Willkommen beim Fit Small Business Xero-Schulungskurs! In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie eine Rechnung in Xero erstellen.
Sie können auf Ihrem eigenen Xero-Konto mitmachen. Wenn Sie noch keinen haben, klicken Sie hier, um sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion anzumelden und folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.
Um diese Lektion abzuschließen, können Sie sich entweder das folgende Video ansehen, die schrittweisen Anweisungen durchlesen oder beides tun. Lass uns anfangen!
Für einige Kleinunternehmer stellt Xero genügend Tools zur Verfügung, um ihre Bücher selbstständig zu verwalten. Für viele ist es jedoch sinnvoll, Xero in Verbindung mit erfahrenen Wirtschaftsprüfern für kleine Unternehmen zu verwenden, die auch Experten von Xero sind, wie die von Bookkeeper360.
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Warum ist es wichtig, Rechnungen in Xero zu erstellen?
Während die meisten Geschäftsinhaber es vorziehen, das Geld zu verfolgen, das ihre Kunden ihnen schulden (so genannte Debitorenbuchhaltung), ist es ebenso wichtig, zu verfolgen, was Sie Lieferanten schulden (so genannte Kreditorenbuchhaltung). Mit Xero ist es einfach, alle Ihre Rechnungen zu verfolgen, damit Sie Ihre Lieferanten pünktlich bezahlen können.
Im Folgenden sind einige Vorteile für die Verwaltung Ihrer Rechnungen in Xero aufgeführt:
- Sie können Zahlungen per Scheck, ACH oder Kreditkarte erfassen. Batch-Zahlungen sind auch verfügbar, wenn Sie einem Lieferanten mehrere Rechnungen gleichzeitig bezahlen müssen. Wir werden in der nächsten Lektion diskutieren, wie Sammelzahlungen funktionieren.
- Sie können Zahlungsbedingungen festlegen, damit Xero eine Erinnerung generiert, sobald eine Rechnung fällig wird.
- Wenn Sie die Rechnung erstellen, können Sie das Konto zuweisen, auf dem Sie die Ausgaben verfolgen möchten, damit Xero die Buchhaltung im Hintergrund für Sie durchführen kann.
- Ihr Kreditorensaldo ist immer aktuell.
In dieser Lektion werden die Schritte zum Erstellen einer Rechnung, zum Ändern einer zuvor eingegebenen Rechnung und zum Erstellen einer wiederkehrenden Rechnung für die Artikel, die Sie regelmäßig (d. H. Monatlich, vierteljährlich) bezahlen, beschrieben. Wir zeigen Ihnen auch, wie die neuen Side-by-Side-Dateien Ihnen helfen, Rechnungen schneller einzugeben und effektiver zu verwalten.
Unten finden Sie eine Musterrechnung, die für ein fiktives Unternehmen, Acme Web Pros Plus, erstellt wurde:
Musterrechnung in Xero erstellt
Wie erstelle ich eine Rechnung?
Schritt 1 - Wählen Sie im Menü "Konten" die Option "Einkäufe" aus (siehe Abbildung unten).
Schritt 2 - Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" und wählen Sie "Rechnung" aus (siehe Abbildung unten).
Navigieren Sie in Xero zu "Rechnung erstellen"
Schritt 3 - Die Felder, die ausgefüllt werden müssen, sind nachstehend zusammen mit einer kurzen Erläuterung angegeben.
Info zu vervollständigen, um eine neue Rechnung in Xero zu erstellen
- Von - Wählen Sie den Lieferanten aus der Dropdown-Liste. Wenn Sie den Lieferanten nicht in Xero eingerichtet haben, wählen Sie einfach + Neuer Kontakt aus dem Dropdown. In der Lektion zum Einrichten von Lieferanten führen wir Sie Schritt für Schritt durch diese Lektion.
- Datum - Geben Sie die Rechnung (Rechnungsdatum) ein, die auf der vom Lieferanten erhaltenen Rechnung erscheint.
