informationen PDF
Kontakt versucht	Senden Sie eine Folge-E-Mail, planen Sie einen Anruf
Kontakt hergestellt	Besprechung planen, Leihinformationspaket senden
Warten auf Papierkram	Checkliste senden, Finanzinformationen anfordern
Verwiesen	Nehmen Sie Kontakt mit den Kreditgebern auf, planen Sie einen Follow-up-Anruf
Geschlossen	Mit dem Kreditgeber abschließen, Buchhaltung benachrichtigen

Hier sind die Schritte zum Hinzufügen eines Aktivitätssatzes:

Gehen Sie zu Systemeinstellungen und dann zu Aktivitätssätzen.
Geben Sie im Feld Aktivitätssatzname einen Namen für den Satz ein.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Objekte (z. B. Kontakte, Leads), die diese Aktivität verwenden.
Klicken Sie auf den Link Bearbeiten, um Aktivitäten hinzuzufügen.
Wählen Sie den Typ (Aufgabe oder Ereignis) aus, der hinzugefügt werden soll.
Füllen Sie die Details für das sich öffnende Fenster aus und klicken Sie auf Neue Aktivität hinzufügen.

Hinzufügen eines Aktivitätssatzes
Mit freundlicher Genehmigung von Insightly

Hinzufügen einer Aufgabe als Aktivitätssatz
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Aktivieren Sie die Leadverwaltung

Leads sind Ihre potenziellen Kunden und Kontakte - Personen, mit denen Sie bereits Kontakt aufgenommen haben, die jedoch noch nicht qualifiziert sind und die sich in Ihrer Pipeline befinden. Ein Beispiel wäre jemand, mit dem Sie auf einer Messe gesprochen haben und der zunächst Interesse an Ihren Verkäufen gezeigt hat, für dessen Qualifizierung Sie jedoch keine weiteren Diskussionen geführt haben. Um dies zu aktivieren, klicken Sie auf Systemeinstellungen, dann auf Leadverwaltung und aktivieren Sie die Leadverwaltung. Das Leads-Symbol wird in der Navigationsleiste angezeigt.

Aktivieren der Leadverwaltung
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Nach der Aktivierung können Sie neue Leads einzeln im Leads-Bereich hinzufügen oder als CSV- oder Excel-Datei importieren. Innerhalb des Lead-Datensatzes befindet sich ein Statusfeld, in dem Sie nachverfolgen können, wo sie sich in Ihrem Verkaufsprozess befinden. Jeder Ihrer Lead-Status entspricht einem von zwei Statustypen, die als offen oder geschlossen definiert sind:

OFFEN oder GESCHLOSSEN mit fünf Standardstatus:

"OPEN - NotContacted" ist ein offener Standardstatus
"OPEN - AttemptedContact"
"OFFEN - kontaktiert"
"GESCHLOSSEN - Disqualifiziert" sind Leads, bei denen Sie feststellen, dass sie nicht qualifiziert sind
"GESCHLOSSEN - Konvertiert" sind Leads, die Sie schließen oder die in Opportunities konvertiert sind, die Insightly automatisch mit diesem Status markiert

Lead-Datensatz mit Lead-Status
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Neue Opportunities hinzufügen

Opportunities sind die Datensätze, die in Ihrer Pipeline angezeigt werden und Informationen wie Name, Wert, Gewinnwahrscheinlichkeit, prognostiziertes Abschlussdatum und mehr enthalten. Gelegenheiten sind hilfreich, um den Erfolg von Produkten und einzelnen Verkäufern zu verfolgen und Ihre Pipeline zu verwalten. Sie können Opportunities auf zwei Arten hinzufügen: Importieren Sie vorhandene Opportunities, indem Sie auf die Registerkarte "Opportunities" und anschließend auf "Importieren" klicken, auf die Schaltfläche "Neues Element hinzufügen" (+) klicken und "Neue Opportunity hinzufügen" auswählen.

