So erstellen Sie ein Online-Angebot, ein Angebot oder eine Schätzung in Xero

Willkommen beim Fit Small Business Xero-Schulungskurs! In dieser Lektion wird erläutert, wie Sie ein Online-Angebot, ein Angebot oder eine Schätzung in Xero erstellen.

Sie können auf Ihrem eigenen Xero-Konto mitmachen. Wenn Sie noch keinen haben, klicken Sie hier, um sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion anzumelden und folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.

Um diese Lektion abzuschließen, können Sie sich entweder das folgende Video ansehen, die schrittweisen Anweisungen durchlesen oder beides tun. Lass uns anfangen!

Für einige Kleinunternehmer stellt Xero genügend Tools zur Verfügung, um ihre Bücher selbstständig zu verwalten. Für viele ist es jedoch sinnvoll, Xero in Verbindung mit erfahrenen Wirtschaftsprüfern für kleine Unternehmen zu verwenden, die auch Experten von Xero sind, wie die von Bookkeeper360.

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Warum ist es wichtig, ein Angebot, ein Gebot oder eine Schätzung zu erstellen?

Als Unternehmer müssen Sie Ihren Kunden möglicherweise ein Angebot für Produkte und / oder Dienstleistungen unterbreiten, die sie bei Ihnen erwerben möchten. Durch das Erstellen eines Angebots in Xero können Sie den Status auf einfache Weise verfolgen und mit wenigen Klicks eine Rechnung, Rechnung oder Bestellung aus einem Angebot erstellen.

Während Xero standardmäßig den Begriff "Angebot" verwendet, können Sie diesen je nach Ihren Vorlieben in "Gebot" oder "Schätzung" ändern.

In dieser Lektion werden die Schritte zum Erstellen eines Online-Angebots, zum Erstellen von Rechnungen, Bestellungen und Rechnungen aus Angeboten und zum Vornehmen von Änderungen oder zum Löschen eines Angebots insgesamt beschrieben.

Ein in Xero generiertes Zitat

Wie erstelle ich ein Online-Angebot / ein Angebot / einen Kostenvoranschlag?

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Online-Angebot zu erstellen:

Schritt 1 - Klicken Sie im Xero-Dashboard auf Accounts und wählen Sie Sales aus (siehe Abbildung unten).

Schritt 2 - Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" und wählen Sie "Angebot" aus der Dropdown-Liste aus (siehe unten).

Schritt 3 - Unten finden Sie einen Screenshot mit allen Feldern, die ausgefüllt werden müssen, sowie eine kurze Beschreibung der einzelnen Felder.

1. Kunde - Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Kunden aus, für den Sie das Angebot erstellen möchten. Wenn Sie den Kunden noch nicht eingerichtet haben, können Sie dies tun, indem Sie den Namen des Kunden eingeben und dann einen neuen Kontakt auswählen. Sehen Sie sich unser Video-Tutorial an, um mehr zu erfahren So richten Sie Kundenkontakte ein .
2. Datum - Dieses Feld wird automatisch mit dem heutigen Datum ausgefüllt. Sie können das Datum bei Bedarf ändern.
3. Ablauf - Dieses Feld wird automatisch mit dem Standarddatum ausgefüllt, das Sie für Angebote eingerichtet haben. Wenn das Ablaufdatum vom Standard abweicht, können Sie es hier ändern. Sehen Sie sich unser Video-Tutorial an, um mehr zu erfahren So richten Sie Standardtermine für Angebote ein .
4. Angebotsnummer - Dieses Feld wird automatisch mit der nächsten verfügbaren Angebotsnummer gefüllt, um sicherzustellen, dass keine doppelten Angebote erstellt werden.
5. Referenz - Geben Sie zusätzliche Informationen in dieses Referenzfeld ein.
6. Thema - Das Branding-Thema, das Sie während der Rechnungserstellung ausgewählt haben, wird automatisch in dieses Feld eingefügt. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um es zu ändern.
7. Fügen Sie einen Titel und eine Zusammenfassung hinzu - Bei Bedarf können Sie Informationen hinzufügen, die Sie möglicherweise nicht in den Hauptteil Ihres Angebots aufnehmen möchten, z. B. einen Titel und eine Zusammenfassung ähnlich der folgenden:

   

