Eigene Gehaltsabrechnungen sind eine Möglichkeit für Unternehmer, Geld zu sparen. Wenn Sie QuickBooks Online verwenden, können Sie die Gehaltsabrechnung in kürzester Zeit problemlos einrichten und ausführen. Wir zeigen Ihnen, welche Informationen Sie benötigen, und führen Sie Schritt für Schritt durch neun einfache Schritte, um die Gehaltsabrechnung in QuickBooks Online einzurichten und zu verarbeiten.
Wenn Sie Ihrem bestehenden QuickBooks Online-Abonnement Intuit Payroll hinzufügen, erhalten Sie Zugang zu Vorteilen wie direkten Einzahlungen am selben Tag, Unterstützung beim Einrichten der Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens und Vorbereitung Ihrer Steuern. Testen Sie Intuit Payroll 30 Tage lang kostenlos.
Checkliste für die Einrichtung der Gehaltsabrechnung: Informationen, die Sie benötigen
Die Online-Gehaltsabrechnung in QuickBooks umfasst das Einrichten von QuickBooks Online Payroll, einem einfachen Prozess mit 5 Schritten, und das Ausführen der Gehaltsabrechnung in QBO, das schnell und in 4 Schritten ausgeführt werden kann. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch beide Bereiche. Um mitzumachen, benötigen Sie einige Dokumente und Informationen, die sich auf Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter beziehen. Unten finden Sie eine Checkliste, mit der Sie sicherstellen können, dass Sie alles haben, was Sie benötigen.
Wir beginnen mit den Informationen des Arbeitgebers und besprechen dann die Informationen, die Sie für jeden Mitarbeiter benötigen:
Hinzufügen von Arbeitgeberinformationen zu QuickBooks Online Payroll
Sie benötigen Ihr Geschäftsbankkonto und die Bankleitzahl des Bankkontos, das Sie zur Bezahlung der Mitarbeiter und für Steuerzahlungen verwenden. Darüber hinaus sollten Sie Informationen zu Stundensätzen oder Gehältern sowie zu anderen Leistungen haben, die Sie den Mitarbeitern anbieten, z. B. Krankenversicherung und Altersvorsorge.
Nachfolgend finden Sie die Arbeitgeberinformationen, die Sie benötigen, um die Einrichtung der QuickBooks Online-Gehaltsabrechnung abzuschließen:
- Bankkonto Information: Die vollständige Bankleitzahl und Kontonummer des Girokontos, von dem Sie Gehaltsschecks ausstellen sowie Ihre Lohnsteuerzahlungen vornehmen.
Spitze: Sie sollten ein anderes Lohnkonto als das Girokonto haben, das für Ihre täglichen Geschäftsvorgänge verwendet wird. - Arbeitnehmervergütung: Stundenlöhne, Gehälter, Prämien, Provisionen, Trinkgelder und sonstige Vergütungen, die Sie Ihren Mitarbeitern gewähren.
- Angestelltenbonus: Kranken- und Zahnversicherung, 401 (k), Altersvorsorge, Urlaubs- / Krankenurlaubsversicherung oder Flexible Spending Account (FSA).
- Sonstige Ergänzungen / Abzüge:
- Bargeldvorschüsse, Meilen- / Reisekostenerstattung, Gewerkschaftsgebühren, Lohnpfändungen:
Hinzufügen von Mitarbeiterinformationen in der QuickBooks Online-Gehaltsabrechnung
Damit QuickBooks die Gehaltsabrechnungen für Sie berechnen kann, benötigen Sie das Formular W-4, den Gehaltssatz und die Abzüge des Mitarbeiters sowie die Häufigkeit, mit der Sie die Mitarbeiter bezahlen (d. H. Wöchentlich, halbwöchentlich, monatlich).
Im Folgenden finden Sie eine Liste der Mitarbeiterelemente, die Sie zum Einrichten von QuickBooks Online Payroll benötigen:
- Formular W-4: Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie ihn ein W-4-Formular ausfüllen lassen, das Ihnen die Quellenangaben und andere relevante Informationen liefert, die Sie zur korrekten Berechnung der Lohnsteuerabzüge benötigen.
