Eine Personalakte ist ein Papier- oder elektronischer Ordner zum Speichern von Personal- und Gehaltsdokumenten in Bezug auf neue, vorhandene oder frühere Mitarbeiter. Es sollte grundlegende Mitarbeiter- und Vergütungsinformationen in Übereinstimmung mit dem Bundes- und Landesarbeitsgesetz enthalten. Wenn Sie wissen, welche Arbeitsunterlagen in einer sicheren Personalakte gespeichert werden sollen, können Sie potenzielle Fehler und Geldbußen vermeiden.
Wenn die Verwaltung von Personalakten, einschließlich Bewerbungsunterlagen, Notfallkontaktinformationen, Gehaltsabrechnungen, Formularen für die Registrierung von Sozialleistungen und Steuerdokumenten, überwältigend erscheint, können Sie mithilfe von Gehaltsabrechnungssoftware wie Gusto Mitarbeiterdokumente online speichern, die PTO nachverfolgen und für jeden Mitarbeiter eine Checkliste erstellen, um dies sicherzustellen Ihre Personalakten sind vollständig. Klicken Sie hier für eine kostenlose 30-Tage-Testversion.
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Checkliste für Mitarbeiterordner
Mithilfe der Ordner-Checkliste für Mitarbeiterdateien können Sie sicherstellen, dass Sie alle Dokumente haben, die Sie für die Datei dieses Mitarbeiters benötigen. Wenn Sie einen Papierordner verwenden, sollten Sie die Checkliste im Ordner heften. Bei jedem Öffnen können Sie dann sehen, was Sie haben und / oder was in der Personalakte des Mitarbeiters fehlt. Oder bewahren Sie eine elektronische Kopie mit allen anderen Beschäftigungsdokumenten des Mitarbeiters online als eine Art „Master-Liste“ auf.
Sie können die Checkliste herunterladen und die in Ihrem Unternehmen enthaltenen Informationen bearbeiten. Der erste Abschnitt in blau zeigt die Must-Haves. Die linke Spalte kann mit einem Häkchen (✔) oder dem Datum versehen werden, an dem die einzelnen Dokumente hinzugefügt wurden. Ändern Sie das Formular, um den Namen jedes Dokuments in der mittleren Spalte aufzulisten. In der Spalte "Notizen" ist Platz für Anmerkungen, die Sie beispielsweise daran erinnern sollen, wann die nächste Leistungsüberprüfung fällig ist.
- Laden Sie die Prüfliste für Mitarbeiterordner als DOC- oder PDF-Datei herunter
Personalaktenprüfung
Mithilfe der Prüfliste für Personalakten können Sie dokumentieren, was in allen Mitarbeiterdateien fehlt, während Sie Ihre Personalordner erstellen oder prüfen.
Listen Sie die Namen Ihrer Mitarbeiter auf der linken Seite auf. Die Dokumentnamen werden oben angezeigt. Verwenden Sie ein Häkchen, um anzuzeigen, über welche Dokumente Sie verfügen. Alle verbleibenden Leerzeichen zeigen an, was fehlt.
Sie können dann mit den Mitarbeitern Kontakt aufnehmen, um die erforderlichen Dokumente zu erhalten. Führen Sie dazu die folgenden fünf Schritte aus.
- Laden Sie die Prüfliste für Personalakten als XLS- oder PDF-Datei herunter
Was in eine Personaldatei aufzunehmen ist
Die Dokumente in der Personalakte eines Mitarbeiters sollten den gesamten Lebenszyklus seines Beschäftigungsverhältnisses abdecken, von Angebotsschreiben und W-4-Formularen bis hin zu Leistungsüberprüfungen und Kündigungspapieren (einschließlich des Austrittsinterviews eines Mitarbeiters). Die Personalakte kann entweder ein physischer Ordner mit gedruckten Unterlagen sein oder elektronisch mit einer Gehaltsabrechnungssoftware wie Gusto gespeichert werden.
Die Liste der Bestandteile einer vollständigen Personalakte ist lang. Daher werden wir es in drei kürzere Listen aufteilen - Muss, Gut zu wissen und optionale Elemente.