8. Artikel - Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Artikel aus, für den Sie ein Angebot erstellen. Wenn Sie das Produkt / die Dienstleistung nicht in Xero eingerichtet haben, können Sie dies hier tun, indem Sie auf Artikel hinzufügen klicken. Achten Sie darauf, unsere zu beobachten Einrichten von Produkten und Diensten Tutorial zum Einrichten und Verwalten von Inventargegenständen.
9. Beschreibung – Dieses Feld wird basierend auf dem oben ausgewählten Element automatisch ausgefüllt. Sie können die Beschreibung jedoch bei Bedarf ändern.
10. Menge - Geben Sie die Menge für jeden Artikel ein. Geben Sie für Services eine Menge von 1 ein.
11. Stückpreis - Dieses Feld wird basierend auf dem für den Artikel festgelegten Einheitspreis automatisch ausgefüllt. Wenn der Artikel mit einem Einheitspreis von Null eingerichtet ist, müssen Sie ihn in dieses Feld eingeben.
12. Rabatt - Geben Sie gegebenenfalls den Rabatt ein, den Sie auf das Angebot anwenden möchten. Wenn Sie bestimmte Kunden mit einem Standardrabatt einrichten möchten, können Sie dies in Rechnung einrichten.
13. Konto - Wählen Sie in der Dropdown-Liste das Konto aus, mit dem Sie die Einnahmen für jeden verkauften Artikel verfolgen möchten. Beobachten Sie unsere So richten Sie Konten ein Tutorial, um mehr über den Kontenplan zu erfahren.
14. Steuersatz - In dem Einrichten der Lektion "Umsatzsteuersatz" zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Standardsteuersatz festlegen, der auf gilt die meisten der Produkte und Dienstleistungen, die Sie verkaufen. Wenn Sie keinen Standardsteuersatz festgelegt haben, klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um den entsprechenden Steuersatz für jeden Artikel auszuwählen.
15. Tracking-Kategorie (Region) - Mit Xero können Sie Verfolgungskategorien einrichten, um zu sehen, wie sich die verschiedenen Bereiche Ihres Unternehmens entwickeln (d. H. Abteilungen, Standorte oder Regionen). Über das Dropdown-Menü können Sie eine Standard-Tracking-Kategorie für Angebote zuweisen. Im obigen Screenshot wurde die Region als Tracking-Kategorie eingerichtet.
16. Beträge sind - Wählen Sie in der Dropdown-Liste aus, ob die Beträge keine Steuern, exklusive Steuern oder inklusive Steuern enthalten sollen. Weitere Informationen zu Steuerbeträgen finden Sie in unserem Organisations- und Finanz-Tutorial.
17. Menge - Xero multipliziert die Mengenspalte mit der Einheitspreisspalte, um das Betragsfeld automatisch zu berechnen.
18. Zusätzliche Zeilen hinzufügen - Bei Bedarf können Sie dem Angebot weitere Zeilen hinzufügen.
19. Nutzungsbedingungen - Geben Sie die Bedingungen des Zitats in diesem Feld an. Sie können festlegen, dass diese Informationen automatisch in jedem Angebot angezeigt werden. In unserer Lektion zum Einrichten von Rechnungen erfahren Sie, wie Sie Standardbedingungen für alle Angebote festlegen.

Nachfolgend finden Sie ein Beispielangebot für unser fiktives Unternehmen Acme Web Pros Plus:

Schritt 4 - Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, können Sie auf die Schaltfläche "Speichern" oder "Senden" klicken. Unten finden Sie einen Screenshot mit den verschiedenen Speicheroptionen, aus denen Sie auswählen können.

1. Als Entwurf speichern - Mit dieser Option wird Ihr Angebot gespeichert und Sie können diesen Bildschirm schließen.
2. Speichern (weiter bearbeiten) - Mit dieser Option können Sie Ihr Angebot speichern, bevor Sie mit dem Angebot fertig sind. Sie können regelmäßig speichern, damit Sie keine Informationen verlieren.
3. Speichern Sie und fügen Sie ein anderes hinzu - Diese Option speichert Ihr Angebot als Entwurf und öffnet ein neues leeres Angebot, das Sie ausfüllen können.

Schritt 5 - Um das Angebot per E-Mail an Ihren Kunden zu senden, klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden". Der folgende Bildschirm wird angezeigt:

E-Mail-Angebote an Kunden von Xero.

1. Zu: Dieses Feld wird automatisch mit der E-Mail-Adresse gefüllt, die für den Kunden eingerichtet wurde. Wenn Sie das Angebot an mehrere Personen senden möchten, geben Sie einfach die E-Mail-Adresse für jede Person ein und setzen Sie ein Semikolon (;) zwischen jede E-Mail-Adresse.
2. Betreff: Xero füllt dieses Feld automatisch aus. Sie können es jedoch beliebig ändern.
3. E-Mail-Text: Dies ist die Standardnachricht, die an Ihren Kunden gesendet wird. Hinweis: Beachten Sie, dass Ihr Kunde auf einen Link klicken kann, um das Angebot online anzuzeigen. Sobald sie das Online-Angebot angezeigt haben, können sie auch eine Frage / einen Kommentar annehmen, ablehnen oder senden und das Angebot bei Bedarf ausdrucken.
4. CC: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie eine Kopie der E-Mail erhalten möchten, die an Ihren Kunden gesendet wird.
5. Drücke den "Senden" Schaltfläche, sobald Sie mit der E-Mail zufrieden sind.

So ändern / löschen Sie Angebote

Wenn Sie Änderungen an einem vorhandenen Angebot vornehmen müssen, können Sie dies problemlos tun. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein vorhandenes Angebot zu ändern:

Schritt 1 - Kehren Sie zu Angebote zurück, indem Sie Konten und dann Verkauf wie unten angegeben auswählen.