Neue Opportunity hinzufügen
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Richten Sie ein einheitliches Benennungsmuster für Opportunities ein, damit die Suche nach ihnen einfacher wird. Füllen Sie dann die anderen Felder auf der Seite aus.

Die Felder, die Sie ausfüllen sollten, sind:

Organisation: Die Organisation, mit der Sie den Vertrag abschließen.
Kategorie: Möglichkeiten zur Kennzeichnung von Opportunities (z. B. Produkte, Dienstleistungen).
Gewinnwahrscheinlichkeit: Die Wahrscheinlichkeit, dass der Deal gewonnen wird, wird in Prozent von 0 bis 100 ausgedrückt.
Prognoseschlussdatum: Das voraussichtliche Abschlussdatum.
Opportunity-Wert: Wählen Sie die Währung und geben Sie ganze Zahlen ein (keine Kommas oder Dezimalstellen).
Benutzerdefinierte Felder: Administratoren können benutzerdefinierte Felder in den Systemeinstellungen hinzufügen oder entfernen.
Beschreibung: Schreiben Sie eine kurze Notiz über die Gelegenheit.
Pipeline und Phasen: Wählen Sie die Pipeline und die Bühne aus den Dropdown-Listen aus.
Berechtigungen: Sichtbarkeit der Opportunity (z. B. alle, Einzelpersonen).

Kategorien zu Opportunities hinzufügen

Wenn Sie über mehrere Arten von Produkten und Dienstleistungen verfügen, können Sie Opportunity-Kategorien einrichten. Kategorien können auch Projekten, Dateien und Aufgaben hinzugefügt werden. Um eine Kategorie hinzuzufügen, klicken Sie auf das Menü Systemeinstellungen und dann auf Kategorien unter Datenverwaltung. Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen, benennen Sie sie und aktivieren Sie die Kontrollkästchen (z. B. Projekte, Opportunities), in denen die Kategorie angezeigt werden soll.

Kategorien hinzufügen
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4. Richten Sie Berechtigungen ein

Bevor Sie Benutzer hinzufügen, sollten Sie wissen, wie Sie Insightlys Benutzerberechtigungen einrichten. Alle Versionen verfügen über einfache Berechtigungen, mit denen Sie die Sichtbarkeit und die Aktionen eines Benutzers in den CRM-Datensätzen grundlegend steuern können. Die Editionen Professional und Enterprise bieten erweiterte Berechtigungen mit genauerer Steuerung. Wie Sie Ihre Berechtigungen einrichten, hängt von Ihrem Plan, der Unternehmensgröße und der Kontrolle ab, die Sie Benutzern geben möchten.

Schließlich werden wir uns mit dem Import Ihrer Daten befassen:

So funktionieren einfache Berechtigungen

Einfache Berechtigungen sind in allen Abonnements enthalten, einschließlich der kostenlosen Version. Sie können als Administrator die Fähigkeit Ihrer Benutzer steuern, Datensätze anzuzeigen und zu aktualisieren. Sobald Berechtigungen festgelegt wurden, zeigt Insightly nur Datensatztypen, Links und Aktionen an, die der Benutzer sehen darf.

Hier sind die zwei Arten von Benutzern:

Standard: Kann Datensätze anzeigen, bearbeiten oder löschen, zu deren Anzeige sie berechtigt sind, kann jedoch nicht auf die Systemeinstellungen zugreifen, um Benutzer hinzuzufügen, benutzerdefinierte Felder zu erstellen und andere Aktionen auszuführen.
Administratoren: Kann alle Datensätze anzeigen, Systemeinstellungen und Berechtigungen ändern und auf Abrechnungsseiten zugreifen.

Als Administrator können Sie Benutzern die Standardsichtbarkeit zum Bearbeiten, Anzeigen und Löschen gewähren, sodass sie bei jeder Erstellung eines Objekts oder Datensatzes die Sichtbarkeit dieses Elements auswählen können. Wenn Sie auf Jeder klicken, können alle anderen Benutzer den Datensatz anzeigen. Nur Ersteller beschränkt die Sichtbarkeit auf die Person, die das Element erstellt, und auf Administratoren.