8 Dokumente, die in den Personalakten der Mitarbeiter enthalten sein müssen
Es gibt acht mitarbeiterbezogene HR-Dokumente, die in jeder Personalakte enthalten sein müssen. Dazu gehören gesetzliche Beschäftigungsnachweise wie Lohnsteuerformulare sowie Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Vereinbarungen.
Die acht Dokumente, die jede Mitarbeiter-Personalakte enthalten sollte, sind:
- Grundlegende Mitarbeiterinformationen (Name, Adresse und Telefonnummer) und Notfall-Kontaktdaten
- Formulare für Steuereinbehalte nach IRS wie W-4s und / oder W-9s
- Lohn- und Gehaltsabrechnungsinformationen, einschließlich etwaiger Gehalts- oder Kartendaten
- Verträge oder Vereinbarungen zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber, z. B. ein Wettbewerbsverbot, ein Arbeitsvertrag oder eine Vereinbarung in Bezug auf ein vom Unternehmen bereitgestelltes Auto oder eine Geschäftskreditkarte
- Formulare in Bezug auf Leistungen an Arbeitnehmer, wie Anmeldeformulare und Begünstigte
- Kindergeld / Pfändungen und / oder juristische oder prozessuale Dokumente (falls vorhanden)
- Arbeiter Entschädigung Ansprüche (falls vorhanden)
- KündigungsdokumenteB. Gründe, aus denen der Arbeitnehmer ausschied oder entlassen wurde, Arbeitslosenunterlagen, Formulare für die Fortsetzung der Versicherung usw.
10 übersichtliche Dokumente, die in die Personalakten der Mitarbeiter aufgenommen werden sollen
Diese nächsten 10 Dokumente sind nicht erforderlich, werden jedoch häufig in die Personalakte eines Mitarbeiters aufgenommen. Möglicherweise muss der Vorgesetzte, der Sachbearbeiter oder der Mitarbeiter auf sie zugreifen. Dazu gehören arbeitsplatz- und arbeitgeberbezogene Dateien wie die Bewerbung, Leistungsüberprüfungen und Aufzeichnungen über die Freistellung von Mitarbeitern.
Die 10 Dokumente, die in einer Mitarbeiter-Personalakte zu haben sind, sind:
- Unterzeichnetes Angebotsschreiben oder Arbeitsvertrag
- Erhalt oder unterzeichnete Bestätigung des Mitarbeiterhandbuchs
- Stellenbeschreibung für die Position
- Bewerbung (falls verwendet)
- Lebenslauf (falls vorhanden)
- Leistungsbewertungen, einschließlich Auszeichnungen oder Zitate für hervorragende Leistung
- Warnungen und / oder andere Disziplinarmaßnahmen, einschließlich Zusammenfassungen des Kunden- oder Mitarbeiterfeedbacks und Hinweise zur Teilnahme
- Referenzen und / oder Hintergrundüberprüfungen
- Drogentestergebnisse
- Abwesenheitstage, Krankheitszeiten * und Urlaubszeiten
* In einigen Staaten müssen Krankenstandsaufzeichnungen geführt werden. Wenn sie in Ihrem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem nicht elektronisch verwaltet werden, sollten Sie sie in der Personalmappe des Mitarbeiters aufbewahren.
Optionale Elemente, die in die Personalakten der Mitarbeiter aufgenommen werden sollen
Die Society of Human Resources Management (SHRM) ergänzt diese Listen, indem sie zusätzliche Dokumente vorschlägt, die in den Personalordner eines Mitarbeiters aufgenommen werden können. In vielen Fällen werden diese Dokumente vom Arbeitgeber oder einem Verkäufer verwaltet und möglicherweise nicht in der Personalakte selbst gespeichert. Es ist Sache des Arbeitgebers, wo diese Dokumente aufbewahrt werden:
- Schulungsprotokolle - Wenn Sie beispielsweise ein Learning Management System oder ein Online-Schulungsportal verwenden, werden die Schulungen und Zertifizierungen Ihrer Mitarbeiter wahrscheinlich elektronisch gespeichert
- Aufzeichnungen zur Zielsetzung - Wenn Sie die Performance Management-Software verwenden, werden die Dokumente zur Zielsetzung Ihrer Mitarbeiter wahrscheinlich elektronisch gespeichert
Wenn all dies mit dem Wachstum Ihres Unternehmens kompliziert wird, können Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern oder eine umfassende Personal-, Sozial- und Gehaltsabrechnungssoftware wie Gusto verwenden, um Dokumente zu verfolgen und bezahlte Freistellungen und Sozialleistungen zu verwalten. Gusto bietet eine Online-Dokumentenspeicherung, einschließlich Kopien von Mitarbeiterverträgen, Richtlinien und einer Kopie Ihres Mitarbeiterhandbuchs. Gusto hat auch elektronische Signaturen, so dass Ihre Online-Formulare gültig sind.
