Willkommen beim Fit Small Business Xero-Schulungskurs! In dieser Lektion wird erläutert, wie Sie in Xero einen Bericht zum Verfallsdatum von Kreditoren erstellen.
Sie können auf Ihrem eigenen Xero-Konto mitmachen. Wenn Sie noch keinen haben, klicken Sie hier, um sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion anzumelden und folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.
Um diese Lektion abzuschließen, können Sie sich entweder das folgende Video ansehen, die schrittweisen Anweisungen durchlesen oder beides tun. Lass uns anfangen!
Für einige Kleinunternehmer stellt Xero genügend Tools zur Verfügung, um ihre Bücher selbstständig zu verwalten. Für viele ist es jedoch sinnvoll, Xero in Verbindung mit erfahrenen Wirtschaftsprüfern für kleine Unternehmen zu verwenden, die auch Experten von Xero sind, wie die von Bookkeeper360.
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Warum ist es wichtig, einen Fälligkeitsbericht zu erstellen?
Mit einem Fälligkeitsbericht für die Kreditorenbuchhaltung können Sie Ihre nicht bezahlten Rechnungen nachverfolgen. Dieser Bericht enthält die Details zu jeder Lieferantenrechnung sowie die Anzahl der Tage, an denen sie nicht bezahlt wurde. Basierend auf den Ergebnissen dieses Berichts sollten Sie folgende Maßnahmen ergreifen:
- Schreiben Sie einen Scheck für Rechnungen, die in den nächsten 7 Tagen fällig sind.
- Richten Sie eine Online-Zahlung für Rechnungen ein, die in weniger als 7 Tagen fällig sind.
- Überprüfen Sie die in den nächsten Wochen fälligen Gesamtrechnungen und vergleichen Sie sie mit Ihrem erwarteten Mittelzufluss, um sicherzustellen, dass Sie die Zahlungen pünktlich ausführen können.
Hinweis: Die Richtigkeit des Eingangs-Altersberichts hängt davon ab, ob Sie alle Ihre Rechnungen in Xero eingegeben und sie manuell als bezahlt markiert oder einen Scheck direkt von Xero gedruckt haben.
Warum sollten Sie wöchentlich Ihren Altersbericht (A / P Aging) überprüfen?
Neben der Ermittlung überfälliger Rechnungen bietet die regelmäßige Erstellung eines Fälligkeitsberichts für Ihre Kreditorenbuchhaltung die folgenden Vorteile:
- Bietet Ihnen die Möglichkeit, den ausgehenden Cashflow vorherzusagen.
- Sie können proaktiv vorgehen und Ihren Lieferanten benachrichtigen, um Zahlungsvereinbarungen zu treffen, wenn Sie eine Rechnung nicht bis zum Fälligkeitsdatum bezahlen können.
- Bietet Einblick, wie viel Geld Sie bei jedem Lieferanten ausgeben, und stellt sicher, dass keine Rechnungen angezeigt werden, die Sie nicht autorisiert haben.
In Xero ausgeführter Aged Payables Detail Report
Wie erstelle ich einen Fälligkeitsbericht für Kreditoren
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Fälligkeitsbericht für Kreditoren zu erstellen.
Hinweis: Wenn Sie Ihre Rechnungen in Xero eingegeben haben, befinden sich die Daten für diesen Bericht bereits in Xero. Stellen Sie sicher, dass Sie haben Zahlungsbedingungen einrichten für jeden Lieferanten, damit Ihre Fälligkeitstermine korrekt sind. Sie müssen auch Zahlungen, die Sie online oder per Scheck an Lieferanten leisten, in Xero eingeben, damit Ihre Rechnungen als bezahlt gekennzeichnet werden. Andernfalls ist der Bericht nicht korrekt.
Schritt 1 - Navigieren Sie zu Alle Berichte, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Schritt 2 - Unterhalb der Gruppe Einkäufe sehen Sie 3 Berichte.
Um alle verfügbaren Berichte anzuzeigen, klicken Sie auf „…“ (siehe Abbildung unten).
Schritt 3 - Nach dem Erweitern der Gruppe sollten jetzt insgesamt 9 Berichte angezeigt werden.
Xero hat mehrere Berichte neu gestaltet. Aus diesem Grund haben einige Berichte die Schaltfläche „Neu“, andere nicht. In dieser Lektion konzentrieren wir uns auf die 4 neuen Berichte, wie unten angegeben.