Sichtbarkeit einrichten
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So funktionieren erweiterte Berechtigungen

Erweiterte Berechtigungen sind nur in Professional- und Enterprise-Editionen verfügbar. Die Verwendung dieser Funktion bietet Ihren Benutzern eine höhere Granularität für den Zugriff auf Aufzeichnungen und die Navigation. Sie können Berechtigungsebenen basierend auf Benutzergruppen einrichten. Folgende Arten von Berechtigungen sind verfügbar:

Profile: Steuern Sie, welche Objekte von Benutzern angezeigt und geändert werden können - einschließlich Lesen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Aktionen für Objekte.
Organisationsweite Freigabe: Definiert die Standardebene für die Freigabe von Objekten. Beispielsweise können Sie ein Objekt für alle Benutzer öffnen (Öffentlich).
Rollen: Steuern Sie, welche Datensätze Benutzer durch eine Freigabehierarchie sehen, z. B. lassen Sie Manager die Datensätze ihrer Mitarbeiter anzeigen.
Freigaberegeln: Hiermit können Sie Ausnahmen zu Rollen festlegen und die Sichtbarkeit von Datensätzen erweitern, z. B. Manager, die ihre Ansichten mit anderen Managern teilen möchten.

Der Unterschied zwischen Benutzern, Sicherheit, Sichtbarkeit und Aktionen zwischen einfachen und erweiterten Berechtigungen:

Einfache und erweiterte Berechtigungen auf einen Blick


Benutzer	Einfache Berechtigungen	Erweiterte Berechtigungen
Benutzertypen	Administratoren, Standardbenutzer und Teams	Administratoren und Standardbenutzern können benutzerdefinierte Profile und Rollen zugewiesen werden. Profile begrenzen die Arten von Datensätzen, die sichtbar und änderbar sind. Rollen ermöglichen den Zugriff auf die Datensätze anderer.
Sicherheit einzelner Datensätze	Jeder Datensatz verfügt über eine Sichtbarkeitseinstellung, die bestimmten Benutzern und / oder Teams Zugriff gewährt	Der Zugriff auf die einzelnen Datensätze basiert auf der Eigentümerschaft, der Person, der sie zugewiesen sind, den Rollen, an die sie Bericht erstatten, und den Freigaberegeln einer Rolle.
Sichtbarkeit des Benutzers	Datensätze, die sie besitzen, ihnen zugewiesen oder mit den Sichtbarkeitsberechtigungen der einzelnen Datensätze sichtbar gemacht haben	Datensatztypen und Navigationsregisterkarten. Datensätze im Besitz, zugewiesen oder im Besitz / zugewiesen von Benutzern unter ihnen in der Rollenhierarchie.
Benutzeraktionen	Jeder Benutzer kann Datensätze erstellen, bearbeiten und löschen, es gibt jedoch keine schreibgeschützte Option. Benutzer können daran gehindert werden, Datensätze zu exportieren	Profile gewähren Benutzern Berechtigungen zum Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Datensätzen bestimmter Typen, z. B. Opportunities. Es kann verhindert werden, dass Benutzer Datensätze exportieren.

5. Fügen Sie Benutzer mit Berechtigungen hinzu

Um einen Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf Systemeinstellungen, Benutzerliste und dann auf Benutzer hinzufügen. Befolgen Sie die Schritte, um den Benutzer hinzuzufügen, dem eine Aktivierungs-E-Mail gesendet wird. Nach dem Erstellen können Sie ihre Sicherheitsberechtigungen einrichten. Diese Einstellungen finden Sie unter Sicherheit in den Systemeinstellungen.