Probiere Gusto aus
Sie können auch unsere Checkliste oben für jeden Mitarbeiter verwenden, um sicherzustellen, dass seine Dateien vollständig sind. Oder planen Sie eine jährliche Überprüfung Ihrer Personalakten, um sicherzustellen, dass keines der erforderlichen Dokumente fehlt. Es ist besser für Ihr Unternehmen, zu überprüfen, ob die Dateien in Ordnung sind, bevor eine potenzielle Prüfung der Einhaltung von Vorschriften durch die Regierung durchgeführt wird, beispielsweise eine Gehaltsabrechnung oder eine Lohnprüfung.
Was Sie nicht in Personalakten aufbewahren sollten
Es gibt drei Arten von Dokumenten nicht im Personalordner eines Mitarbeiters ablegen. Sie sind:
- Alles, was mit der Berechtigung der Arbeitnehmer zusammenhängt, wie I-9-Formulare, Kopien von Führerscheinen oder Aufzeichnungen über Chancengleichheit
- Private Dokumente, die durch das Gesetz über die Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA) geschützt sind, werden auch als Datenschutz für Gesundheitsinformationen bezeichnet
- Private Mitarbeiterdaten wie Bankkonten, Sozialversicherungsnummern oder Einwanderungsdokumente werden am besten getrennt von der Personalmappe gespeichert
Hier finden Sie Vorschläge zur Aufbewahrung von Dokumenten, die nicht im Personalordner eines Mitarbeiters aufbewahrt werden sollen.
Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit
Ziehen Sie in Betracht, alle I-9-Formulare und zugehörigen Dokumente, die das Recht eines Mitarbeiters auf Arbeit in den USA bestätigen, in einem separaten Ordner abzulegen. Vertreter der Einwanderungsbehörde sowie autorisiertes Personal des Ministeriums für innere Sicherheit (DHS) sind berechtigt, die I-9 zu inspizieren. Möglicherweise möchten Sie einschränken, welche Agenten angezeigt werden können, indem Sie I-9s von den Personalinformationen der Mitarbeiter trennen.
Informationen zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung
Das EEOC bietet eine freiwillige Option für Jobkandidaten, um ihre Behinderung oder ihren Veteranenstatus selbst zu identifizieren (die Führung von Aufzeichnungen in Bezug auf diese Dokumente ist erforderlich, wenn Sie 100 oder mehr Mitarbeiter haben). Es wird empfohlen, diese Dokumentation vom Personalordner des Mitarbeiters zu trennen. Manager sollten keinen Zugriff auf diese Daten haben, um das Risiko einer Diskriminierung eines Mitarbeiters in einer geschützten Klasse zu erkennen.
Online-Bewerberverfolgungssysteme (ATS) speichern EEOC-Informationen in der Regel getrennt von der Bewerbung und dem Lebenslauf jedes neuen Mitarbeiters. HR kann es sehen, Interviewer und Manager jedoch nicht.
Medizinische Information
Die Datenschutzgesetze der HIPAA für medizinische Informationen schreiben vor, dass Sie die Vertraulichkeit der medizinischen Unterlagen Ihres Mitarbeiters schützen müssen. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die Ihnen ärztliche Notizen oder andere Unterlagen gegeben haben, z. B. für einen medizinischen Urlaub, bewahren Sie diese gesundheitsbezogenen Dokumente getrennt auf.
Wenn eine Mitarbeiterin beispielsweise mithilfe von FMLA-Antragsformularen Mutterschaftsurlaub beantragt, bewahren Sie diese in einer separaten, sicheren FMLA-Datei auf, auf die nur Sie und Ihr für die Verwaltung der Urlaubsleistungen zuständiger HR-Manager Zugriff haben. Der Vorgesetzte eines Mitarbeiters sollte nicht berechtigt sein, vertrauliche Gesundheitsinformationen in einer Mitarbeiterdatei anzuzeigen.