- Lohnsatz: Der Stundensatz oder das Gehalt, das Sie jedem Mitarbeiter zahlen, sowie gegebenenfalls ein Bonus oder eine Provision.
- Gehaltsabzüge: Arbeitnehmerbeiträge zur Krankenversicherung, zur Altersvorsorge oder zur Pfändung.
- Zeitplan bezahlen: Im Allgemeinen ist dies wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich. Sie können auch mehrere Zahlungspläne einrichten, falls dies in QuickBooks erforderlich ist. Wenn Sie beispielsweise wöchentlich Stunden- und alle zwei Wochen Lohnempfänger bezahlen, können Sie diese beiden Vergütungspläne einrichten.
- Kranken- / Urlaubszeiten und Kontostand: Wenn Sie Kranken- / Urlaubsgeld anbieten, müssen Sie diese Informationen für jeden Mitarbeiter eingeben. In der Regel werden diese Stunden für jede Gehaltsperiode gutgeschrieben. Spitze: Wenn Sie in der Mitte eines Kalenderjahres auf QuickBooks Payroll umstellen, müssen Sie die gesamten Kranken- / Urlaubsstunden eines Mitarbeiters aus dem alten System eingeben.
- Anstellungsdatum: Das Einstellungsdatum für jeden Mitarbeiter muss bei der Personalabrechnung eingegeben werden.
- Einzahlungsautorisierungsformular: Sie können Ihren Mitarbeitern anstelle eines Schecks eine direkte Einzahlung anbieten. Dazu müssen Sie ein Formular zur direkten Einzahlungsautorisierung ausfüllen, das Ihnen nicht nur die Erlaubnis gibt, Einzahlungen auf ihr Konto vorzunehmen, sondern auch das Bankkonto und die Überweisungsinformationen enthält, die Sie für die Einzahlung benötigen.
Die Online-Gehaltsabrechnung in QuickBooks umfasst die Einrichtung von QuickBooks Online Payroll, einem einfachen Prozess mit 5 Schritten, und die Ausführung der Gehaltsabrechnung in QBO, die in 4 Schritten durchgeführt werden kann. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch beide Bereiche.
So richten Sie QuickBooks Online Payroll in 5 einfachen Schritten ein
In diesem Abschnitt werden wir QuickBooks behandeln verbessert Gehaltsabrechnungsservice . Eine vollständige Anleitung zu den Funktionen und Vorteilen der verschiedenen von Intuit angebotenen Lohnbuchhaltungssoftware finden Sie in unserem QuickBooks Payroll Service-Handbuch. Jetzt, da Sie alle Informationen haben, die Sie benötigen, ist es Zeit, die Ärmel hochzukrempeln und sich an die Arbeit zu machen!
Im Folgenden sind die fünf Schritte zur Gehaltsabrechnung in QuickBooks Online aufgeführt:
1. Navigieren Sie zum Employee Center
Klicken Sie auf die Registerkarte Mitarbeiter in der linken Menüleiste, wie in der Abbildung unten gezeigt.
Navigieren Sie in QuickBooks Online zum Mitarbeitercenter.
2. Fahren Sie mit dem Personalabrechnungs-Setup fort
Wenn Sie Payroll mit Ihrem QuickBooks Online-Abonnement gekauft haben, ähnelt Ihr Bildschirm dem in der Abbildung unten gezeigten. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einrichten“, um mit dem nächsten Bildschirm fortzufahren. Spitze: Wenn Sie sich noch nicht für die Gehaltsabrechnung angemeldet haben, wird die Schaltfläche "Gehaltsabrechnung hinzufügen" angezeigt.
Beginnen Sie den Payroll Setup-Prozess in QuickBooks Online.
