Das Einrichten der Bücher für Ihr kleines Unternehmen kann ziemlich überwältigend sein. Sofern Sie keine Vorkenntnisse in den Bereichen Rechnungswesen oder Buchhaltung haben, benötigen Sie Unterstützung bei den ersten Schritten mit QuickBooks. Glücklicherweise benötigen Sie keinen Buchhaltungshintergrund, um den QuickBooks-Einrichtungsprozess abzuschließen. Unser schrittweiser Kurs wurde speziell für QuickBooks-Anfänger wie Sie entwickelt.
QuickBooks bietet eine kostenlose 30-Tage-Testversion. Unsere Schritt-für-Schritt-Lektionen vereinfachen die Einrichtung. Führen Sie daher Ihre eigene kostenlose Testversion von QuickBooks Online durch. Fit Small Business-Leser erhalten bis zu 50 Prozent Rabatt auf den Kauf von QuickBooks Online.
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Der Schlüssel zu einer reibungslosen Verwaltung Ihrer Buchhaltung in QuickBooks liegt in einem guten Start. Indem Sie ein wenig Zeit im Voraus investieren, um das Einrichten von QuickBooks zu erlernen, sparen Sie auf lange Sicht Zeit und Geld.
Wir haben den QuickBooks-Einrichtungsprozess vereinfacht, indem wir ihn in 15 Lektionen unterteilt haben, von denen einige Folgendes umfassen:
- Gute Qualität aufbauen Kontenplan: Dies stellt sicher, dass Sie genaue Abschlüsse haben
- Einrichten Kunden und Anbieter: Dadurch wird sichergestellt, dass Sie eine genaue Umsatz- und Spesenabrechnung haben
- Verbinden Sie QuickBooks Online mit Ihrem Bank- und Kreditkartenkonten: Um sicherzustellen, dass alle Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt werden
- Anpassen von QuickBooks Online mit Firmeninformation: Professionell aussehende Verkaufsformulare erstellen
Wir haben QuickBooks als die beste Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer eingestuft. Sie können bis zu 50% auf ein QuickBooks-Konto sparen und unseren kostenlosen Kurs herunterladen, um sofort loszulegen.
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Die 15 Lektionen, die Sie benötigen, um das QuickBooks Online-Setup abzuschließen, sind unten aufgeführt.
Lektion 1: Einrichten von Unternehmensinformationen in QuickBooks Online
In dieser Lektion werden Sie durch die Einrichtung grundlegender Unternehmensinformationen geführt. Dies schließt Firmennamen, Logo, Adresse, E-Mail, Website und Informationen zu juristischen Personen ein - Einzelunternehmen, Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC), S-Corporation. Diese Informationen werden in Berichten, Kundenrechnungen und Steuererklärungen verwendet.
Lektion 2: Anpassen von Rechnungen, Verkaufsbelegen und Kostenvoranschlägen in QuickBooks Online
In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie Verkaufsformulare professionell anpassen und detaillierte Informationen wie Zahlungsbedingungen, Rabattfelder, Einzahlungsfelder und andere wichtige Informationen für Kunden bereitstellen. Wir empfehlen, Ihre Verkaufsformulare anzupassen, bevor Sie in der nächsten Lektion lernen, wie Sie Verkaufsformulare einrichten.
Lektion 3: Einrichten von Rechnungen, Verkaufsbelegen und Kostenvoranschlägen in QuickBooks Online
In dieser Lektion entscheiden Sie, welche Informationen auf Ihren Verkaufsformularen erscheinen. Dies beinhaltet das Servicedatum, Versandfelder und ob Ihr Kunde Rechnungen per E-Mail oder Post erhalten möchte oder nicht.
Lektion 4: Hinzufügen von Produkten und Diensten in QuickBooks Online Setup
In dieser Lektion legen wir den Detaillierungsgrad fest, den Sie in Verkaufsformularen angeben sollten, wenn es um Produkte und Dienstleistungen geht, die an Ihre Kunden verkauft werden. Dies beinhaltet Kosten, Menge und detaillierte Beschreibung.
Lektion 5: Erstellen von Nachrichten in QuickBooks Online Setup
In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Nachrichten, die Sie an Ihre Kunden senden, zusammen mit deren Rechnungen, Kaufbelegen und Kostenvoranschlägen personalisieren können. Beispielsweise können Sie am Ende jeder Rechnung eine Nachricht hinzufügen, die besagt: "Vielen Dank für Ihr Unternehmen" oder "Wir bedanken uns für Ihre prompte Zahlung."
Lektion 6: So richten Sie Anweisungen in QuickBooks Online ein
In dieser Lektion werden die QuickBooks-Einrichtungsoptionen beschrieben, die beim Senden von Kontoauszügen an Ihre Kunden zur Verfügung stehen. Wenn Sie Rechnungen lieber an Ihre Kunden senden möchten, anstatt sie monatlich, vierteljährlich oder jährlich in Rechnung zu stellen, können Sie diese Lektion überspringen.