- Geburtstermin - Wenn Sie Standard-Zahlungsbedingungen festlegen, wird dieses Feld automatisch ausgefüllt. Wenn Sie dies nicht getan haben, können Sie in dieses Feld das auf der Rechnung angegebene Fälligkeitsdatum eingeben. Achten Sie darauf, zu überprüfen So passen Sie Rechnungen an Hier erfahren Sie, wie Sie Standard-Zahlungsbedingungen für Lieferanten einrichten.
- Referenz - Dieses Feld ist wahlweise . Sie können in dieses Feld alle zusätzlichen Informationen einfügen, die Sie verfolgen möchten.
- Datei anhängen - Sie können dieser Transaktion in Xero alle Belege und eine Kopie der Rechnung beifügen. Scannen Sie das Dokument einfach auf Ihren Computer und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um es anzuhängen.
- Artikel - Wenn Ihnen die von Ihnen gekauften Hauptartikel in Rechnung gestellt wurden, können Sie sie aus der Dropdown-Liste in diesem Feld auswählen. Wenn Sie den Artikel jedoch noch nicht eingerichtet haben, können Sie dies tun, indem Sie „+ Neuer Artikel”Aus dem Dropdown.
- Beschreibung - Dieses Feld wird basierend auf dem ausgewählten Element automatisch ausgefüllt. Wenn Sie keinen Artikel ausgewählt haben, geben Sie die Beschreibung ein, die auf der Lieferantenrechnung angezeigt wird.
- Menge - Geben Sie die Menge der gekauften Artikel ein. Hinweis: Geben Sie für Dienste in dieses Feld "1" ein, wie im obigen Screenshot angegeben.
- Stückpreis - Dieses Feld wird basierend auf dem ausgewählten Element automatisch ausgefüllt. Wenn Sie keinen Artikel ausgewählt haben, geben Sie den auf der Lieferantenrechnung angezeigten Stückpreis ein.
- Konto - Wählen Sie aus der Dropdown-Liste das Konto aus, dem Sie diesen Kauf zuordnen möchten. Weitere Informationen zu Konten finden Sie im So richten Sie einen Kontenplan ein Tutorial.
- Region - Sie können Tracking-Kategorien aktivieren, um andere Bereiche Ihres Unternehmens wie Standort, Abteilung oder Region zu verfolgen. Wählen Sie die entsprechende Kategorie aus der Dropdown-Liste.
- MwSt - Dieses Feld wird basierend auf dem ausgewählten Element automatisch ausgefüllt. Sie können jedoch bei Bedarf einen anderen Steuersatz aus der Dropdown-Liste auswählen. In der Lektion zu den Umsatzsteuersätzen erfahren Sie mehr.
- Menge - Xero multipliziert automatisch die Menge mit der Rate, um die Menge zu berechnen. Hinweis: Wenn Sie einen Lieferanten in einer anderen Währung bezahlen müssen, lesen Sie, wie Sie vorgehen müssen Richten Sie mehrere Währungen ein Tutorial zum Bezahlen von Rechnungen in einer Fremdwährung.
- Kosten einem Kunden zuordnen - Wenn der Kauf im Auftrag eines Kunden getätigt wurde, können Sie den Kunden hier auswählen, damit Xero Sie daran erinnern kann, den Kunden bei der nächsten Rechnungsstellung an diesen Kunden abzurechnen.
- sparen - Sie können die Rechnung entweder speichern oder genehmigen. Nachfolgend finden Sie eine kurze Beschreibung der verschiedenen Speicheroptionen.
- Als Entwurf speichern - Mit dieser Option wird die Rechnung gespeichert und Sie können diesen Bildschirm schließen.
- Speichern (weiter bearbeiten) - Mit dieser Option können Sie die Rechnung regelmäßig speichern, damit Sie keine Informationen verlieren, wenn Sie später wiederkommen und sie vervollständigen müssen.