So richten Sie Mitarbeiter-Personalakten ein
Geschäftsinhaber erkennen nicht immer, wie wichtig es ist, Personalakten zu erstellen, bevor sie nicht geprüft wurden oder eine Klage eingereicht haben. Wenn Sie im Nachhinein arbeiten und nervös sind, alles für Mitarbeiter einzurichten, die bereits vorhanden sind, machen Sie keinen Stress. Verwenden Sie die beiden oben bereitgestellten Vorlagen sowie die folgenden fünf Schritte, um die Ordner Ihrer Mitarbeiterdateien einzurichten und zu ordnen.
5 Schritte zum Einrichten von Personalakten für vorhandene Mitarbeiter
Das Erstellen von Personalakten ist ein Projekt, das sich jedoch lohnt. Es dauert nur fünf Schritte.
1. Machen Sie eine Inventur
Zunächst müssen Sie für jeden Mitarbeiter eine Bestandsaufnahme Ihrer bereits vorhandenen Daten durchführen. Stöbern Sie in Ihren alten E-Mails und sehen Sie nach, ob Sie hier und da Kleinigkeiten wie Lebensläufe von Mitarbeitern, Leistungsbeurteilungen und Steuerformulare finden. Verwenden Sie unsere Prüfliste für Personalakten, um zu verfolgen, was für jeden Mitarbeiter bereits in den Akten ist. (Auch wenn in der Personalakte nicht gepflegt, stellen Sie sicher, dass Sie für jeden Mitarbeiter auch I-9s haben.)
2. Finden Sie heraus, was Sie vermissen und von wem
Verwenden Sie die Prüfliste für Mitarbeiterordner, in der aufgeführt ist, was für jede Datei gewünscht wird, da sie unsere Liste der oben aufgeführten Formulare enthält. Dokumentieren Sie dann, was Sie bereits haben und was Sie von jedem Mitarbeiter benötigen. Jede Person benötigt möglicherweise ihre eigene Liste. Zu diesem Zweck können Sie die Checkliste für den Mitarbeiterordner oben anpassen.
3. Halten Sie eine Besprechung ab
Halten Sie ein unternehmensweites Meeting ab und erklären Sie, warum Sie Personalakten erstellen. Erklären Sie, dass es für das Unternehmen am besten ist, über eine solide Arbeitsdokumentation zu verfügen. Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, dass Sie möglicherweise ihre Hilfe benötigen, um fehlende Informationen zu erfassen, z. B. ihre Notfallkontaktinformationen oder Kopien ihres Lebenslaufs.
4. Geben Sie jedem Mitarbeiter eine persönliche Liste der Dokumente, die Sie von ihm benötigen
Geben Sie jedem Mitarbeiter eine individuelle Checkliste, die zeigt, was Sie vermissen. Wenn der Mitarbeiter Ihnen etwas nicht geben möchte, z. B. Zeugnisse, können Sie sich hüten, weil er vielleicht etwas falsch gemacht hat, um den Job zu bekommen. Nehmen Sie jedoch nicht an, sondern fragen Sie den Mitarbeiter, warum er nicht alle benötigten Informationen bereitstellen möchte.
5. Dateien innerhalb einer Woche nachverfolgen und sichern
Legen Sie ein Fälligkeitsdatum von einer Woche fest, damit alle Mitarbeiterdokumente eingehen und vollständig sind. Wenn Sie Mitarbeitern eine längere Frist setzen, können sie dies vergessen. Speichern Sie Ihre Dokumente dann entweder in der Cloud, in einem Gehaltsabrechnungs- oder HR-Softwaresystem wie Gusto oder in sicheren Dateiordnern in einem gesperrten Archiv.
Personalakten für neue Mitarbeiter anlegen
Dies ist die einfachere Situation für die beiden. Wenn Sie dies lesen, haben Sie möglicherweise gerade Ihren ersten Mitarbeiter eingestellt. Finden Sie anhand der obigen Liste heraus, welche Unterlagen Sie benötigen, oder verwenden Sie die von uns bereitgestellte Checkliste.