Zugriff auf die Accounts Payable Aging-Berichte in Xero
Hinweis: Für Berichte, die Sie häufig verwenden möchten, können Sie sie als Favoriten markieren, indem Sie auf den Stern links neben dem Berichtsnamen klicken. Im obigen Screenshot wurde der Bericht "Im Alter von Verbindlichkeiten" als Favoritenbericht markiert, sodass er jetzt direkt unter dem Dropdown-Menü "Berichte" in der Multifunktionsleiste angezeigt wird.
1. Aged Payables Detail Report
Dieser Bericht zeigt den Lieferantenkontakt, das Fälligkeitsdatum, die Rechnungsnummer und an, ob die Rechnung aktuell ist oder nicht, was bedeutet, dass sie noch nicht fällig ist. Wenn die Rechnung überfällig ist, wird die Anzahl der Tage angezeigt, an denen sie überfällig ist (d. H. 1-30, 31-60 Tage, 61-90 Tage). Wie bereits erwähnt, können Sie anhand dieses Berichts ermitteln, welche Rechnungen bezahlt werden müssen, und sicherstellen, dass Sie über genügend Cashflow verfügen, um die fälligen Rechnungen abzudecken. Hinweis: Sie können problemlos einen Drilldown zu einer bestimmten Rechnung durchführen, indem Sie auf eine beliebige Stelle in der Rechnungszeile klicken.
Unten ist ein Beispiel Detail der verfallenen Verbindlichkeiten (Eingangsalterung) Bericht für unser fiktives Unternehmen Acme Web Pros Plus:
In Xero ausgeführter Aged Payables Detail Report
2. Zusammenfassender Bericht über verfallene Verbindlichkeiten
Dieser Bericht ist ein zusammengefasst Version des Aged Payables Detail-Berichts (oben). Es zeigt die Summe aller Rechnungen, die für jeden Lieferantenkontakt aktuell oder überfällig sind, sowie ausstehende Spesenabrechnungen. Dieser Bericht ist hilfreich, wenn Sie Ihre gesamten ausstehenden Rechnungen auf einen Blick anzeigen möchten. Hinweis: Wenn Sie die Details einer Rechnung anzeigen möchten, können Sie auf eine beliebige Summe im Bericht klicken, um einen Drilldown zu den Rechnungen durchzuführen, die den Gesamtbetrag ausmachen.
Unten ist ein Beispiel Fälligkeitsübersicht Bericht für unser fiktives Unternehmen Acme Web Pros Plus:
In Xero ausgeführter Bericht "Zusammenfassung gealterter Verbindlichkeiten".
3. Detailbericht der zu bezahlenden Rechnung
In diesem Bericht werden zeilenweise alle ausstehenden Rechnungen, Gutschriften, Überzahlungen und Vorauszahlungen zu einem bestimmten Zeitpunkt angezeigt. Führen Sie diesen Bericht aus, wenn Sie die Details mehrerer Rechnungen anzeigen möchten, ohne sie einzeln anzeigen zu müssen. Hinweis: Um eine Rechnung oder Gutschrift aufzurufen, klicken Sie einfach auf die Transaktion, für die Sie weitere Details anzeigen möchten.
Unten ist ein Beispiel Zahlbare Rechnungsdetails Bericht für unser fiktives Unternehmen Acme Web Pros Plus:
Der Bericht "Details zu zahlbaren Rechnungen" wird in Xero ausgeführt
4. Rechnungszusammenfassungsbericht
Dieser Bericht ist ein zusammengefasst Version des Berichts "Kreditorenrechnungsdetails" (oben). Darin sind alle ausstehenden Rechnungen, Gutschriften, Überzahlungen und Vorauszahlungen nach Lieferantenkontakt enthalten. Es werden nicht die zeilenweisen Details jeder Rechnung oder Gutschrift angezeigt, sondern der ursprüngliche Rechnungsbetrag (Spalte "Brutto") und der aktuell fällige Saldo (Spalte "Saldo"). Hinweis: Um eine Rechnung oder Gutschrift aufzurufen, klicken Sie einfach auf die Transaktion, für die Sie weitere Details anzeigen möchten.
Unten ist ein Beispiel Zusammenfassung der zu zahlenden Rechnungen Bericht für unser fiktives Unternehmen Acme Web Pros Plus:
Bericht mit der Zusammenfassung der zu bezahlenden Rechnungen in Xero
Jeder der besprochenen Berichte kann in PDF, Excel oder Google Sheets exportiert werden. Scrollen Sie einfach bis zum Ende des Berichts und klicken Sie auf "Export" Schaltfläche wie im Screenshot unten gezeigt:
Sie können den Bericht auch als speichern Entwurf, veröffentlicht oder benutzerdefiniert. Scrollen Sie einfach zum Ende des Berichts und klicken Sie auf "Speichern als" Schaltfläche wie im Screenshot unten gezeigt:
- Entwurf - Mit dieser Option können Sie einen Bericht erstellen, an dem Sie oder eine andere Person später Änderungen vornehmen können. Sie können mehrere Berichtsentwürfe erstellen, bevor Sie sie veröffentlichen können.