3. Beantworten Sie Fragen zu früheren Gehaltsabrechnungen
Wenn Sie von einem manuellen oder computergestützten Abrechnungssystem zu QuickBooks konvertieren, müssen Sie einige zusätzliche Informationen bereitstellen, um sicherzustellen, dass Ihre W-2-Formulare korrekt sind. Sie müssen Informationen zu allen im Laufe des Jahres ausgestellten Gehaltsschecks bereitstellen.
Unten finden Sie einen Screenshot der Fragen, auf die Sie antworten müssen, sowie eine kurze Erläuterung der einzelnen Fragen:
Geben Sie an, ob während der Einrichtung der QuickBooks-Gehaltsabrechnung vorherige Gehaltsabrechnungen durchgeführt wurden.
- Haben Sie in 20XX W-2-Mitarbeiter bezahlt? - Diese Frage ist ziemlich selbsterklärend. Wenn Sie in diesem Jahr Mitarbeiter bezahlt haben, wählen Sie "Ja". Wenn Sie in diesem Jahr zum ersten Mal Mitarbeiter bezahlen, wählen Sie "Nein".
- Wann werden Sie QuickBooks Online Payroll zum ersten Mal nutzen? - Geben Sie das Datum an, an dem Sie Ihre erste Gehaltsabrechnung in QuickBooks durchführen möchten. Die hier angezeigten Optionen basieren auf dem aktuellen Datum. Spitze: Wenn Sie bei der ersten Frage "Nein" gewählt haben, wird diese Frage nicht angezeigt.
- Wie haben Sie Ihre Mitarbeiter bezahlt? - Geben Sie an, wie Sie Ihre Mitarbeiter in Ihrem Handbuch / alten System bezahlt haben. Ihre Antwort auf diese Frage ist sehr wichtig, denn wenn Sie Mitarbeiter bezahlt und Steuern von deren Gehaltsabrechnungen einbehalten haben, müssen Sie später im Setup die aktuellen Gehaltsabrechnungsinformationen für jeden Mitarbeiter bereitstellen. Spitze: Diese Informationen sollten ab der letzten Gehaltsabrechnung, die Sie für jeden Mitarbeiter verarbeitet haben, sofort verfügbar sein.
4. Mitarbeiter hinzufügen
Klicken Sie auf "Mitarbeiter hinzufügen", wie im folgenden Screenshot gezeigt:
Richten Sie Mitarbeiter in QuickBooks Online für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein.
5. Mitarbeiterinformationen vervollständigen
Füllen Sie die Felder wie im folgenden Screenshot angegeben aus:
Vollständiger Abschnitt mit Mitarbeiterinformationen für die Einrichtung der QuickBooks-Gehaltsabrechnung.
Die Mitarbeiterinformationsfelder, die Sie zum Einrichten der QuickBooks Online-Gehaltsabrechnung benötigen, sind:
- Informationen zur Mitarbeiterentziehung - Diese Informationen stammen aus Formular W-4, das wir zuvor besprochen haben. Wenn Sie auf den Bearbeitungsstift klicken, wird der obige Bildschirm angezeigt.
- Zeitplan bezahlen - Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Lohnplan für den Mitarbeiter aus (d. H. Wöchentlich, jeden zweiten Freitag, monatlich usw.).
- Angestelltenlohn - Geben Sie in dieses Feld den Lohn des Mitarbeiters ein. Spitze: Wenn Sie weitere Zahlungstypen hinzufügen möchten, klicken Sie einfach auf Fügen Sie zusätzliche Lohnarten hinzu Link direkt unter diesem Feld.
- Mitarbeiterabzüge / -beitrag - Wählen Sie die Abzüge / Beiträge für den Mitarbeiter aus, wie in der Abbildung unten gezeigt.
- Zahlungsmethode - Wählen Sie entweder Direkteinzahlung oder Live-Scheck aus der Dropdown-Liste. Wenn Sie die direkte Einzahlung auswählen, geben Sie die Bankdaten des Mitarbeiters direkt über das zuvor beschriebene Formular für die Autorisierung der direkten Einzahlung ein.