Schritt 2 - Scrollen Sie nach unten, bis Sie den Abschnitt mit den Zitaten erhalten, wie in der Abbildung unten gezeigt.

Im obigen Screenshot sind die Anführungszeichen wie folgt gruppiert:

1. Entwurf - Dies sind Angebote, die Sie erstellt, aber noch nicht an Kunden gesendet haben.
2. Geschickt - Angebote, die Sie an Kunden gesendet haben, werden in dieser Gruppe angezeigt.
3. Akzeptiert - Angebote, die von Ihren Kunden genehmigt wurden, fallen in diese Kategorie.
4. Abgelaufen - Kurse, deren Ablaufdatum erreicht ist, fallen in diese Gruppe.

Schritt 3 - Klicken Sie auf die Gruppe, in die Ihr Angebot fällt. Der folgende Bildschirm wird angezeigt (siehe Abbildung unten).

Wie im obigen Screenshot gezeigt, haben Sie zwei Möglichkeiten, das Angebot auszuwählen, an dem Sie Änderungen vornehmen möchten:

1. Setzen Sie ein Häkchen in das Kästchen links neben der Angebotsnummer
2. Klicken Sie auf den Namen des Kunden

Schritt 4 - Ihr Angebot sollte auf dem Bildschirm angezeigt werden. Wählen Sie die Schaltfläche "Optionen", wie in der Abbildung unten gezeigt.

In diesem Bildschirm sind fünf Änderungen verfügbar. Nachfolgend finden Sie eine kurze Beschreibung der einzelnen Funktionen und des Zeitpunkts, zu dem Sie sie möglicherweise verwenden.

1. Als akzeptiert markieren - Wenn Sie Ihren Kunden keine Angebote per E-Mail senden, sondern diese per E-Mail oder Fax senden, müssen Sie das Angebot in diesem Bildschirm manuell als akzeptiert markieren, um den Status zu aktualisieren.
2. Als abgelehnt markieren - Ebenso, wenn Sie einem Kunden ein Angebot zusenden oder faxen und dieser es ablehnt; Sie müssen das Angebot in diesem Bildschirm manuell als abgelehnt markieren, um den Status zu aktualisieren.
3. Überarbeiten - Wenn Sie das Angebot nur auf Anfrage Ihres Kunden ändern müssen, können Sie es einfach überarbeiten, indem Sie auf diese Schaltfläche klicken und die erforderlichen Änderungen vornehmen.
4. Kopieren nach - Um Zeit zu sparen, nimmt Xero den Inhalt eines vorhandenen Angebots und erstellt ein neues Angebot, eine Rechnung, eine Bestellung oder eine Rechnung mit denselben Informationen. Unten finden Sie einen Screenshot des Bildschirms zum Kopieren von Inhalten sowie eine kurze Erläuterung der einzelnen Elemente.
5. Löschen - Wenn Sie ein Angebot löschen möchten, können Sie dies einfach tun, indem Sie diese Option auswählen. Da Angebote als nichtfinanzielle Transaktion betrachtet werden, muss ein Angebot gelöscht werden Keine Auswirkungen auf Ihren Jahresabschluss.

1. Zitat - Wenn Sie ein Angebot für dieselben Produkte und Dienstleistungen an einen anderen Kunden senden möchten, wählen Sie diese Option aus, und Xero kopiert diese Informationen in ein neues Angebot. Von dort aus können Sie nach Belieben Änderungen am Kunden und an anderen Informationen vornehmen.
2. Rechnung - Wenn Ihr Kunde ein Angebot angenommen hat, wählen Sie diese Option. Xero kopiert alle diese Informationen auf eine Rechnung, damit Sie Ihrem Kunden eine Rechnung stellen können.
3. Bestellung - Wenn Sie feststellen, dass Sie eine Bestellung für Produkte aufgeben müssen, die in einem vorhandenen Angebot enthalten sind, wählen Sie diese Option aus, um diese Informationen in eine Bestellung zu kopieren, sodass Sie Ihrem Lieferanten umgehend eine Bestellung aufgeben können.
4. Rechnung - Sie können eine Rechnung in Xero erstellen, indem Sie Artikel aus einem vorhandenen Angebot in eine Rechnung kopieren, die Sie bezahlen müssen.
5. "Entwurf erstellen" - Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Informationen aus dem Angebot in das von Ihnen ausgewählte Dokument zu kopieren.

Einpacken

Das schließt den Abschnitt über das Erstellen von Online-Angeboten, Angeboten oder Kostenvoranschlägen ab. In der nächsten Lektion in unserem Xero-Schulungskurs erfahren Sie, wie Sie einem Kunden eine Rechnung stellen. In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie Rechnungen erstellen, um Kunden die Produkte und Dienstleistungen in Rechnung zu stellen, die sie bei Ihnen gekauft haben. Klicken Sie hier, um auf diese oder eine der anderen Lektionen der Reihe zuzugreifen. Klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um eine kostenlose 30-Tage-Testversion von Xero zu erhalten.

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Lektion 3.2?