Benutzer hinzufügen
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Erstellen Sie Teams für Gruppenberechtigungen

Ein Team ist eine Gruppe von Benutzern mit bestimmten Berechtigungen, die allen Mitgliedern dieser Gruppe zugeordnet sind. Sie können Sicherheitsberechtigungen für bestimmte Elemente (z. B. E-Mails) in Datensätzen festlegen, die Benutzern in dieser Gruppe nicht angezeigt werden sollen. Es ist auch eine bequeme Möglichkeit, Aufgabenlisten nach Gruppen zu filtern, um alle Aufgaben zu sehen, die Mitgliedern dieses Teams zugewiesen wurden. Klicken Sie zum Einrichten eines Teams auf den Link Teams unter Systemeinstellungen. Nennen Sie das Team und fügen Sie die Benutzer hinzu, die Teil dieses Teams sein sollen.

6. Bereiten Sie die Daten für den Import vor

Der einfachste Weg, Daten in Ihr CRM zu bekommen - wenn Sie relativ wenige Kontakte haben -, besteht darin, sie manuell einzugeben. Klicken Sie einfach auf Neu hinzufügen, füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie jedoch viele Kontakte haben, verwenden Sie die Importfunktion von Insightly. Überprüfen Sie zunächst Ihr Datensatzlimit auf der Seite Abrechnung und Konto. Beginnen Sie dann mit nur wenigen Datensätzen, um den Prozess und die Integrität der Daten zu testen.

Um einen Import zu starten, klicken Sie auf den Link Kontakte und dann auf Kontakte und Notizen importieren. Sie erhalten einen Bildschirm, in dem Sie das Programm auswählen können, aus dem Sie importieren möchten, und Insightly kümmert sich um den Rest. Wenn Ihr Programm nicht aufgeführt ist, legen Sie fest, ob Sie Ihre Daten in eine CSV- oder Excel-Datei exportieren sollen. Durchsuchen Sie Google nach "Exportieren von Kontakten nach Excel (Name Ihres Programms)", um herauszufinden, ob und wie Sie Daten aus Ihrem Programm in eine Excel-Datei exportieren können.

Importoptionen
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Verwenden Sie zum Importieren eine Tabelle

Wenn Sie Ihre Daten in einer CSV- oder Excel-Tabelle gespeichert haben, kehren Sie zum oben genannten Fenster "Kontakte importieren" zurück und wählen Sie "Kontakte aus einer CSV-Datei importieren". Wählen Sie Ihre Datei aus und klicken Sie auf Hochladen. Daraufhin wird ein Fenster geöffnet, das dem folgenden Bild entspricht. Insightly versucht, die verfügbaren Insightly-Felder mit den Daten in jeder Spalte Ihrer Tabelle abzugleichen. Wenn eine Spalte in Ihrer Excel-Datei nicht erkannt wird, können Sie das entsprechende Insightly-Feld auswählen.

Pro-Tipp: Für jeden Kontakt ist ein Vorname erforderlich. Ordnen Sie Listen mit vollständigen Namen in einer Spalte dem Feld Vollständiger Name zu. Insightly teilt die Namen in Vorname und Nachname auf. Vergessen Sie nicht, benutzerdefinierte Felder (wie zuvor erläutert) zu erstellen, wenn Sie andere als die Standardfelder haben. Jobtitel werden der Standardrolle des Mitarbeiters zugeordnet, sofern Sie dies nicht dem Feld Titel / Rolle zuordnen. Listen Sie die Kontakt-Tags in einer durch Kommas getrennten Spalte auf und ordnen Sie sie der Kontakt-Tag-Liste zu.

Aufschlussreiches Dateizuordnungsfenster
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7. Erstellen Sie Verkaufsberichte und Dashboards

Der letzte Schritt beim Erlernen der Verwendung von Insightly besteht darin, die beiden Berichtsoptionen zu verstehen: Fortgeschrittene und Legacy. Erweitert ermöglicht benutzerdefinierte Berichte basierend auf von Ihnen ausgewählten Feldern und Parametern. Sie können gespeichert, freigegeben und für die Planung eingerichtet werden. Legacy-Berichte bieten schnelle Berichte mit weniger Berichts- und Filteroptionen. In Dashboards wird ein schneller Überblick über wichtige Informationen zu Leads, Opportunities, Verkäufen, Projekten und benutzerdefinierten Objekten angezeigt.