- Geben Sie die Abrechnungsinformationen für das laufende Jahr ein - Wenn Sie diesen Mitarbeiter in diesem Jahr bezahlt haben, geben Sie seine aktuellen Gehaltsdaten aus der letzten aus dem alten System ausgestellten Gehaltsabrechnung ein (siehe Abbildung unten):
Geben Sie die Gehaltssummen für das laufende Jahr als Teil des Einrichtungsprozesses für die Gehaltsabrechnung in QuickBooks ein.
Spitze: Es ist äußerst wichtig, dass Sie sicherstellen, dass die Gesamtwerte für das laufende Jahr korrekt sind. Diese Informationen wirken sich auf Bundes- und Landessteuern mit einem jährlichen Höchstbetrag sowie auf Beitragsbegrenzungen für 401 (k) - und Rentenkonten aus. In unserem Small Business Payroll-Handbuch erfahren Sie mehr über Abzugs- / Beitragsbeschränkungen.
Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen für jeden Mitarbeiter ausgefüllt haben, wird ein Beispiel-Gehaltsscheck angezeigt, der dem folgenden ähnelt, den Sie überprüfen können, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt aussehen:
Beispiel für einen Gehaltsabrechnungsscheck, der in QuickBooks Online ausgeführt wird.
Ausführen der Personalabrechnung in QuickBooks Online in 4 Schritten
Nachdem Sie alle Mitarbeiter eingerichtet haben, müssen Sie als Nächstes Ihre Gehaltsabrechnung durchführen. In diesem Bereich geben Sie die Abrechnungsstunden ein und QuickBooks berechnet automatisch die Abrechnungsschecks und die Abrechnungssteuern für Sie. Sie können Schecks ausdrucken oder Einzahlungen an Mitarbeiter senden.
Befolgen Sie diese vier Schritte zur Gehaltsabrechnung in QuickBooks Online:
1. Navigieren Sie zum Employee Center
Klicken Sie in der linken Menüleiste auf die Registerkarte Mitarbeiter, um zum Mitarbeitercenter zurückzukehren, wie im folgenden Screenshot dargestellt:
Navigieren Sie in QuickBooks Online zum Mitarbeitercenter.
2. Klicken Sie auf "Gehaltsabrechnung ausführen".
Im Payroll Dashboard sehen Sie die Liste der Mitarbeiter, die Sie im letzten Abschnitt eingerichtet haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Run payroll" (Gehaltsabrechnung ausführen) in der oberen rechten Ecke (siehe Abbildung unten):
Führen Sie die Personalabrechnung über das Dashboard der Mitarbeiter in QuickBooks Online aus.
3. Aktuelle Abrechnungsstunden eingeben
Auf dem Bildschirm unten geben Sie die geleisteten Stunden für alle ein stündlich Mitarbeiter und überprüfen Sie andere Informationen, um die Richtigkeit zu gewährleisten:
Geben Sie die aktuellen Abrechnungsstunden in QuickBooks Online ein.
Die Felder für die Gehaltsabrechnungsstunden und -sätze, die Sie für die Einrichtung der QuickBooks Online-Gehaltsabrechnung ausfüllen müssen, sind:
- Bankkonto - In diesem Feld wird das Bankkonto angezeigt, von dem Gehaltsabrechnungen und Steuern abgezogen werden sollen. Wenn das hier angezeigte Bankkonto nicht korrekt ist, wählen Sie das richtige Konto aus dem Dropdown-Pfeil aus.
- Zahlungszeitraum - In dieses Feld werden die Zahlungsperioden eingetragen, die Sie im letzten Abschnitt eingerichtet haben. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie den richtigen Zahlungszeitraum auswählen, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil klicken.
- Zahltag - Dieses Feld sollte das Datum sein, an dem Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen. Sie können dieses Feld bearbeiten, wenn es nicht korrekt ist.
- Arbeitsstunden - Sie müssen die geleisteten Stunden für die aktuelle Lohnperiode für alle stündlichen Angestellten eingeben (wie Wilma in unserem obigen Beispiel).