- Speichern Sie und fügen Sie ein anderes hinzu - Diese Option speichert die Rechnung als Entwurf und öffnet eine neue leere Rechnung, die Sie ausfüllen können.
Schritt 4 - Unten finden Sie einen Screenshot mit den verschiedenen Genehmigungsoptionen, aus denen Sie auswählen können.
- Genehmigen - Mit dieser Option wird Ihre Rechnung gespeichert, und Sie können sie per Scheck oder online bei Ihrer Bank oder Ihrem Finanzinstitut bezahlen.
- Weitere genehmigen und hinzufügen - Diese Option speichert die Rechnung als genehmigt und öffnet einen neuen Rechnungsbildschirm, in dem Sie eine weitere Rechnung erstellen können. Mit dieser Funktion können Sie einen Stapel von Rechnungen sehr schnell eingeben, da Sie den Bildschirm nicht schließen müssen, um die nächste zu erstellen. Um noch mehr Zeit zu sparen, check out So importieren Sie Rechnungen Tutorial zum Importieren von Rechnungen aus einer Excel- oder CSV-Datei in Xero.
- Genehmigen und weiter anzeigen - Mit dieser Option können Sie die Rechnung genehmigen und anschließend alle Rechnungen anzeigen, die möglicherweise auf Ihre Genehmigung warten. In dem So laden Sie Benutzer zu Xero ein Wir besprechen, wie Benutzern die Erlaubnis erteilt wird, Rechnungen zu genehmigen.
- Genehmigen und drucken - Mit dieser Option wird die Rechnung genehmigt und Sie können sie ausdrucken.
So ändern Sie Rechnungen
Schritt 1 - Kehren Sie zu Rechnungen zurück, indem Sie Konten und Einkäufe wie unten angegeben auswählen.
Schritt 2 - Nachfolgend finden Sie einen Screenshot des Rechnungen-Dashboards mit einer kurzen Beschreibung der einzelnen Abschnitte.
Rechnungen Dashboard in Xero
- Entwurf - Dies sind Rechnungen, die Sie erstellt, aber nicht genehmigt oder zur Genehmigung eingereicht haben. Hinweis: Rechnungen mit Entwurfsstatus haben keine Auswirkungen auf Ihren Jahresabschluss.
- Warten auf Genehmigung - Rechnungen, die zur Genehmigung eingereicht, aber noch nicht genehmigt wurden. Hinweis: Rechnungen dieser Gruppe haben keinen Einfluss auf den Jahresabschluss.
- Warten auf Zahlung - Rechnungen in dieser Gruppe wurden in Xero eingegeben, aber nicht bezahlt. Hinweis: Rechnungen in dieser Gruppe wirken sich auf den Jahresabschluss aus.
- Überfällig - Dies sind Rechnungen, die zum Fälligkeitsdatum nicht bezahlt wurden. In dem So erstellen Sie einen Fälligkeitsbericht für Kreditoren Wir geben Ihnen einige Tipps, wie Sie den Überblick über Ihre Kreditorensalden behalten.
- Fällig / bezahlt - Basierend auf der Legende Im obigen Screenshot stehen der blaue Balken für fällige Rechnungen und der grüne Balken für bezahlte Rechnungen.
- Termine - Blättern Sie nach rechts oder links, um den Gesamtbetrag der fälligen und von Ihnen bezahlten Rechnungen anzuzeigen.
Schritt 3 - Klicken Sie auf die Kategorie (Entwurf, Warten auf Genehmigung, Warten auf Zahlung, Überfällig), die die Rechnung enthält, an der Sie Änderungen vornehmen möchten.
Schritt 4 - Die Rechnung sollte wie unten angegeben auf dem Bildschirm angezeigt werden.
So bearbeiten Sie eine Rechnung in Xero
Sie können alle Änderungen vornehmen, die Sie zu und benötigen speichern / genehmigen sie, sobald Sie fertig sind. Hinweis: Sie können keine Änderungen an einer Rechnung vornehmen, die teilweise oder vollständig bezahlt wurde. Wenn Sie eine zuvor bezahlte Rechnung bearbeiten müssen, müssen Sie zuerst die Zahlungen entfernen, die Rechnung bearbeiten und dann die Zahlung erneut anwenden.