Legacy-Berichte erstellen

Es stehen neun Legacy-Opportunity-Berichte und ein Bericht für abgeschlossene Aufgaben und Ereignisse zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um grundlegende, vorgefertigte Berichte, mit denen Sie schnell Listen zu Elementen wie der Pipeline-Phase, dem Wert von Opportunities und den Gründen für den Verlust anzeigen können. In jedem Bericht können Sie nach Datumsbereich, Pipeline, Tag, Eigentümer, Status und Währung filtern. Um darauf zuzugreifen, klicken Sie in der Navigationsleiste auf "Berichte", klicken Sie oben rechts auf "Legacy-Berichte" und wählen Sie den Bericht aus der Liste aus, den Sie anzeigen möchten.

Optionen für Legacy-Berichte
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Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bericht

Mit der benutzerdefinierten Berichtsoption können Sie auswählen, welche Felder angezeigt, gefiltert und zusammengefasst werden sollen. Um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, wechseln Sie zu Berichte, klicken Sie auf Neuer Bericht, wählen Sie einen Berichtstyp aus der Liste aus und klicken Sie auf Erstellen. Von hier aus können Sie bis zu 30 Berichtsfelder aus der Liste links in das Vorschauraster ziehen. Ziehen Sie dann Filter in den Abschnitt Berichtsfilter und -parameter, um die Ergebnisse einzugrenzen oder zu erweitern. Wählen Sie Werte für jeden Filter aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Klicken Sie auf Bericht speichern und ausführen.

Pro-Tipp: Die Möglichkeit, die Leistung mit Daten in einem Bericht zu messen, ist nur so leistungsfähig wie die Informationen, die Sie sammeln können. Fragen Sie sich beim erstmaligen Einrichten Ihres CRM, welche Art von Daten Sie messen möchten. Wenn es keine Standardfelder gibt, erstellen Sie benutzerdefinierte Felder, die dann Ihren Berichten hinzugefügt werden können.

Erstellung von benutzerdefinierten Berichten
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Greifen Sie auf Dashboards zu und erstellen Sie sie

Dashboards bieten einen visuellen Überblick über die für Ihr Unternehmen wichtigsten Daten. Dies umfasst Informationen wie Gesamtumsatz, Umsatz nach Vertriebsmitarbeitern, Gewinnrate und Gesamtwert nach Opportunity-Status (z. B. offen, gewonnen, verloren). Es gibt auch Dashboards für Leads und Projekte mit Datenanzeigen für die Bereiche, die für diese Objekte am wichtigsten sind.

Jedes Dashboard kann mithilfe von Karten mehrere Datenpunkte anzeigen. Auf Karten können Informationen aus bis zu 100 Datensätzen angezeigt werden, die jeweils einen Titel, eine Zusammenfassungsnummer und eine Tabelle enthalten. Karten können dann in ein Dashboard gezogen und dort abgelegt werden. Um auf Dashboards und Karten zuzugreifen, klicken Sie in der Navigationsleiste auf Dashboards. Von hier aus haben Sie Zugriff auf alle vorgefertigten Dashboards und Karten sowie die Möglichkeit, neue zu erstellen.

Opportunity-Dashboard
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Fazit: So verwenden Sie Insightly

Insightly ist ein benutzerfreundliches CRM- und Projektmanagement-Tool für kleine Unternehmen. Das Erstellen von Kontakten, Leads und Pipelines ist unkompliziert, sobald Sie sich mit der Organisationsstruktur und den Begriffen vertraut gemacht haben. Außerdem gibt es mehrere Berechtigungsoptionen, um die Sicherheit in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.

Insightly ist ein leistungsstarkes CRM, mit dem die Aktivitäten von Vertrieb und Projekten verwaltet und gemessen werden können. Obwohl es sich um eine intuitive Standardplattform handelt, gibt es zahlreiche Anpassungsoptionen, mit denen Sie Daten erfassen und automatisieren können, um die Effizienz Ihres Teams zu steigern. Klicken Sie hier, um kostenlos anzufangen.

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