- Gehalt Mitarbeiter - Der Gesamtlohn wird für Sie automatisch auf der Grundlage des Jahresgehalts berechnet, das Sie für den Mitarbeiter während der Einrichtung eingegeben haben (wie Barney in unserem obigen Beispiel). Sie sollten dies zumindest beobachten, um sicherzustellen, dass es richtig aussieht.
- Gesamtlohn - Diese Spalte repräsentiert die Bruttolohn für alle Mitarbeiter für diese Abrechnung.
4. Überprüfen und Übermitteln der Gehaltsabrechnung
Auf dem nächsten Bildschirm haben Sie eine letzte Möglichkeit, die Abrechnungsinformationen zu überprüfen, bevor Sie die Abrechnung abschließen:
Überprüfen und Übermitteln der Gehaltsabrechnung in QuickBooks Online.
Wenn Sie überzeugt sind, dass alles korrekt ist, klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche "Senden". Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um Gehaltsschecks auszudrucken und / oder Zahlungsanweisungen auszudrucken, die an die Mitarbeiter verteilt werden sollen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs) zu QuickBooks Online Payroll
Im Folgenden finden Sie die häufig gestellten Fragen zu QuickBooks Online Payroll. Wenn Sie Ihre Frage nicht sehen, besuchen Sie unser Fit Small Business-Forum und posten Sie Ihre Frage dort. Wir beantworten täglich Fragen von Kleinunternehmern wie Ihnen.
Die am häufigsten gestellten Fragen zu QuickBooks Online Payroll sind:
Kann QuickBooks Online die Gehaltsabrechnung durchführen?
Sie können Mitarbeiter mit einem handschriftlichen Scheck bezahlen, Schecks direkt in QuickBooks Online ausdrucken oder direkte Einzahlungen vornehmen. Um mit der Verarbeitung der Personalabrechnung in QuickBooks Online zu beginnen, navigieren Sie zu Angestellte Registerkarte und klicken Sie auf die Gehaltsabrechnung hinzufügen Taste, um loszulegen. Preispläne beginnen bei 39 USD pro Monat plus 2 USD pro Mitarbeiter und Monat.
Wie viel kostet es, QuickBooks Gehaltsabrechnungen hinzuzufügen?
Sie können Ihrem vorhandenen QuickBooks Online-Konto eine Gehaltsabrechnung für nur 39 USD pro Monat plus 2 USD pro Mitarbeiter und Monat hinzufügen. Zu den QuickBooks-Gehaltsabrechnungsdiensten gehören Gehaltsabrechnungsschecks oder direkte Einzahlungen, Lohnsteuerzahlungen und alle Steuerformulare. Weitere Informationen finden Sie in unserem Intuit Payroll Services-Handbuch.
Wie wird die Gehaltsabrechnung in QuickBooks Online aktiviert?
Wenn Sie bereit sind, Mitarbeiter zu bezahlen, können Sie die Gehaltsabrechnung in QuickBooks Online mit einem Klick auf eine Schaltfläche aktivieren. Sobald Sie bei QuickBooks angemeldet sind, navigieren Sie zur Registerkarte "Mitarbeiter" in der linken Menüleiste. Sie sollten eine Schaltfläche mit der Aufschrift „Add Payroll“ (Gehaltsabrechnung hinzufügen) sehen. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um loszulegen!
Endeffekt
Ihre Gehaltsabrechnung läuft jetzt wie eine gut geölte Maschine, aber Sie sind noch nicht ganz fertig. Sie müssen noch die Lohnsteuer bezahlen. Mit jeder von Ihnen ausgeführten Gehaltsabrechnung berechnet QuickBooks den Betrag der Gehaltsabrechnung, den Sie im Namen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter überweisen müssen. Der Schlüssel besteht darin, sicherzustellen, dass Sie sowohl die Lohnsteuerformulare als auch die Lohnsteuer bis zum Fälligkeitsdatum ausfüllen und einreichen.
Wenn Sie sich noch nicht bei Intuit Payroll angemeldet haben, können Sie es in den ersten 30 Tagen kostenlos ausprobieren. Während des Testzeitraums haben Sie uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen, die wir besprochen haben.