Wiederholen, Löschen oder Kopieren von Rechnungen
Wie bereits erwähnt, können Sie wiederkehrende Rechnungen einrichten, die Sie regelmäßig bezahlen, z. B. monatlich, wöchentlich oder vierteljährlich. Sie können auch Rechnungen löschen und kopieren.
Zunächst wird erläutert, wie Sie eine wiederkehrende Rechnung einrichten und anschließend, wie Sie Rechnungen löschen und kopieren.
Schritt 1 - Befolgen Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt, um die Rechnung anzuzeigen.
Schritt 2 - Wählen Sie die Schaltfläche "Rechnungsoptionen", wie in der Abbildung unten gezeigt.
Navigieren Sie zu Wiederholen, Löschen oder Kopieren einer Rechnung in Xero.
A. Bill wiederholen - Unten finden Sie einen Screenshot mit den Informationen, die Sie zum Einrichten einer wiederkehrenden Rechnung benötigen.
Erstellen Sie eine wiederkehrende Rechnung in Xero.
- Wiederholen Sie die Transaktion alle - Wählen Sie in der Dropdown-Liste Monat (e) oder Woche (n) aus und geben Sie eine Zahl in das Feld links von diesem Feld ein.
- Rechnungsdatum - Geben Sie das Datum der ersten Rechnung an, die erstellt werden soll. Anschließend erhöht Xero die Rechnungsdaten für alle zukünftigen erstellten Rechnungen.
- Geburtstermin - Geben Sie das Fälligkeitsdatum der Rechnung an. Andernfalls wird dieses Feld automatisch mit den Standardfälligkeitsterminen ausgefüllt, die in festgelegt wurden Anpassen von Rechnungen Lektion.
- Endtermin - Dieses Feld ist wahlweise . Sie können angeben, wann Xero keine wiederkehrenden Rechnungen mehr erstellen soll. Hinweis: Sie können wiederholte Rechnungen jederzeit stornieren.
- Als Entwurf speichern / genehmigen – Geben Sie an, ob die wiederkehrenden Rechnungen als Entwurf gespeichert oder automatisch genehmigt werden sollen, sobald sie erstellt wurden. Hinweis: Die hier verfügbaren Optionen sind abhängig von der Nutzerberechtigung du wurdest eingerichtet mit.
- Rechnung von - Dieses Feld sollte den Namen Ihres Lieferanten enthalten.
- Referenz - Dieses Feld ist wahlweise . Hinweis: Was auch immer Sie in dieses Feld eingeben, wird auf jeder neu erstellten wiederkehrenden Rechnung angezeigt.
- Beschreibung / Menge / Stückpreis / Konto / Steuersatz - Vergewissern Sie sich, dass Sie die Informationen angeben, die zur Erstellung aller zukünftigen wiederkehrenden Rechnungen verwendet werden sollen.
Sobald Sie die wiederkehrende Rechnung gespeichert haben, sehen Sie eine neue Registerkarte mit der Aufschrift "Wiederholen". Die Details aller Rechnungen, die Sie als wiederkehrend eingerichtet haben, werden angezeigt (siehe Abbildung unten).
Liste der sich wiederholenden Rechnungen in Xero
B. Löschen einer Rechnung - Im Allgemeinen sollten Sie nicht Gewöhnen Sie sich an, Informationen aus Ihrer Buchhaltungssoftware zu löschen. Es gibt jedoch Zeiten, in denen dies in Ordnung ist.
Sie können eine nicht bezahlte Rechnung löschen. Zeigen Sie die Rechnung wie im Abschnitt Ändern von Rechnungen gezeigt an und wählen Sie löschen aus den im obigen Screenshot angegebenen Rechnungsoptionen. Hinweis: Wenn Sie die Rechnung nicht löschen können, weil sie bezahlt wurde, müssen Sie sie stornieren.