Wenn Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware wie Gusto, HR-Software wie Zoho People oder Dokumentenspeicher wie Dropbox verwenden möchten, können Sie häufig eine Onboarding-Checkliste direkt in der Software erstellen und alle Unterlagen in das elektronische Speichersystem hochladen, damit jeder Mitarbeiter sie ausfüllen kann.
Bundes- und Landesgesetze in Bezug auf Personalakten
Die Einhaltung des Bundes- und Landesrechts ist ein wichtiger Aspekt, um Arbeitgeber zu sein. Sie müssen Beschäftigungsdaten und Personalakten pflegen. Hier finden Sie die Best Practices sowie die gesetzlichen Anforderungen auf Bundes- und Länderebene.
Bundesgesetz & Personalakten
Das Arbeitsrecht gilt für alle Arbeitgeber, die dem Antidiskriminierungsgesetz des Bundes unterliegen. Dies ist in der Regel jeder Arbeitgeber mit 15 oder mehr Vollzeitbeschäftigten. Die folgenden Gesetze gelten jedoch für alle Unternehmen und jede Agentur hat ihre eigenen Anforderungen und / oder Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten.
- Die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) schreibt vor, dass Arbeitgeber alle Personal- oder Beschäftigungsaufzeichnungen für ein Jahr aufbewahren. Wurde ein Mitarbeiter entlassen, müssen seine Personalunterlagen ab dem Datum der Kündigung ein Jahr lang aufbewahrt werden.
- Nach dem Gesetz gegen Altersdiskriminierung bei der Arbeit (ADEA) müssen Arbeitgeber die Lohnbuchhaltung drei Jahre lang aufbewahren. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber alle Vorsorgepläne (z. B. Renten- und Versicherungspläne) sowie alle schriftlichen Dienstalters- oder Verdienstregelungen für den gesamten Zeitraum, in dem der Plan oder das System in Kraft ist, und mindestens ein Jahr nach seiner Beendigung aufbewahren.
- Nach dem Fair Labour Standards Act (FLSA) müssen Arbeitgeber die Lohnbuchhaltung mindestens drei Jahre lang aufbewahren. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber alle Aufzeichnungen über mindestens zwei Jahre aufbewahren (einschließlich Entgeltsätze, Leistungsüberprüfungen, Dienstalter- und Verdienstregelungen sowie Tarifverträge), aus denen hervorgeht, auf welcher Grundlage Angestellten aller Geschlechter in ein und demselben Betrieb unterschiedliche Löhne gezahlt werden.
Weitere Informationen zu den erforderlichen Unterlagen finden Sie in unserem Artikel darüber, welche Aufzeichnungen wie lange aufbewahrt werden müssen.
Landesgesetze & Personalakten
Die staatlichen Gesetze zu Personalakten richten sich danach, ob ein Mitarbeiter ein Recht darauf hat oder nicht ansehen ihre Personalakte. In vielen Staaten ist vorgesehen, dass Mitarbeiter Kopien von Dokumenten in ihren Akten anfordern können. Die anderen Staaten haben das Potenzial, dass ein Mitarbeiter seine Personalakte einsehen kann, indem er eine Klage einreicht.
Recht, Staaten zu sehen
In den folgenden Zuständen können Mitarbeiter einige oder alle Dokumente in ihrem Personalordner anzeigen. In vielen Bundesländern ist genau festgelegt, was die Mitarbeiter anzeigen dürfen. Andere erlauben es dem Arbeitgeber, angemessene Gebühren für Belegkopien zu erheben. In Florida können Mitarbeiter beispielsweise nur Informationen anzeigen, die sich auf die Exposition gegenüber toxischen Substanzen beziehen, und in Arizona können nur Gehaltslisten angezeigt werden.
Weitere Informationen finden Sie auf der Website des US-Arbeitsministeriums (Department of Labour, DOL).
Öffentliche (Regierungs-) Mitarbeiter dürfen in den meisten Bundesstaaten ihre Arbeitsunterlagen einsehen. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung umfassten die Staaten, die das Recht hatten, Personalakten einzusehen, Folgendes: Alaska, Arizona, Kalifornien, Colorado, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Iowa, Louisiana, Maine, Massachusetts, Michigan, Minnesota, Nevada, New Hampshire, North Carolina, Ohio, Oklahoma, Oregon, Pennsylvania, Rhode Island, South Carolina, Washington und Wisconsin.