- Veröffentlicht - Mit dieser Option werden Berichte gespeichert, wenn Sie die Bücher für den Monat oder das Jahr fertigstellen. Ein veröffentlichter Bericht wird nicht geändert, wenn die Informationen im System auf irgendeine Weise geändert oder aktualisiert wurden. Sie können Berichte nur veröffentlichen, wenn Sie über die Benutzerrolle Advisor verfügen. Lesen Sie, wie Sie mehrere Benutzer einladen können, um mehr über Benutzerberechtigungen zu erfahren.
- Brauch - Verwenden Sie diese Option, wenn Sie das Berichtsformat speichern möchten, damit Sie es nicht jedes Mal neu erstellen müssen, wenn Sie den Bericht ausführen. Xero fragt Sie, ob Sie diese Vorlage als Standard festlegen möchten.
So ändern Sie die Berichteinstellungen
Jeder der besprochenen Berichte kann geändert werden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Bericht zu ändern:
Schritt 1 - Klicken Sie auf die Schaltfläche "Report Settings" (Berichteinstellungen), wie in der Abbildung unten gezeigt.
Verwenden Sie die Berichtseinstellungen, um einen Bericht in Xero zu ändern
Schritt 2 - Der folgende Bildschirm sollte angezeigt werden (siehe Abbildung unten).
- Datumsbereich - Wählen Sie den Datumsbereich aus, für den Sie den Bericht ausführen möchten.
- Altern durch - Wählen Sie das Datum aus, an dem Sie das "Alter" der Rechnung berechnen möchten. Sie können das Fälligkeitsdatum oder das Rechnungsdatum aus der Dropdown-Liste auswählen.
- Alterungsperioden - Sie können die einzurichtenden Alterungseimer bestimmen. Zum Beispiel gibt es in dem zuvor diskutierten zusammenfassenden Bericht über Altlasten drei Zeiträume mit jeweils 30 Tagen (d. H. 1-30 Tage, 31-60 Tage und 61-90 Tage).
- Zahlen - Wählen Sie aus, ob im Bericht Dezimalstellen oder nur ganze Zahlen ohne Cent angezeigt werden sollen.
- Gruppiere nach - In der Dropdown-Liste können Sie auswählen, wie Sie die Informationen in den Berichten gruppieren möchten. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Kontakt, Kontaktgruppe, Rechnungsdatum, Referenz, Gesehene Rechnung, Gesendete Rechnung, Nachverfolgungskategorie (d. H. Region).
- Säulen - Setzen Sie ein Häkchen neben jede Spalte, die Sie in Ihren Bericht aufnehmen möchten. Hinweis: Die verfügbaren Spalten können je nach dem von Ihnen ausgeführten Bericht variieren.
- Region (Tracking-Kategorie) - Wenn Sie Tracking-Kategorien eingerichtet haben, werden diese hier aufgelistet, damit Sie diese Berichte filtern können, um diese Informationen anzuzeigen oder auszublenden.
- Filter hinzufügen - Wenn Sie nach einer der oben unter Punkt F aufgeführten Spalten filtern möchten, klicken Sie auf "Filter hinzufügen" und treffen Sie Ihre Auswahl.
- Aktualisieren- Drücke den "Aktualisieren" Klicken Sie auf, um Ihre Änderungen zu speichern.
Einpacken
Dies schließt den Abschnitt zum Erstellen eines Fälligkeitsberichts für Kreditoren ab. Die nächste Lektion in unserem Xero-Schulungskurs wird das Akzeptieren von Online-Zahlungen von Kunden sein. In dieser Lektion werden Sie durch das Einrichten von Zahlungsdiensten in Xero geführt, damit Sie Kreditkartenzahlungen von Ihren Kunden akzeptieren können. Klicken Sie hier, um auf diese oder eine der anderen Lektionen der Reihe zuzugreifen. Klicken Sie auf den folgenden Link, um eine kostenlose 30-Tage-Testversion von Xero zu erhalten.
? Lektion 4.4
Kostenlose 30-Tage-Testversion
Lektion 5.1?