C. Rechnung kopieren - Wenn Sie Rechnungen von einem Lieferanten erhalten, die nahezu identisch sind, können Sie eine zuvor eingegebene Rechnung kopieren und nur die wenigen erforderlichen Änderungen vornehmen, um einige Tastatureingaben zu sparen. Befolgen Sie die im Abschnitt Ändern von Rechnungen beschriebenen Schritte, um die Rechnung anzuzeigen. Wählen Kopieren Klicken Sie auf die Schaltfläche "Rechnungsoptionen" (siehe Abbildung oben). Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen an der Rechnung vor und speichern Sie sie.
Wie Side-by-Side-Dateien Ihnen beim Verwalten Ihrer Rechnungen helfen können
Eine der neuesten Funktionen von Xero sind Side-by-Side-Dateien. Mit dieser coolen Funktion können Sie Kopien Ihrer Rechnungen, Rechnungen und anderer Dokumente in Xero neben den Transaktionen speichern, auf die sie sich beziehen. Auf diese Weise können Sie während der Steuersaison oder im Falle einer Rechnungsprüfung problemlos auf diese Dokumente zugreifen. Um diese Funktion zu nutzen, können Sie Dokumente entweder per E-Mail an Ihren Xero-Posteingang senden oder per Drag & Drop direkt in den Posteingang ziehen.
Schritt 1 - Suchen Sie Ihre Xero-E-Mail-Adresse
Klicken Sie im Dashboard auf das Dateisymbol (siehe Abbildung unten).
Navigieren Sie zu Ihrem Xero-Posteingang
Schritt 2 - Ihre Xero-E-Mail-Adresse wird angezeigt (siehe Abbildung unten).
Geben Sie diese E-Mail-Adresse an Lieferanten, Kunden und andere Personen weiter, die Ihnen Dokumente senden, die Sie an Transaktionen anhängen möchten.
Senden Sie Dateien an Ihre Xero-E-Mail-Adresse, damit sie im Posteingang von Xero angezeigt werden.
Hinweis: Sie können Dokumente, die auf Ihrem Computer gespeichert sind, auch per Drag & Drop verschieben oder ein Foto einer Quittung aufnehmen und hier speichern.
Schritt 3 - Wählen Sie eine Datei aus, um eine Transaktion zu erstellen.
Wählen Sie ein Dokument in Ihrem Xero-Posteingang aus, indem Sie ein Häkchen daneben setzen und dann aufNeu hinzufügen“, Um eine Transaktion zu erstellen, wie in der Abbildung unten gezeigt.
Erstellen Sie eine neue Transaktion aus einer Datei, die in Ihren Xero-Posteingang hochgeladen wurde.
Schritt 4 - Im nächsten Bildschirm sehen Sie nebeneinander die hochgeladene Rechnung (links) und den neuen Rechnungsbildschirm (rechts).
Geben Sie in der Seitenansicht die Details einer Rechnung (links) in das neue Rechnungsfenster in Xero (rechts) ein.
In dieser Ansicht können Sie auf einfache Weise die Details einer Rechnung, Kundenrechnung, Spesenabrechnung oder Geldtransaktion eingeben, da die Details direkt vor Ihnen liegen. Das Beste ist, dass das Dokument automatisch an die Transaktion angehängt wird, sodass Sie jederzeit darauf zugreifen können.
Einpacken
Damit ist der Abschnitt zum Erstellen einer Rechnung abgeschlossen. Die nächste Lektion in unserem Xero-Schulungskurs ist das Bezahlen von Rechnungen. In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie Rechnungen bezahlen, die zuvor in Xero eingegeben wurden. Klicken Sie hier, um auf diese oder eine der anderen Lektionen der Reihe zuzugreifen. Klicken Sie auf den folgenden Link, um eine kostenlose 30-Tage-Testversion von Xero zu erhalten.
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Lektion 4.3?