Eine gute Quelle für staatliche Aktualisierungen dieser Gesetze ist der HR-Spezialist.
Alternativen zu einer Personalakte auf Papier
Die Arbeitsunterlagen werden traditionell in Ordnern im Manila-Stil in verschlossenen Aktenschränken aufbewahrt. Dies ist jedoch nicht mehr der beste Ort, um vertrauliche Mitarbeiterdateien zu speichern.
Physische Dateien können gestohlen, verlegt oder zerstört werden. Und wenn Sie vergessen, den Aktenschrank zu sperren, können Mitarbeiterinformationen von Personen eingesehen werden, die nicht berechtigt sind, sie anzuzeigen.
SHRM weist auch darauf hin, dass Arbeitgeber besonders berücksichtigen müssen, wo und wie sie diese Dateien aufbewahren, und den Zugriff nur auf diejenigen Personen beschränken müssen, die Bewerber und Mitarbeiter kennen und vor Diskriminierung, Identitätsdiebstahl und Verletzung der Privatsphäre schützen müssen.
Wenn beispielsweise ein Manager, der sich die Informationen zur Freistellung eines Arbeitnehmers ansieht, medizinische Notizen in der Mitarbeiterakte sieht, liegt ein Verstoß gegen die HIPAA vor.
Aus diesem Grund bieten wir fünf Optionen zum sicheren Speichern der Personalakten Ihrer Mitarbeiter.
5 Optionen für die Speicherung von Personalakten
Es ist ein Mythos, dass Sie einen Aktenschrank voller Personalakten benötigen. Tatsächlich ist es legal und ratsam, alle Personalakten Ihrer Mitarbeiter in der Cloud oder einem Webdienst zu speichern, um Sicherheitsprobleme zu vermeiden oder um zu verhindern, dass sie vollständig durch eine Flut oder ein Feuer zerstört werden.
| Möglichkeit | Softwareanbieter | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|
| Lohnbuchhaltungssoftware | Gusto | Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware stellt die Einhaltung der vorgeschriebenen Personalformulare (Steuern usw.) sicher | Möglicherweise müssen Sie den Onboarding-Prozess anpassen, um zusätzliche Elemente wie Ihr Handbuch aufzunehmen. Sie müssen daran denken, andere Formulare wie Leistungsbeurteilungen hochzuladen. |
| HR-Software | Zoho Leute | HR-Software sorgt für eine Compliance ähnlich der Lohnbuchhaltungssoftware. Sie verfügen auch über Funktionen wie Einstellungen, Onboarding und Leistungsmanagement, bei denen alle Dokumente an einem Ort aufbewahrt werden. | Dies sind im Allgemeinen größere Systeme, deren Implementierung möglicherweise mehr Zeit in Anspruch nimmt, da HR-Systeme in viele Kategorien unterteilt sind, von Steuern über Leistungen bis hin zur Zielsetzung. Dies ist häufig eine teurere Option. |
| Dokumentenspeicherservice | Dropbox | Es ist kostengünstig und einfach: Sie ziehen Ihre Dateien per Drag & Drop und schützen sie anschließend mit einem Kennwort. | Sie müssen sich daran erinnern, alles selbst zu tun - oder eine HR-Person oder einen Berater einzustellen. Die Dateiverwaltung kann pro Mitarbeiter und Jahr 10 bis 20 Stunden dauern. Das ist viel Zeit und es gibt keine Konformitätsgarantie. |
| Ihr Computerserver | Unzutreffend | Es ist ganz einfach: Scannen Sie einfach Dateien ein und erstellen Sie passwortgeschützte Dateien. Keine zusätzlichen Kosten. | Das Gleiche wie oben - Sie müssen alles selbst tun, ohne die Richtigkeit oder Genauigkeit der Dateien zu garantieren. |
| Papierfeilen | Unzutreffend | Es ist ganz einfach: Geben Sie einem Mitarbeiter ein Papierpaket und erstellen Sie anschließend eine Datei. Abgesehen von Druckertinte, Ordnern und einem verschlossenen Schrank ist dies auch kostengünstig. | Es ist archaisch und unsicher - sogar verschlossene Aktenschränke können manipuliert werden, und wenn Ihr Gebäude eine Flut oder ein Feuer hat, können Sie alles verlieren. |
Dateien online signieren und speichern
Die meisten Lohnbuchhalter, einschließlich Gusto, ermöglichen Ihren Mitarbeitern das elektronische Signieren und Speichern von Dateien in einem papierlosen System. Dies hilft Ihrem Büro, etwas papierlos zu bleiben, da Dokumente wie Paystubs auch online sind. Wenn es Zeit ist, Datensätze zu löschen, können Sie dies auch elektronisch tun. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist keine Zahlung für die Aufbewahrung oder Vernichtung von Dokumenten erforderlich.