Lektion 7: Einrichten von Ausgaben in QuickBooks Online
In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie Ihre QuickBooks-Einstellungen anpassen, um Ihre Ausgaben zu verfolgen. Dies umfasst die Abrechnung von in ihrem Namen angefallenen Kosten, das Einrichten von Kreditorenbuchhaltungen und das Erstellen von Bestellungen.
Lektion 8: So richten Sie erweiterte Einstellungen in QuickBooks Online ein
In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie die Einstellungen für Ihre Finanzberichte aktivieren, einschließlich Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Kapitalflussrechnung.
Lektion 9: Importieren von Bankgeschäften in QuickBooks Online
In dieser Lektion zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Bankkonto mit QuickBooks verbinden, damit Ihre Bankgeschäfte automatisch in QuickBooks heruntergeladen werden. Wir erklären Ihnen auch, wie Sie Ihre Bankgeschäfte mit einem durch Kommas getrennten Wert (CSV) oder einer Microsoft Excel-Datei importieren.
Lektion 10: Importieren von Kreditkartentransaktionen in QuickBooks Online
In dieser Lektion zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Kreditkarte mit QuickBooks verbinden, damit Ihre Kreditkartentransaktionen automatisch in QuickBooks heruntergeladen werden. Wir erklären Ihnen auch, wie Sie Ihre Kreditkartentransaktionen mithilfe einer CSV- oder Excel-Datei importieren.
Lektion 11: Einrichten mehrerer Benutzer in QuickBooks Online
In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie QuickBooks Online einrichten, um Ihrem Buchhalter und anderen Benutzern wie Steuerfachleuten oder Buchhaltern den Zugriff auf Ihre QuickBooks-Daten zu ermöglichen.
Lektion 12: Einrichten des Kontenplans in QuickBooks Online
In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie in QuickBooks Konten zu Ihrem Kontenplan hinzufügen, bearbeiten und daraus löschen. Wenn Sie Ihre QuickBooks-Datei erstellen, erhalten Sie eine Liste mit Kontenplänen, die auf der Branche basiert, in die Ihr Unternehmen fällt.
Lektion 13: Einrichten der Produkt- und Serviceliste in QuickBooks Online
In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie QuickBooks Online einrichten, um die von Ihnen verkauften Produkte und Dienstleistungen zu verfolgen und verschiedene Optionen für die Bestandserfassung zu behandeln.
Lektion 14: Einrichten von Kunden in QuickBooks Online
In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie QuickBooks Online einrichten, um wichtige Informationsfelder für Ihre Kunden wie E-Mail, Telefonnummer, primärer Kontakt und Social Media-Kanäle zu verfolgen. Diese Informationen werden verwendet, um mit Kunden zu kommunizieren und Kunden- und Verkaufsberichte zu erstellen.
Lektion 15: Einrichten von Anbietern in QuickBooks Online
In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie QuickBooks Online einrichten, um wichtige Informationsfelder für Ihre Lieferanten wie E-Mail, Telefonnummer, Hauptkontakt und Kreditlimit zu verfolgen. Diese Informationen werden verwendet, um mit Lieferanten zu kommunizieren, Lieferantenberichte und Lieferantenrechnungen zu erstellen.
Wenn Sie diesen Kurs abgeschlossen haben, können Sie mit QuickBooks Online Ihr Tagesgeschäft aufnehmen. Wenn Sie einen lokalen Buchhalter suchen, der entweder QuickBooks-Schulungen anbietet oder den Buchhaltungsprozess verwaltet, lesen Sie in unserem National Bookkeeper Directory nach.
8 Tipps zur Einrichtung und Verwendung von QuickBooks
In diesem Abschnitt haben wir Ihnen einige Tipps und bewährte Methoden bereitgestellt, die wir empfehlen. Außerdem haben wir uns mit ein paar QuickBooks-Profis getroffen, die Tipps, Tricks und Best Practices für die Verwaltung Ihrer Bücher gaben. Stellen Sie einen Experten ein, der Sie richtig einrichtet und die richtige Version von QuickBooks auswählt. Dies sind die beiden wichtigsten Tipps.
1. Stellen Sie einen Experten ein, um QuickBooks für Sie einzurichten
Möglicherweise haben Sie nicht das Budget, einen Buchhalter einzustellen. Sie müssen jedoch einen QuickBooks ProAdvisor beauftragen, um Ihre Bücher einzurichten und Sie in der Verwendung der Software zu schulen. Einige ProAdvisors berechnen einen Stundensatz und andere eine Flatrate. Unsere Anleitung zum Auffinden eines QuickBooks ProAdvisor enthält Tipps zum Auffinden eines Experten in Ihrer Nähe sowie zu den durchschnittlichen Kosten für die Einrichtung und Schulung von Unternehmensdateien.
2. Wählen Sie die richtige Version von QuickBooks aus
Wenn Sie die richtige Version von QuickBooks für Ihr Unternehmen auswählen, müssen Sie zunächst feststellen, welche Funktionen die Software benötigt. Müssen Sie beispielsweise nicht bezahlte Rechnungen verfolgen oder Kunden abrechnen? Sobald Sie wissen, was die Software tun soll, müssen Sie sich zwischen der Online- oder der Desktop-Version entscheiden.