Beispiel für die elektronische Signatur und Speicherung von Mitarbeiterdokumenten mit Gusto.
Die meisten der von uns empfohlenen Software- und Serviceleistungen sind für die Online-Speicherung von Dokumenten vorgesehen. In unserem Artikel über die beste Abrechnungssoftware können Sie sich über die besten Anbieter informieren.
Warum brauchen Sie Personalakten?
Stellen Sie sich Personalakten als Erfolgsbilanz wichtiger Dokumente für Ihre Mitarbeiter vor. Personalakten können während einer staatlichen Prüfung eingesehen oder im Falle einer Kündigungsklage vorgeladen werden. Beides sind gute Gründe, um genaue und aktuelle Dateien zu führen.
Schauen wir uns zwei Beispielszenarien an:
Szenario 1: Klage wegen falscher Beendigung
Cindy wurde von Ihrer Firma wegen Aufführung entlassen. Sie hatte drei schlechte Leistungsbeurteilungen in 18 Monaten und sie erfüllte keines ihrer Ziele. Sie haben ihr Arbeitsverhältnis beendet und ihr eine zweiwöchige Abfindung anstelle einer zweiwöchigen Kündigungsfrist gewährt.
Einige Tage später erhalten Sie einen Anruf von einem HR-Anwalt. Cindy hat behauptet, sie sei entlassen worden, weil sie über 40 Jahre alt war. Sie sagt, Sie würden sie wegen ihres Alters diskriminieren.
Sie sehen in ihrer Akte nach und finden im Ordner nur Steuerformulare und ihre Bewerbung. Ihre Leistungsbeurteilungen wurden nicht eingereicht. Es ist jetzt dein Wort gegen ihr. Möglicherweise müssen Sie Ihren Anwalt anrufen.
Verhindern Sie dies: Dokumentieren Sie die Leistungsüberprüfungen der Mitarbeiter in der Personalakte des Mitarbeiters und geben Sie auch Ihre Kündigungsgründe an, z. B. Hinweise zu konstruktiven Leistungsgesprächen. Die Dokumentation darüber, warum Cindy gekündigt wurde, würde sie nicht vollständig davon abhalten, wegen falscher Kündigung zu klagen, aber es würde den Grund für ihre Kündigung und die schlechte Leistung, die dazu geführt hat, verdeutlichen.
Besser noch, Sie sollten auch ein Mitarbeiterhandbuch haben und die Unterschriften der Mitarbeiter zu Richtlinien wie Antidiskriminierung oder Prävention von Belästigung einholen, die die Meldung von Vorfällen erfordern.
Szenario 2: Unabhängiger Auftragnehmer
Johnny war ein unabhängiger Teilzeitunternehmer in Ihrem Unternehmen, für den Sie sich entschieden haben, weil Sie einen Vollzeitmitarbeiter im Büro benötigten. Du hast Johnny die Rolle angeboten und er hat nein gesagt. Aus diesem Grund haben Sie die Rolle auf "In der Tat" gepostet, einen großartigen Kandidaten gefunden und ihn eingestellt.
Einen Tag später hören Sie von einem Anwalt für Johnny, der sagt, Sie hätten einen stillschweigenden Vertrag gebrochen. Sie haben keine Ahnung, wovon er spricht. Sie suchen in der Personalakte nach Johnnys Vertrag, und der Vertrag, den Sie in der Mappe haben, ist mehr als ein Jahr alt. Sie sehen in Ihren E-Mails nach, dass Ihr Chef Johnny schrieb, er könne bis zum 1. Januar weiterarbeiten, der mehrere Monate entfernt ist. Johnny hat jetzt einen Fall gegen Sie.
Verhindern Sie dies: Jede Vertragsvereinbarung, jeder Arbeitsvertrag und jedes andere Dokument juristischer Art sollte in der Personalakte des Arbeitnehmers aufbewahrt und von beiden Parteien unterschrieben werden.Verträge müssen auch mit aktuellen Daten gepflegt und / oder bei Bedarf jährlich aktualisiert werden.
Häufig gestellte Fragen
Im Folgenden finden Sie einige Fragen zu den Arbeitsunterlagen und zu dem, was in der Personalakte eines Mitarbeiters aufbewahrt werden soll.
Wie lange müssen Sie Personalakten aufbewahren?
Die Aufbewahrungspflichten für Arbeitsdokumente variieren je nach Bundesbehörde und Landesgesetz. Sofern Ihr Bundesstaat nichts anderes verlangt, ist es als allgemeine Richtlinie am besten, Personalakten für alle aktiven Mitarbeiter und Akten für entlassene Mitarbeiter mindestens drei Jahre aufzubewahren. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Aufbewahrung von Dokumenten.
Wie oft sollten Personalakten geprüft werden?
Um sicherzustellen, dass Sie, Ihre Vorgesetzten oder Ihr Personalleiter nicht vergessen haben, ein wichtiges Beschäftigungsdokument einzureichen, sollte die Personalabteilung Ihres Mitarbeiters jährlich eine Prüfung durchführen. Dies ist eine Aufgabe, die an einen Personalberater ausgelagert werden kann, wenn Sie intern keine haben.
Welche Unterlagen müssen für Bewerber aufbewahrt werden, die nicht eingestellt wurden?
Bewahren Sie am besten einen Ordner mit Informationen zu Arbeitssuchenden auf, um Ihr Unternehmen zu schützen, falls Ihnen unfaire Beschäftigungspraktiken vorgeworfen werden. Dokumente in dieser Datei, einschließlich Lebensläufe und Bewerbungen von Bewerbern, die Sie nicht eingestellt haben, können nach einem Jahr gelöscht werden. Wenn Sie eine Online-Jobbörse wie Indeed verwenden, sind alle Bewerbungen, Lebensläufe und Mitteilungen online verfügbar, sodass Sie keine Papierkopien mehr führen müssen.
Wer sollte Zugang zu den Personalakten der Mitarbeiter haben?
Als Geschäftsinhaber benötigen Sie Zugriff auf die Personalakten der Mitarbeiter. In größeren Unternehmen ist dieser Zugriff jedoch häufig auf Personalabteilungen (HR-Teammitglieder) beschränkt, die nach HR-Compliance zertifiziert sind. Eine bewährte Methode besteht darin, sicherzustellen, dass jemand, der für die Personal- oder Gehaltsabrechnung verantwortlich ist, die Mitarbeiterakten verwaltet. Alle Anfragen zum Anzeigen von Dokumenten in diesen Dateien sollten von dieser Person zur Genehmigung eingereicht werden.
Beispielsweise kann ein Manager die vorherige Leistungsüberprüfung eines Mitarbeiters anfordern. Möglicherweise muss der Mitarbeiter der Gehaltsabrechnung auch ein Formular für die Registrierung von Sozialleistungen anzeigen, um die Abzüge ordnungsgemäß verarbeiten zu können. Kein anderer als der zuständige Personalvertreter oder der Geschäftsinhaber sollte ansonsten Zugriff auf die gesamte Datei haben.
Endeffekt
Personalakten scheinen veraltet zu sein, sind jedoch ein wichtiger Bestandteil Ihrer Geschäftsabläufe, um Sie vor Haftung zu schützen. Sie sind im Allgemeinen für die Einhaltung erforderlich (z. B. wenn Sie auditiert wurden) und gelten als Best Practice. Sie müssen jedoch nicht in Papierform aufbewahrt werden.
Wir empfehlen die Verwendung eines sicheren, Cloud-basierten Systems zum Speichern der Personalakten Ihrer Mitarbeiter, z. B. mithilfe von Gehaltsabrechnungssoftware wie Gusto oder einer HR-Software wie Zoho People. Dies sind die besseren Optionen für die Sicherheit und können sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiterdaten und -dokumente aktuell sind und ordnungsgemäß gespeichert werden.
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