Sie können von jedem Computer oder Mobilgerät mit einer Internetverbindung auf QuickBooks Online zugreifen. QuickBooks Online ist in drei Editionen erhältlich und die Preispläne beginnen bei 20 US-Dollar pro Monat. Die QuickBooks-Desktop-Software muss auf einem Desktop-Computer installiert sein und kostet einmalig 299,99 US-Dollar.
3. Funktionsweise des Kontos für nicht eingezahlte Beträge
„Das Konto für nicht eingezahlte Beträge wird automatisch in QuickBooks erstellt, wenn Sie eine Zahlung von einem Kunden erhalten. Jedes Mal, wenn Sie eine Kundenzahlung in QuickBooks eingeben, wird das Konto für nicht eingezahlte Beträge erhöht. Sobald Sie eine Einzahlungstransaktion in QuickBooks erfasst haben, werden die Beträge auf dem Konto für nicht eingezahlte Beträge auf Ihr Girokonto überwiesen, das Sie bei der Erfassung der Transaktion ausgewählt haben. Wenn Sie dieses Konto nicht löschen, können Sie Ihr Bankkonto nicht mit QuickBooks abgleichen. "
- Mike Faremouth, Certified QuickBooks Advanced ProAdvisor und Inhaber, The Mobile Accountant
4. Erstellen Sie keine Konten mit Lieferanten- und Kundennamen
Einer der häufigsten Fehler ist das Hinzufügen bestimmter Konten für Lieferanten und Kunden zum Kontenplan in QuickBooks. Alle Konten, die im Kontenplan aufgeführt sind, werden in einem Jahresabschluss aufgeführt, und Sie möchten nicht, dass die Namen Ihrer Kunden und Lieferanten im Jahresabschluss aufgeführt werden. Daher sollten diese Konten allgemeiner Natur bleiben. Anstatt beispielsweise ein Konto mit dem Namen "T-Mobile" einzurichten, würden Sie das Konto Telefon oder Handykosten anrufen.
5. Vermischen Sie kein Geschäft mit persönlichen Geldern
Auch wenn es verlockend sein mag, möchten Sie niemals Ihre persönlichen und geschäftlichen Finanzen in Einklang bringen. Wenn Sie zum ersten Mal anfangen, ist dies einfach, weil Sie der Meinung sind, dass Sie nicht genug Geld haben, um ein separates Geschäftsbankkonto zu rechtfertigen, oder weil Sie möglicherweise persönliches Geld ausgeben, um die Geschäftsausgaben zu bezahlen. Fallen Sie nicht in diese Falle. Das Einrichten eines Business-Girokontos sollte erfolgen, bevor die erste Kundenzahlung eingeht.
6. Beginnen Sie mit dem Ziel im Kopf
„Wie soll Ihr Unternehmen in fünf Jahren aussehen? Darauf sollte der Kontenplan, die Arbeitsabläufe und die Standardarbeitsanweisungen aufbauen. Möchten Sie in die Ausbildung in Rechnungslegungsgrundsätzen und Software investieren oder in einen Experten, der dies für Sie erledigt, damit Sie sich auf die Entwicklung und das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können? “
- Phyllis Godwin Robinson, CEO, Buchhaltung und Steuern Paladin, LLC
7. Erstellen Sie Bankregeln, um Zeit zu sparen
„Erfahren Sie, wie Sie Regeln zum Verwalten von Bankfeeds hinzufügen. Wenn Sie mehrere Feeds haben und unterschiedliche Klassen oder Standorte benötigen, können Sie einen gesamten Feed auf einen Standort oder eine Klasse festlegen, wodurch Sie eine Menge Zeit sparen, die Sie normalerweise für die manuelle Kategorisierung von Bankgeschäften aufgewendet hätten. “
- Joshua Ott, Inhaber von J.OTT Business Solutions
8. Verwenden Sie den Dokumentenspeicher in QuickBooks Online
„Mit QuickBooks Online können Sie wichtige Dokumente im Programm speichern. Sie können Verträge hochladen und an Kunden anhängen, Garantieunterlagen für Anlagenkäufe, W-9-Formulare für unabhängige Auftragnehmer und Quelldokumente als Unterstützung für Journalbuchungen und andere Transaktionen. “
- Luann Rae Meador Keller, zertifizierter QuickBooks Online-Buchhalter
Was kommt als nächstes?
Nachdem wir Ihnen eine Vorschau auf die Inhalte des Kurses sowie Tipps von Profis gegeben haben, ist es an der Zeit, mit der ersten Lektion, Einrichten von Unternehmensinformationen in QuickBooks Online, zu beginnen. Wenn Sie ein erfahrener QuickBooks-Benutzer sind, wählen Sie die Lektion aus, die Sie auffrischen möchten.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich für Ihr QuickBooks-Konto anmelden, damit Sie jede Lektion mitverfolgen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um bis zu 50 Prozent Ihres Kaufpreises zu sparen.
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